FRMV BKUNDE
Kundenstamm
Im Kundenstamm werden sämtliche Informationen zu den Kunden gespeichert.
Hauptbereich
Die Vergabe der Kundennummer kann automatisch über hinterlegte Nummernkreise erfolgen.
Dies trifft sowohl auf Informationen bezüglich der Daten des Kunden als auch auf systeminterne Einstellungen zu. Das weiße Feld neben der Kundennummer stellt ein Schnellsuchfeld dar, über das zeitgleich in mehreren Feldern gesucht wird. Nach Eingabe einer Suchbedingung muss das Feld mit TAB verlassen werden. Daraufhin durchsucht AvERP den Kundenstamm nach den Suchbedingungen u.a. in den Feldern Adress- und Kundennummer, Name, Bezeichnung, Straße, etc. Der Kundenstatus kann manuell zugewiesen werden.
Über die Fakturasperre wird ein Kunde für [FRMV_BAUF|Aufträge]] und Lieferscheine gesperrt.
Das Feld Aktiv ist auch im Suchmodus mit "J" vorbelegt, so dass nur aktive Kunden angezeigt werden. Kunden bei denen sich die Adresse ändert (Umzug) oder die umfirmiert werden, sollten als neue Kunden angelegt werden und die bestehenden Datensätze auf inaktiv gesetzt werden. Nur so kann die Historie in einer relationalen Datenbank, wie AvERP, gewahrt bleiben. Die Felder für die Telefon- und Faxnummern sind Anzeigefelder aus dem zugewiesenen Adressstamm.
Über die Schaltflächen neben den Nummern kann die Telefonanlage angesteuert werden, insofern diese die TAPI - Funktionalität unterstützt.
Registerkarten
1. Hauptdaten
1.1 Allgemein
Der Name, die Adresse und weitere Kundendaten werden nicht im Kundenstamm gespeichert, sondern im Adressstamm. Dadurch sind die Daten zentral, über die Drei-Punkte-Schaltfläche, zu erreichen. Abweichend von den Liefer- und Rechnungsadressen besteht die Möglichkeit, eine Postadresse zuzuordnen. Beim Druck einer Kundenrechnung an den Endkunden wird dadurch eine separate Seite für die Postadresse gedruckt.
Beispiel: Auf der Rechnung muss die Rechnungsadresse angedruckt werden, wobei die Rechnung an eine andere Adresse verschickt wird).
Über die Schaltfläche neben der Stadt kann die gesamte Adresse in den Zwischenspeicher geladen werden, um diese beispielsweise in andere externe Dokumente zu kopieren. Die Schaltflächen neben der E-Mail und der Webseite öffnen die zutreffenden Programme. Die Kundengruppe 1-4 dienen einer bessern Kategorisierung, die beispielsweise das Erstellen von Statistiken erleichtert und die Suche nach Kunden einer bestimmten Branche ermöglicht.
Folgende Gruppenunterteilungen sind möglich:
Die Briefanrede dient der Anrede in den Formularen. Diese kann auch zum Ansprechpartner hinterlegt werden.
Die Felder interne Abteilung, Verantwortlicher und Auftr. Sachbearbeiter dienen der Vorbelegung in der Angebots- und Auftragsverwaltung.
Über das Feld Verantwortlicher kann dem Kunden ein Mitarbeiter zugeordnet werden, der für diesen Kunden der Ansprechpartner ist und auf allen Formularen an den Kunden als Ansprechpartner angedruckt wird, egal wer den Ausdruck erzeugt hat. Die Felder UPS Nummer, Bemerkung 1 und Bemerkung 2 haben nur Informationscharakter. Im Feld Zugeordn. Kunden.Grp. werden die Bezeichnungen der Kundengruppen aufgeführt, die dem Kunden im Unterprogramm Kundengruppen zugeordnet sind.
Durch betätigen der Schaltfläche Kundeninformationssystem öffnet sich das Kundeninformationssystem, in dem die Kundennummer, von der aus dies Schaltfläche betätigt wurde, als Suchvorbelegung eingetragen wird.
Bei einer Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung kann die Kundennummer in der Finanzbuchhaltung hier (Fibu – Konto / Fibu – Gegenkonto) hinterlegt werden. Dies erleichtert die Übergabe von Finanzdaten. In der Tabelle werden die Kategorietexte angezeigt, die im Unterprogramm zum Kundenstamm hinterlegt werden können. Über die Schaltfläche Bild einfügen kann ein Kundenbild im bmp - Format abgespeichert werden. Diese Möglichkeit kann über die Mandantenverwaltung deaktiviert werden.
1.2 Zuordnungen
In dieser Registerkarte kann dem Kunden ein Hauptkunde zugeordnet werden.
Dies ist beispielsweise der Fall, wenn eine Muttergesellschaft mehrere Tochterunternehme hat, die als eigenständige Kunden verwaltet werden. Über die Möglichkeit der Hauptkundenzuordnung kann somit eine Kundenhierarchie aufgebaut werden, die als Strukturbaum auch grafisch angezeigt wird. Wird der Kunde von einem Vertreter betreut, der wiederum als Kunde angelegt ist, kann dem Kunden der Vertreter als Vertreterkundenummer und als Vertreter (aus dem Vertreterstamm) zugeordnet werden.
Die Vertreterzuordnung wird im Vertreterstamm gespeichert und im Auftragsfall für eine Provisionsberechnung herangezogen. Dem Vertreter, der auch als Kunde im Kundenstamm angelegt ist, muss seine eigene Vertreternummer zugeordnet werden, um dem Vertreter Gutschriften für seine Provisionsberechnung erstellen zu können.
2. Merkmale
Da die Währung des Kunden von der Landeswährung abweichen kann, hat man im Feld Währung die Möglichkeit dies zu hinterlegen. Diese muss dann aber zwingend mit der Währung aus der Preisliste übereinstimmen.
Die Felder Steuernummer und UST ID können mit den Kundendaten belegt werden und werden auf den dafür vorgesehenen Formularen mit angedruckt.
Die Eigene Lieferantennummer ist die Lieferantennummer, die der Kunde Ihnen gegeben hat. Diese kann bei Kontakt mit dem Kunden der eigenen Identifikation dienen.
Die Kontonummer, Bankleitzahl und Bankbezeichnung werden verwendet, um etwaige Bezahlungen an den Kunden (z.B. Gutschriften) zu ermöglichen und zu vereinfachen. Der Kontoinhaber wird im Feld Konto.Inhaber vermerkt.
Die IBAN Nummer kann aus der Kombination von BLZ und Kontonummer berechnet werden.
Die Buchungsgruppe stellt eine weitere Kategorisierungsmöglichkeit für die Kunden dar.
Ist das Kennzeichen Mehrwertsteuer berechnen auf "N" gesetzt, so werden beim Verkauf an den Kunden keinerlei Mehrwertsteuerpositionen eingefügt. Über das Kennzeichen X wird automatisch entschieden, ob die Mehrwertsteuer berechnet werden muss oder nicht. In allen Fällen kann die Berechnung manuell in der Kundenrechnung übergangen werden. Wenn ein Kunde Vorsteuerberechtigt ist, so kann dies im Feld Vorsteuer-Berechtigt vermerkt werden.
Im Lieferscheine und in der Kundenrechnungen lassen sich Auftragspositionen für gleiche Kunden zusammenfassen. Diese Gesamtabwicklung kann unterbunden werden, indem das Kennzeichen Auftrag einzeln auf "J" gesetzt wird.
Das Kennzeichen Nur Gesamtabwicklung steuert die Möglichkeit von Teillieferungen. Ist dieses Kennzeichen auf "J" gesetzt, werden keine Teillieferungen erlaubt.
Das Kennzeichen VK-Preis m. WrGrp.Rabatt steuert die Berechnung des hinterlegten Warengruppenrabattes. Einem Kunden können über das Unterprogramm Warengruppenrabatte Rabatte zugewiesen werden, die sich nur auf Artikel dieser Warengruppen beziehen. Über dieses Kennzeichen wird gesteuert, ob der berechnete Rabatt vom Einzelpreis der Kundenauftragsposition abgezogen werden soll und nicht separat ausgewiesen wird oder ob der Rabatt separat, auf allen Ausdrucken, ausgewiesen wird.
Das Kennzeichen Angebot mit Preis steuert die Druckausgabe im Verkauf.
Das Feld RG mit Ware senden bestimmt, ob auf einem Lieferschein ein Vermerk angedruckt werden soll, dass der Ware die Rechnung beigefügt ist.
Das Kennzeichen Aktionspreise gültig ist für das Erscheinen oder Ausbleiben einer Meldung beim Erfassen von Auftragspositionen wichtig. Beim Erscheinen der Meldung werden zum Artikel hinterlegte Aktionspreise berücksichtigt.
Die Felder Lieferung J/N und Auftrag J/N stellen die Liefer- und Auftragssperren für einen Kunden dar. Ein Kunde kann nur für neue Aufträge gesperrt sein, kann dann aber bestehende Lieferungen noch ausgeliefert bekommen. Ist ein Kunde nur für die Lieferung gesperrt, können zwar neue Aufträge angelegt, aber keine Lieferungen für den Kunden getätigt werden. Sind beide Felder mit N belegt, können für diesen Kunden sowohl keine neuen Aufträge mehr angelegt als auch keine Lieferungen mehr getätigt werden. Die Belegung dieser Felder erfolgt entweder direkt im Kundenstamm oder aus dem Mahnwesen über ein Utility.
Über die Rohstoffberechnungsart kann die Art der Berechnung der Materialzuschläge gewählt werden. In der Kundenrechnung existiert ein Utility, mit dem die Materialzuschläge berechnet werden können. Ausgehend von der Berechnungsart aus dem Kundenstamm, werden die Materialzuschläge entweder in der Rechnung als separate Position ausgewiesen (L) oder in einer separaten Rechnung (S) oder in einer Sammelrechnung, die quartalsweise (Q) oder monatlich (M) berechnet wird.
Dem hinterlegten Kunden können über die Mindestpreisstaffel und den Pauschalrabatt Vergünstigungen permanent hinterlegt werden. Diese werden bei der Verkaufspreisberechnung in Betracht genommen.
Die Mahntage stellen den Zeitraum nach Ablauf der Zahlungsfrist bis zur ersten Mahnstufe dar. Erst nach Ablauf der Zahlungsfrist und der Mahntage, wird vom System eine Mahnung (Stufe 1) generiert.
Das Feld Z.-Nr. Indexprüfung steuert die Indexprüfung der Zeichnungsnummer in der Kundenauftragsposition. Ist das Kennzeichen auf "J" gesetzt, erfolgt die Prüfung immer.
Die Felder Werbetextandruck LS / RG steuern das Andrucken der Werbetexte aus der Maske Werbetext - Formulardruck.
Beim Ausdruck des Auftrages, des Lieferscheins und der Rechnung können für jeden Kunden automatisch unterschiedlich viele Kopien gedruckt werden. Die Anzahl der Kopien wird in den Feldern Kopien AU-Druck, Kopien LS-Druck und Kopien RE-Druck hinterlegt.
Im Feld Anzeige der Artikelverkäufe kann aktiviert werden, ob in der Barkasse die letzten 5 Artikelverkäufe an den Kunden mit angezeigt werden.
Über die Autom. Arbeitsgang Terminierung, kann die Terminierungsart kundenabhängig gesteuert werden. Abhängig vom Kunden kann somit entschieden werden, ob Vorwärtsterminierung (V) oder Rückwärtsterminierung (R) in den kundenabhängigen Fertigungsaufträgen durchgeführt wird.
Die Berücksichtigung eines Kunden bei der Serienbrieferstellung kann über dieses Kennzeichen gesteuert werden.
Ob einem Kunden ein Katalog zukommen soll und er beim damit einhergehenden automatischen Versand eines Seriennbriefes berücksichtigt werden soll, wird im Feld Katalogversand festgelegt.
Das Feld autom. Monatsrechnung veranlasst das Erzeugen einer Rechnung am Ende eines jeden Monats zu dem jeweiligen Kunden. Diese automatische Erstellung erfolgt über Zeitgesteuerte Programme (Job-Server).
Der Mindestrechnungswert stellt den Wert dar, welchen eine Rechnung für einen Kunden nicht unterschreiten darf. Ist dies der Fall wird der Differenzbetrag als Nebenkosten angelegt.
Im Feld Autom.Rechnung kann hinterlegt werden bis zu welchem Betrag eine Kundenrechnung automatisch nach Lieferscheindruck generiert werden soll. Dazu ist es notwendig in der Angebots- und Auftragsverwaltung zu hinterlegen, ob dies automatisch geschehen soll.
Im Feld Kreditlimit kann ein Betrag hinterlegt werden, den eine Kunde als offene Rechnung nicht übersteigen darf. Ist im Firmenstamm das Kennzeichen "Über Kreditlimit" auf N gesetzt und der Kunden übersteigt mit seinen offenen Rechnungen sein Kreditlimit, dann erscheint beim Anlegen eines neuen Auftrages, für diesen Kunden, eine Warnmeldung.
Der Pauschalrabatt wird automatisch von jedem Artikeleinzelpreis abgezogen, der an den Kunden verkauft wird.
Im Feld Rabatt (Zus. Kosten) kann ein positiver Wert als auch ein negativer Wert (Zuschlag) hinterlegt werden. Dieser Wert wird für den Kunden in der Angebots- und Auftragsverwaltung vorbelegt und bezieht sich auf den Auftragswert. Die Höhe des Rabatt/Zuschlags wird als Nebenkosten dem Auftrag zugewiesen.
Im Feld Ang./Auftr.Rabatt (Pos.) kann ein positionsbezogener Rabatt hinterlegt werden, der nicht vom Einzelpreis abgezogen, sonder separat ausgewiesen und vom Gesamtpreis abgezogen wird.
Bei einer Änderung der Kunden- oder Fibukontonummer, werden die geänderten Nummern in den Feldern Kundennummer alt und Fibukonto alt abgespeichert.
Die Preisliste legt fest, welche Kundenpreislistendefinitionen auf den Kunden zutreffen. Dies beeinflusst den Preis, den der Kunde in den Auftragspositionen erhält. In den Kundenpreislistendefinitionen werden verschiedene Preislisten vordefiniert. Die Preise für denselben Artikel können von Preisliste zu Preisliste variieren und somit kann der Verkaufspreis für den Kunden festgelegt werden. Im Kundenstamm wird jedem Kunden eine hier definierte Preisliste zugeordnet. Mehrere Kunden können dabei dieselbe Preisliste haben.
Im Feld Werbunsg.Grp. kann eine Werbungsgruppe eingetragen werden, wobei dies rein informativen Charakter hat.
Dem Kunden kann eine Auftragsart im Feld Auftragsart.Kz. zugeordnet werden, die bei Neuanlage eines Kundenauftrags für diesen Kunden herangezogen.
In der Mandantenverwaltung kann eine Vorgabeverzeichnis (mit Verzeichnisstruktur) und eine Vorgabepfad hinterlegt werden. Ist dies der Fall kann im Kundenstamm über die Schaltfläche Erstellen/Kopieren das Vorgabeverzeichnis kopiert und auf dem Vorgabepfad abgelegt werden. Die Bezeichnung des neu erstellten Ordners kann über die Nummernkreise vorgegeben werden (z.B. Kundennummer). Der erzeugt Pfad wird daraufhin abgespeichert und auch als Dateianhang (Unterprogramm zum Kundenstamm) verlinkt. Die Anfang Bestellnummer wird lediglich als Vorbelegung in die Angebots- und Auftragsverwaltung übergeben und kann dort ggf. um die laufende Nummer ergänzt werden. In den Feldern Sachbearbeiter und Erfasst am wird derjenige, der den Kunden im System angelegt hat und das entsprechende Datum automatisch eingetragen.
3. Konditionen
Beim Anlegen eines Auftrags können bei einem Kunden immer dieselben Versand-, Liefer- und Zahlungsbedingungen vergeben werden. Diese können hier in den entsprechenden Feldern festgelegt werden. Auch diese können bereits über die Kundengruppe 1 vorbelegt werden. Über den Zahlungsschlüssel können bereits Vorgaben für die Zahlungsbedingungen hinterlegt werden, die daraufhin in den Kundenstamm übernommen werden.
Weiterhin hat man die Möglichkeit die übliche Zahlungsart des Kunden zu hinterlegen. Dies wird automatisch beim Erstellen einer Kundenrechnung vorbelegt. Die Kontonummer dient als Vorbelegung für die Rechnung und den Liquiditätsplan.
Im Feld Valuta, werden die Tage hinterlegt, die für die Überweisung benötigt werden und bei der Mahnungserstellung zusätzlich berücksichtigt werden sollen.
Über die Lieferkarenz kann in der Angebots- und Auftragsverwaltung aus dem hinterlegten Versanddatum das Lieferdatum errechnet werden.
Die MTZ/MTA Art steuert die Berechnung des Materialzuschlags, entweder nach dem Börsenkurs oder dem Durchschnitt des Vormonats.
4. Informationen
4.1. Status
Über den Kundenstatus können Informationen zum Kunden eingesehen werden. Das Feld Kunde seit wird mit dem Erfasst am-Datum vorbelegt. Letzter Kontakt kann manuell für Auswertungszwecke gefüllt werden.
Dem Kunden kann eine Warengruppe Verkauf zugeordnet werden, wenn an diesen Kunden nur Artikel einer bestimmten Warengruppe Verkauf angeboten und verkauft werden dürfen.
Die Felder "Kunde.Qual.Kat. und Klassifiaktion werden aufgrund des Ergebnisses der Kundenbewertung gefüllt bwz. können auch manuell geändert werden. Die bei der Kundenbewertung erreichte Punktzahl wird automatisch eingetragen.
Wenn es sich bei der Kundenadresse um eine als privat gekennzeichnete Adresse handelt, so wird das dort hinterlegte Geburtsdatum eingefügt und das Alter berechnet und eingetragen.
Über die Schaltfläche Datei:Btn Verkaufsübersicht.png gelangt man in die Verkaufsübersicht, in der die Kundennummer als Suchvorbelegung eingetragen ist. Die Schaltfläche Ang. und Auf.Übersicht öffnet die Angebots- und Auftragsübersicht mit den Daten des Kunden.
Die Felder Zahlungsverzug, Zahlungsverhalten, Wert offene Posten, Wert offene LSe, Wert offen RGen, Wert Angebote, Durchschn.Best.(Wert), Durchschn.Best.(Tg), Umsatz Dieses Jahr, Umsatz Letztes Jahr und Umsatz Vorletztes Jahr werden durch die Auswertungen gefüllt. Die Auswertungen sind mandantenabhängig aufgebaut und im Unterprogramm zum Kunden gespeichert. Abhängig unter welchen Mandanten der User angemeldet ist, werden die Auswertungen zum entsprechenden Mandanten angezeigt. Diese Informationen werden über Zeitgesteuerte Programme (Job-Server) aktualisiert.
4.2. Information
In dieser Registerkarte können über die Schaltflächen die Informationen angezeigt werden. Dazu gehören u.a. Informationen aus den Unterprogrammen des Kundenstamms und aus den Prozessdaten, um alle Informationen schnell auf einen Blick einsehen zu können. Per Doppelklick auf eine Zeile in der Tabelle, kann der entsprechenden Datensatz geöffnet werden.
4.3. Chart
Die Umsatzentwicklung kann in dieser Registerkarte als Grafik dargestellt werden. Der Zeitraum bezieht sich immer auf die vergangenen 12 Monate. Der Diagramm-Typ und der Stil können frei gewählt werden.
4.4. Verlauf
Der gesamte Kontaktverlauf mit dem Kunden kann in dieser Registerkarte eingesehen und nach Datum und Kontaktart gefiltert werden.
4.5. Abhängigkeiten
Hier werden sämtliche Angebote, Rechnungen, Reklamationen, etc., mit denen der Kunde verknüpft ist, in übersichtlicher Baumstruktur angezeigt. Durch Doppelklick gelangt man direkt in den entsprechenden Datensatz.
5. Sachmerkmale
Über die Sachmerkmale können weitere kundenspezifische Informationen hinterlegt werden. Hierfür können bereits Templates hinterlegt werden, die auch über die Kundengruppe 1 vorbelegt werden können.
6. Kundenpreise
Die kundenabhängigen Preise über alle Artikel werden in dieser Registerkarte aufgezeigt. Dabei kann nach der Artikelnummer, Bezeichnung und Kundenartikelnummer gefiltert werden. Über die Schaltfläche mit Basis Preisliste können auch die kundenunabhängigen Preise aus der Basispreisliste aufgerufen werden. In der unteren Tabelle werden alle für den Fachhandel, abhängig zur in der oberen Tabelle gewählten Preisliste, relevanten Kalkulationen angezeigt. Der Endpreis aus dieser Anzeige ist beispielsweise relevant für Kasse. Hier können über die rechte Maustaste neue Kalkulation erzeugt und auch gelöscht werden. Mit einem Doppelklick auf die jeweilige Fachhandelskalkulation öffnet sich der entsprechende Datensatz zur Weiterbearbeitung. Zudem besteht die Möglichkeit sich über die rechte Maustaste einen Preistrend über ein Chart anzeigen zu lassen.
Utility
Lexware - Kundendaten
Mit diesem Utility kann - gemäß der getroffenen Auswahl in den Dialogfenstern - eine .TXT-Datei erzeugt werden, die von LEXWARE eingelesen werden kann.
Export an Finanzbuchhaltung
Über dieses Utility, können die Kundeninformationen (u.a. Fibu Konto) an die jeweilige Finanzbuchhaltung übergeben werden. In der Übersicht stehen die Systeme, zu denen bereits eine Schnittstelle vorhanden ist. Die Daten werden z.T. in eine Textdatei übergeben, die von der jeweiligen Finanzbuchhaltung wiederum eingelesen werden kann.
Anfrage erzeugen
Aus dem Kundenstamm heraus, kann per Utility, eine Anfrage generiert werden, die mit den Kundendaten gefüllt und geöffnet wird.
Kundeninformationen aktualisieren
Die Umsatzangaben und Auswertungen auf der Registerkarte Informationen – Status werden über die Zeitgesteuerten Programme (Job-Server) aktualisiert. Die Aktualisierung kann allerdings auch über das Utility erfolgen.
Serienbrief erstellen
Mit Hilfe des Utilitys kann ein Serienbrief erzeugt werden. Im Auswahl Dialog kann entschieden werden, ob nur der aktuelle Kundendatensatz übergeben werden soll oder eine Auflistung aller Kunden erscheinen soll, aus der die gewünschten Kunden selektiert und übergeben werden können.
Gutschein erstellen
Mit Hilfe des Utilitys kann ein Gutschein zum Kunden erstellt werden. Hierbei kann über Checkboxen entschieden werden, ob nur der aktuelle Kundendatensatz übergeben werden soll oder Gutscheine für alle gefilterten Datensätze erzeugt werden sollen. Zudem kann über eine weitere Checkbox entschieden werden, ob gleichzeitig ein Serienbrief erstellt werden soll. Für das Erzeugen eines Gutscheines muss ein Betrag eingeben werden. Außerdem muss ein als Gutschein gekennzeichneter Artikel gewählt werden.
Kundeninformation
Mit Hilfe dieses Ausdrucks können die wichtigsten Kunden und Ansprechpartnerdaten gedruckt werden.
Kundenvisitenkarte
Anhand der hinterlegten Daten und des gewählten Ansprechpartners kann eine Kundenvisitenkarte gedruckt werden.
Kundenkarte
Die Kundenkarte kann speziell für das Handelsgeschäft genutzt werden.
Adressetikett
Für das Etikettieren von Briefen oder Umschlägen kann ein Adressetikett gedruckt werden.
Offene Posten für einen Kunden
Speziell für den gewählten Kunden kann eine OP-Liste gedruckt werden, in der alle offenen Rechnungen aufgeführt werden, die gedruckt zu denen aber der Zahlungseingang noch nicht komplett gedruckt wurde.
Kundenliste
Mit diesem Ausdruck kann eine Liste der im System hinterlegten Kunden gedruckt werden. Ein Titel kann manuell vergeben werden. Hierbei werden Kennzeichen aus der Registerkarte Hauptdaten - Merkmale angedruckt.
Adressetikett 3x8
Ausdruck eines Adressetikettes im Format 3x8 (76 x 203 mm)
Siehe auch