FRMV BKUNDE
Kundenstamm
Im Kundenstamm werden sämtliche Informationen zu den Kunden gespeichert.
Hauptbereich
Die Vergabe der Kundennummer kann automatisch über hinterlegte Nummernkreise erfolgen.
Dies trifft sowohl auf Informationen bezüglich der Daten des Kunden als auch auf systeminterne Einstellungen zu. Das weiße Feld neben der Kundennummer stellt ein Schnellsuchfeld dar, über das zeitgleich in mehreren Feldern gesucht wird. Nach Eingabe einer Suchbedingung muss das Feld mit TAB verlassen werden. Daraufhin durchsucht AvERP den Kundenstamm nach den Suchbedingungen u.a. in den Feldern Adress- und Kundennummer, Name, Bezeichnung, Straße, etc. Der Kundenstatus kann manuelle zugwiesen werden.
Über die Fakturasperre wird ein Kunde für Aufträge und Lieferscheine gesperrt.
Das Feld Aktiv ist auch im Suchmodus mit J vorbelegt, so dass nur aktive Kunden angezeigt werden.
Kunden bei denen sich die Adresse ändert (Umzug) oder die umfirmiert werden, sollten als neue Kunden angelegt werden und die bestehenden Datensätze auf inaktiv gesetzt werden. Nur so kann die Historie in einer relationalen Datenbank, wie AvERP, gewahrt bleiben. Die Felder für die Telefon- und Faxnummern sind Anzeigefelder aus dem zugewiesenen Adressstamm.
Über die Schaltflächen neben den Nummern kann die Telefonanlage angesteuert werden, insofern diese die TAPI Funktionalität unterstützt.
Registerkarten
Hauptdaten - Allgemein
Der Name, die Adresse und weitere Kundendaten werden nicht im Kundenstamm gespeichert, sondern im „Adressstamm“. Dadurch sind die Daten zentral, über die Drei - Punkte - Taste, zu erreichen. Abweichend von den Liefer- und Rechnungsadressen besteht die Möglichkeit eine Postadresse zuzuordnen. Beim Druck einer Kundenrechnung an den Endkunden, wird dadurch eine separate Seite für die Postadresse gedruckt (Beispiel: Auf der Rechnung muss die Rechnungsadresse angedruckt werden, wobei die Rechnung an eine andere Adresse verschickt wird). Über die Schaltfläche neben der Stadt kann die gesamte Adresse in den Zwischenspeicher geladen haben, um diese beispielsweise in andere externe Dokumente zu kopieren. Die Schaltflächen neben der Email und der Website öffnen die zutreffenden Programme. Die Kundengruppe 1-4 dienen einer bessern Kategorisierung, die beispielsweise das Erstellen von Statistiken erleichtert und die Suche nach Kunden einer bestimmten Branche ermöglicht. Die Briefanrede dient der Anrede in den Formularen. Diese kann auch zum Ansprechpartner hinterlegt werden. Die Felder interne Abteilung, Verantwortlicher und Auftrag Sachbearbeiter dienen der Vorbelegung in der Angebots- und Auftragsverwaltung. Über das Feld Verantwortlicher kann dem Kunden ein Mitarbeiter zugeordnet werden, der für diesen Kunden der Ansprechpartner ist und auf allen Formularen an den Kunden als Ansprechpartner angedruckt wird, egal wer den Ausdruck erzeugt hat. Die Felder UPS Nummer und Bemerkung haben nur Informationscharakter. Bei einer Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung kann die Kundennummer in der Finanzbuchhaltung hier (Fibu – Konto / Fibu – Gegenkonto) hinterlegt werden. Dies erleichtert die Übergabe von Finanzdaten. In der Tabelle werden die Kategorietexte angezeigt, die im Unterprogramm zum Kundenstamm hinterlegt werden können. Über die Schaltfläche Bild einfügen kann ein Kundenbild im bmp Format abgespeichert werden. Diese Möglichkeit kann über die Mandantenverwaltung deaktiviert werden.
Hauptdaten - Zuordnungen
In dieser Registerkarte kann dem Kunden ein Hauptkunde zugeordnet werden. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn eine Muttergesellschaft mehrere Tochterunternehme hat, die als eigenständige Kunden verwaltet werden. Über die Möglichkeit der Hauptkundenzuordnung kann somit eine Kundenhierarchie aufgebaut werden, die als Strukturbaum auch grafisch angezeigt wird. Wird der Kunden von einem Vertreter betreut, der wiederum als Kunde angelegt ist, kann dem Kunden der Vertreter als Vertreterkundenummer und als Vertreter (aus dem Vertreterstamm) zugeordnet werden. Die Vertreterzuordnung wird im Vertreterstamm gespeichert und im Auftragsfall für eine Provisionsberechnung herangezogen. Dem Vertreter, der auch als Kunde im Kundenstamm angelegt ist, muss seine eigene Vertreternummer zugeordnet werden, um dem Vertreter Gutschiften für seine Provisionsberechnung erstellen zu können.
Hauptdaten - Merkmale
Da die Währung des Kunden von der Landeswährung abweichen kann, hat man im Feld Währung die Möglichkeit dies zu hinterlegen. Diese muss dann aber zwingend mit der Währung aus der Preisliste übereinstimmen. Die Felder Steuernummer und UST ID können mit den Kundendaten belegt werden und werden auf den dafür vorgesehenen Formularen mit angedruckt. Die Eigene Lieferantennummer ist die Lieferantennummer, die der Kunde ihnen gegeben hat. Diese kann bei Kontakt mit dem Kunden der eigenen Identifikation dienen. Die Kontonummer, Bankleitzahl und Bankbezeichnung werden verwendet, um etwaige Bezahlungen an den Kunden (z.B. Gutschriften) zu ermöglichen und zu vereinfachen. Die IBAN Nummer kann aus der Kombination von BLZ und Kontonummer berechnet werden. Die Buchungsgruppe stellt eine weitere Kategorisierungsmöglichkeit für die Kunden dar. Ist das Kennzeichen Mehrwertsteuer berechnen auf "N" gesetzt, so werden beim Verkauf an den Kunden keinerlei Mehrwertsteuerpositionen eingefügt. Über das Kennzeichen X wird automatisch entschieden, ob die Mehrwertsteuer berechnet werden muss oder nicht. In allen Fällen kann die manuell in der Kundenrechnung übergangen werden. Im „Lieferschein“ und in der „Rechnung“ lassen sich Auftragspositionen für gleiche Kunden zusammenfassen. Diese Gesamtabwicklung kann unterbunden werden, indem das Kennzeichen Auftrag einzeln auf "J" gesetzt wird. Das Kennzeichen Nur Gesamtabwicklung steuert die Möglichkeit von Teillieferungen. Ist dieses Kennzeichen auf J gesetzt, werden keine Teillieferungen erlaubt. Das Kennzeichen VK-Preis m. WrGrp.Rabatt steuert die Berechnung des hinterlegten Warengruppenrabattes. Einem Kunden können über die Unterprogramme Rabatte zugewiesen werden, die sich nur auf Artikel dieser Warengruppen beziehen. Über dieses Kennzeichen wird gesteuert, ob der berechnete Rabatt vom Einzelpreis der Kundenauftragsposition abgezogen werden soll und nicht separat ausgewiesen wird oder ob der Rabatt separat, auf allen Ausdrucken, ausgewiesen wird. Das Kennzeichen Angebot mit Preis steuert die Druckausgabe im Verkauf. Die Felder Lieferung J/N und Auftrag J/N stellen die Liefer- und Auftragssperren für einen Kunden dar. Ein Kunde kann nur für neue Aufträge gesperrt sein, kann dann aber bestehende Lieferungen noch ausliefern. Ist ein Kunde nur für die Lieferung gesperrt, können zwar neue Aufträge angelegt, aber keine Lieferungen für den Kunden getätigt werden. Sind beide Felder mit N belegt, können für diesen Kunden sowohl keine neuen Aufträge mehr angelegt als auch keine Lieferungen mehr getätigt werden. Die Belegung dieser Felder erfolgt entweder direkt im Kundenstamm oder aus dem Mahnwesen über ein Utility. Über die Rohstoffberechnungsart kann die Art der Berechnung der Materialzuschläge gewählt werden. In der Kundenrechnung existiert ein Utility, mit dem die Materialzuschläge berechnet werden können. Ausgehend von der Berechnungsart aus dem Kundenstamm, werden die Materialzuschläge entweder in der Rechnung als separate Position ausgewiesen (L) oder in einer separaten Rechnung (S) oder in einer Sammelrechnung, die quartalsweise (Q) oder monatlich (M) berechnet wird. Dem hinterlegten Kunden können über die Mindestpreisstaffel und den Pauschalrabatt Vergünstigungen permanent hinterlegt werden. Diese werden bei der Verkaufspreisberechnung in Betracht genommen. Die Mahntage stellen den Zeitraum nach Ablauf der Zahlungsfrist bis zur ersten Mahnstufe dar. Erst nach Ablauf der Zahlungsfrist und der Mahntage, wird vom System eine Mahnung (Stufe 1) generiert. Das Feld Z.-Nr. Indexprüfung steuert die Indexprüfung der Zeichnungsnummer in der Kundenauftragsposition. Ist das Kennzeichen auf H gesetzt, erfolgt die Prüfung immer. Beim Ausdruck des Auftrags, des Lieferscheins und der Rechnung können für jeden Kunden automatisch unterschiedlich viele Kopien gedruckt werden. Die Anzahl der Kopien wird in den Feldern Kopien AU-Druck, Kopien LS-Druck und Kopien RE-Druck hinterlegt. Im Feld Anzeige d. Artikelverkäufe kann aktiviert werden, ob in der Barkasse die letzten 5 Artikelverkäufe an den Kunden mit angezeigt werden. Über die Autom. Arbeitsgang Terminierung, kann die Terminierungsart kundenabhängig gesteuert werden. Abhängig vom Kunden kann somit entschieden werden, ob Vorwärtsterminierung (V) oder Rückwärtsterminierung (R) in den kundenabhängigen Fertigungsaufträgen durchgeführt wird. Die Berücksichtigung eines Kunden bei der Serienbrieferstellung kann über das Kennzeichen gesteuert werden. Der Mindestrechnungswert stellt den Wert dar, welchen eine Rechnung für einen Kunden nicht unterschreiten darf. Ist dies der Fall wird der Differenzbetrag als Nebenkosten angelegt. Im Feld Autom.Rechnung kann hinterlegt werden bis zu welchem Betrag eine Kundenrechnung automatisch nach Lieferscheindruck generiert werden soll. Dazu ist es notwendig in der Angebots- und Auftragsverwaltung zu hinterlegen, ob dies automatisch geschehen soll. Im Feld Kreditlimit kann ein Betrag hinterlegt werden, den eine Kunde als offene Rechnung nicht übersteigen darf. Ist im Firmenstamm das Kennzeichen Über Kreditlimit auf N gesetzt und der Kunden übersteigt mit seinen offenen Rechnungen sein Kreditlimit, dann erscheint beim Anlegen eines neuen Auftrages, für diesen Kunden, eine Warnmeldung. Der Pauschalrabatt wird automatisch von jedem Artikeleinzelpreis abgezogen, der an den Kunden verkauft wird. Im Feld Rabatt (Zus. Kosten) kann ein positiver Wert als auch ein negativer Wert (Zuschlag) hinterlegt werden. Dieser Wert wird für den Kunden in der Angebots- und Auftragsverwaltung vorbelegt und bezieht sich auf den Auftragswert. Die Höhe des Rabatt/Zuschlags wird als Nebenkosten dem Auftrag zugewiesen. Im Feld Ang./Auftr.Rabatt (Pos.) kann ein positionsbezogener Rabatt hinterlegt werden, der nicht vom Einzelpreis abgezogen, sonder separat ausgewiesen und vom Gesamtpreis abgezogen wird. Der Sachbearbeiter und das Erfassungsdatum werden bei Neuanlage des Kunden abgespeichert. Bei einer Änderung der Kunden- oder Fibukontonummer, werden die geänderten Nummern abgespeichert. Die Preisliste legt fest, welche Kundenpreislistendefinitionen auf den Kunden zutreffen. Dies beeinflusst den Preis, den der Kunde in den Auftragspositionen erhält. In den Kundenpreislistendefinitionen werden verschiedene Preislisten vordefiniert. Die Preise für denselben Artikel können von Preisliste zu Preisliste variieren und somit kann der Verkaufspreis für den Kunden festgelegt werden. Im Kundenstamm wird jedem Kunden eine hier definierte Preisliste zugeordnet. Mehrere Kunden können dabei dieselbe Preisliste haben. Im Feld Währung kann die preislistenspezifische Währung hinterlegt werden. Diese muss mit der Währung im Kundenstamm (Registerkarte 2) übereinstimmen. Im Feld Zuschlag kann jeder Preisliste eine pauschale Erhöhung zugeordnet werden. Negative Werte gleichen allerdings einem Rabatt. Ist im Firmenstamm hinterlegt, dass die Verkaufspreisberechnung nach Zuschlag erfolgen soll, so werden einem Artikel im Artikelstamm, nach Eingabe der VK – Grundlage, automatisch alle Preislisten mit dem entsprechenden Zuschlag zugeordnet, die im Zuschlag von der Basispreisliste (definiert in der Mandantenverwaltung) abweichen. Daraufhin kann man im Artikelstamm dem entsprechenden Artikel in der neuen Preisliste einen Preis, welchen der Artikel nur in dieser Preisliste hat, zuweisen. Indem man einem Kunden seine eigene Preisliste zuordnet, ist es möglich, auf Grund dieser Preisliste differenzierte Kundenpreise für einen Artikel festzulegen. Da AvERP mehrere Mandanten verwaltet kann, kann pro Mandant eine Preisliste hinterlegt werden. Dies erfolgt im Unterprogramm zum Kunden. Die Preisliste die dem Kunden im Kundenstamm zugeordnet wird, wird automatisch auch im Unterprogramm gespeichert. In der Mandantenverwaltung kann eine Vorgabeverzeichnis (mit Verzeichnisstruktur) und eine Vorgabepfad hinterlegt werden. Ist dies der Fall kann im Kundenstamm über die Schaltfläche Erstellen/Kopieren das Vorgabeverzeichnis kopiert und auf dem Vorgabepfad abgelegt werden. Die Bezeichnung des neu erstellten Ordners kann über die Nummernkreistabelle vorgegeben werden (z.B. Kundennummer). Der erzeugt Pfad wird daraufhin abgespeichert und auch als Dateianhang (Unterprogramm zum Kundenstamm) verlinkt. Die Anfang Bestellnummer wird lediglich als Vorbelegung in die Angebots- und Auftragsverwaltung übergeben und kann dort ggf. um die laufende Nummer ergänzt werden.
Konditionen
Beim Anlegen eines Auftrags können bei einem Kunden immer dieselben Versand-, Liefer- und Zahlungsbedingungen vergeben werden. Diese können hier in den entsprechenden Feldern festgelegt werden. Auch diese können bereits über die Kundengruppe 1 vorbelegt werden. Über den Zahlungsschlüssel können bereits Vorgaben für die Zahlungsbedingungen hinterlegt werden, die daraufhin in den Kundenstamm übernommen werden. Weiterhin hat man die Möglichkeit die übliche Zahlungsart des Kunden zu hinterlegen. Dies wird automatisch beim Erstellen einer Kundenrechnung vorbelegt. Die Kontonummer dient als Vorbelegung für die Rechnung und den Liquiditätsplan. Im Feld Valuta, werden die Tage hinterlegt, die für die Überweisung benötigt werden und bei der Mahnungserstellung zusätzlich berücksichtigt werden sollen. Über die Lieferkarenz kann in der Angebots- und Auftragsverwaltung aus dem hinterlegten Versanddatum, das Lieferdatum errechnet werden. Die MTZ/MTA Art steuert die Berechnung des Materialzuschlags, entweder nach dem Börsenkurs oder dem Durchschnitt des Vormonats.
Informationen - Status
Über den Kundenstatus können Informationen zum Kunden eingesehen werden. Hierzu gehören u.a. die Kundenbewertung und die aktuellen Umsatzzahlen. Die Auswertungen sind mandantenabhängig aufgebaut und im Unterprogramm zum Kunden gespeichert. Abhängig unter welchen Mandanten der User angemeldet ist, werden die Auswertungen zum entsprechenden Mandanten angezeigt. Diese Informationen werden über den Jobserver aktualisiert.
Informationen - Informationen
In dieser Registerkarte können über die Schaltflächen die Informationen angezeigt werden. Dazu gehören u.a. Informationen aus den Unterprogrammen des Kundenstamms und aus den Prozessdaten, um alle Informationen schnell auf einen Blick einsehen zu können. Per Doppelklick auf eine Zeile in der Tabelle, kann der entsprechenden Datensatz geöffnet werden.
Informationen – Chart
Die Umsatzentwicklung kann in dieser Registerkarte als Grafik dargestellt werden. Der Zeitraum bezieht sich immer auf die vergangenen 12 Monate. Der Diagrammtyp und der Stil können frei gewählt werden.
Informationen – Verlauf
Der gesamte Kontaktverlauf mit dem Kunden kann in dieser Registerkarte eingesehen und nach Datum und Kontaktart gefiltert werden.
Sachmerkmale
Über die Sachmerkmale können weitere kundenspezifische Informationen hinterlegt werden. Hierfür können bereits Templates hinterlegt werden, die auch über die Kundengruppe 1 vorbelegt werden können.
Kundenpreise
Die kundenabhängigen Preise über alle Artikel werden in dieser Registerkarte aufgezeigt. Dabei kann nach der Artikelnummer, Bezeichnung und Kundenartikelnummer gefiltert werden. Über die Schaltfläche mit Basis Preisliste können auch die kundenunabhängigen Preise aus der Basispreisliste aufgerufen werden.
Utility
Export Finanzbuchhaltung
Über dieses Utility, können die Kundeninformationen (u.a. Fibu Konto) an die jeweilige Finanzbuchhaltung übergeben werden. In der Übersicht stehen die Systeme, zu denen bereits eine Schnittstelle vorhanden ist. Die Daten werden z.T. in eine Textdatei übergeben, die von der jeweiligen Finanzbuchhaltung wiederum eingelesen werden kann.
Anfrage erstellen
Aus dem Kundenstamm heraus, kann per Utility, eine Anfrage generiert werden, die mit den Kundendaten gefüllt und geöffnet wird.
Kundeninformationen aktualisieren
Die Umsatzangaben und Auswertungen auf der Registerkarte Informationen – Status werden über den Jobserver aktualisiert. Die Aktualisierung kann allerdings auch über das Utility erfolgen.
Serienbrief erstellen
Mit Hilfe des Utilitys kann ein Serienbrief erzeugt werden. Hierbei kann über Checkboxen entschieden werden, ob nur der aktuelle Kundendatensatz übergeben werden soll oder eine Auflistung aller Kunden erscheinen soll, aus der die jeweiligen Kunden selektiert und übergeben werden können.
Gutschein erstellen
Mit Hilfe des Utilitys kann ein Gutschein zum Kunden erstellt werden. Hierbei kann über Checkboxen entschieden werden, ob nur der aktuelle Kundendatensatz übergeben werden soll oder Gutscheine für alle gefilterten Datensätze erzeugt werden sollen. Zudem kann über eine weitere Checkbox entschieden werden, ob gleichzeitig ein Serienbrief erstellt werden soll. Für das Erzeugen eines Gutscheines muss ein Betrag eingeben werden. Außerdem muss ein als Gutschein gekennzeichneter Artikel aus dem Artikelstamm gewählt werden.
Kundeninformationen
Mit Hilfe dieses Ausdrucks können die wichtigsten Kunden und Ansprechpartnerdaten gedruckt werden.
Kundenvisitenkarte
Anhand der hinterlegten Daten und des gewählten Ansprechpartners kann eine Kundenvisitenkarte gedruckt werden.
Kundenkarte
Die Kundenkarte kann speziell für das Handelsgeschäft genutzt werden.
Adressetikett
Für das Etikettieren von Briefen oder Umschlägen kann ein Adressetikett gedruckt werden.
Offene Postenliste
Speziell für den gewählten Kunden kann eine OP-Liste gedruckt werden, in der alle offenen Rechnungen aufgeführt werden, die gedruckt zu denen aber der Zahlungseingang noch nicht komplett gedruckt wurde.
Kundenliste
Mit diesem Ausdruck kann eine Liste der im System hinterlegten Kunden gedruckt werden. Ein Titel kann manuell vergeben werden. Hierbei werden Kennzeichen aus der Registerkarte Hauptdaten - Merkmale angedruckt.