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Mandantenverwaltung
Die Funktion der Mandantenverwaltung von AvERP bietet die Möglichkeit, verschiedene Mandanten (eigenständige Firmen bzw. Niederlassungen) anzulegen.
Hauptbereich
Die Mandantenverwaltung ist mit allen Prozessen in AvERP verknüpft, um ein schnelles und übersichtliches Nachvollziehen, welchem Mandanten ein bestimmter Prozess zuzuordnen ist, zu ermöglichen.
Die einzelnen Mandanten können mit verschiedenen Farben oder Logos (Mandanten - Logo) gekennzeichnet werden. Den Benutzern wird der jeweilige Mandant im Mitarbeiterstamm zugeordnet. Ist dieser Benutzer als User in AvERP angelegt und der Mitarbeiter diesem User zugeordnet, so wird automatisch beim Anlegen eines neuen Datensatzes der jeweilige Mandant durch diesen User zugeordnet. Dabei muss immer ein Mandant angelegt werden, der als Vorbelegung dient. Somit besteht jedes Unternehmen aus mindestens einem Mandanten.
Die Zuordnung erfolgt im Firmenstamm. Zukünftig werden die meisten Kennzeichen aus dem Firmenstamm in die Mandantenverwaltung übergeben, da diese immer mehr mandantenbezogen sind. Im Firmenstamm werden zukünftig nur noch allgemeine Parameter verwaltet.
Registerkarten
1. Eigene Daten
Auf der ersten Registerkarte werden, neben der Adresse des jeweiligen Mandanten, das Mandanten - Logo im bmp-Format sowie die Geschäftsjahresangaben hinterlegt.
Das Feld Geschäftsjahr stellt das Präfix der Fertigungs-, Rechnungs-, Auftragsnummer, etc. dar. Dazu können mittels der Felder Beginn Geschäftsjahr und Ende Geschäftsjahr die genauen Daten für das Geschäftsjahr hinterlegt werden.
Das Kennzeichen Amtsholung FAX ist ein Makrokürzel, das bei der automatischen Generierung von Computerfaxen zum Tragen kommt. Es ist die modemspezifische Festlegung der zur Initialisierung benötigten Vorwahl.
Über das Sprach.Kz. wird die Systemsprache festgelegt. Diese ist die Landessprache der Firma, in der alle Dokumente erstellt werden sollen.
Über das Kennzeichen Land können im Länderstamm sämtliche in Adressen und Beschreibungen verwendete Länder zentral gespeichert werden, wodurch eine Erleichterung der Pflege erzielt wird.
Im Feld Währung muss die Hauswährung hinterlegt werden.
Weiterhin können die Umsatz.Steuer.Nr. und die Steuer.Nr. hinterlegt werden, die auf den Formularen ausgewiesen werden.
2. Formular
Das Firmenlogo kann mithilfe der in dieser Registerkarte vorhandenen Schaltflächen in die Datenbank importiert werden. Bei den meisten Ausdrucken steht das Logo dann zur Verfügung und kann somit ausgedruckt werden.
2.1 Formularfußzeile
Auf Ausdrucken kann ebenfalls eine Formularfußzeile angedruckt werden. Der Text dieser Fußzeile kann hier hinterlegt werden. Darüber hinaus kann entschieden werden, ob die Fußzeile nur auf der ersten oder auch auf allen Folgeseiten gedruckt werden soll.
Zur Formularfußzeile kann zusätzlich eine Alternativfußzeile hinterlegt werden. In einigen Druckabfragen kann entschieden werden, welche der beiden Fußzeilen gedruckt werden soll. Dies ist z. B. beim Ausdruck Wareneingang im Wareneingang möglich.
Neben dem Firmenlogo kann ein Formularfußlogo hinterlegt werden, das rechts oder linksbündig angedruckt werden kann.
2.2 AGB
Des Weiteren können die AGBs hinterlegt werden. Der Druck der AGBs kann wiederum über die Druckabfrage gesteuert werden. Das Kennzeichen Druck AGB belegt das Kennzeichen in der Druckabfrage mit 'J' vor.
2.3 sonst. Logos
Hier können ein Logo für den Kassenbeleg sowie ein weiteres Logo, welches in Ausdrucken ab der zweiten Seite angedruckt wird, hinterlegt werden.
3. Artikel
Das MwSt.Kz. dient in zahlreichen Masken als Vorbelegung für die Mehrwertsteuer. In Verbindung mit dem Länderkennzeichen wird automatisch keine Mehrwertsteuer berechnet, wenn sich der Lieferant oder Kunde im Ausland befindet.
Über das Kennzeichen Zusatzkosten in Kalk.Preis kann entschieden werden, ob die Zusatzkosten im Artikel – Lieferantenstamm (Spesen, Fracht, etc.) in den Kalkulationspreis mit eingerechnet werden sollen. AvERP bietet bereits die Möglichkeit, dass sich die VK-Grundlage aus dem Artikelstamm auf Grundlage des beim Lieferanten hinterlegten Artikelpreises ergibt.
Ist das Kennzeichen VK = EK Sperre auf 'J' gesetzt, ändert sich die VK-Grundlage nicht automatisch, wenn sich der Preis beim Lieferanten ändert.
Über das Kennzeichen Artikelstatus verwenden kann das Statusfeld im Artikelstamm deaktiviert werden. In den Stücklistenpositionen existieren die Felder 'VK-Set', 'VK-Split' und 'Fertigungsverbrauch'.
Über das Kennzeichen Hinweis Stückl.Pos. kann in der Mandantenverwaltung gesteuert werden, ob eine Hinweismeldung beim Speichern einer Stücklistenposition erscheinen soll, wenn keines der drei Felder auf 'J' gesetzt wurde.
Wird das Kennzeichen Kundendaten für VK-Artikel auf 'J' gesetzt, erscheint beim Anlegen eines Verkaufsartikels die Abfrage, ob kundenspezifische Informationen hinterlegt werden sollen. Wird diese Abfrage bestätigt, öffnet sich zu dem Artikel direkt die Maske 'Artikelstamm – Kunde'.
Im Feld Anfang eig. EAN-Code kann der Anfang eines mandantenspezifischen EAN-Codes angegeben werden. In Zusammenhang mit dem EAN-Status wird dann bei der Neuanlage eines Artikels automatisch ein EAN-Code generiert. Dieser setzt sich aus dem Anfang eig. EAN-Code und einer fortlaufenden Nummer (EAN-Status = 1) oder der Artikelnummer (EAN-Status = 2) zusammen.
Über die Aktivierung des Feldes Autom. Kundentext werden bei Neuanlage eines Artikels automatisch einige Artikelinformationen (z. B. Zeichnungsnummer, DIN/ISO und Werkstoff) in den Artikelstamm - Kundentext übernommen.
Sollen in der Seriennummer das Jahr und die Kalenderwoche enthalten sein, kann dies über das Kennzeichen Seriennummer mit Jahr + KW aktiviert werden. Einem Artikel können im Unterprogramm Options- und Alternativartikel zugeordnet werden.
Ist das Kennzeichen Cross-Selling in Auftrags.Pos. auf 'J' gesetzt, können die Options- und/oder Alternativartikel nach einer Abfrage als Kundenauftragspositionen übernommen werden.
Über die Felder zum Std.Konto können die Fibu-Konten für das EU-Inland und Drittland (EU-Ausland) für den Einkauf und Verkauf hinterlegt werden.
Bei Verleihaufträgen kann automatisch eine Abschreibung über den Verleihzeitraum angelegt werden. Die AfA - Art und die Aktivierung der Logik können hier definiert werden.
4. Lager
Die Felder Lagerbew.Methode (Bewertungsmethode) und Lagerbew.Art (Bewertung) dienen als Vorbelegung für den Lagerstamm und für den Artikelstamm – Einzellager. Die Bewertungsmethode steuert die Lagerbuchungsart. Es kann ausgewählt werden aus:
- F - FIFO
- L - LIFO
- X - keine Methode
Die Bewertungsart steuert die Art der Lagerbewertung:
- D - Durchschnitt
- E - Einstandspreis
- F - FIFO
- L - LIFO
- N - keine Bewertung
- A - noch in Realisierung
Über das Kennzeichen Lag.Buch.Kontrolle wird bei einer Zuweisung für eine Ausbuchung überprüft, ob eine ausreichende Menge zu dem Zeitpunkt verfügbar wäre. Ist dies nicht der Fall, so erfolgt eine Meldung. Wird diese ignoriert und eine Reservierung angelegt, so erfolgt ein Eintrag, welcher Mitarbeiter dies zu verantworten hat.
Mit dem Kennzeichen Lagerbew.Wareneingang' wird gesteuert, ob eine Wareneingangsbuchung bereits im Lagerbuchungsprotokoll bewertet wird, oder ob die Bewertung erst stattfinden soll, wenn der zugehörige Rechnungseingang erfasst wird. Ist das Kennzeichen auf 'J' gesetzt, dann erfolgt die Bewertung bereits beim Wareneingang auf Grundlage der Bestellwerte und wird gegebenenfalls durch den Rechnungseingang wieder korrigiert.
Die in den Feldern Std. Eingangs-Lager und Std. Ausgangs-Lager hinterlegten Lager werden beim Anlegen eines Artikels automatisch als Artikeleinzellager angelegt, wobei das Eingangslager in allen Prozessen für geplante Eingänge, und das Ausgangslager für alle geplanten Lagerausgänge automatisch vorbelegt wird.
Das Lager f. JustInTime wird für die Lagerhierarchie bei den Kostenstellen benötigt.
Artikel, die in den Artikelmerkmalen als Dienstleistungsartikel gekennzeichnet sind, werden automatisch einem Lager f. Dienstleistungsart. zugeordnet, das in der Mandantenverwaltung hinterlegt ist. Obwohl für die Artikel keine Buchungen erfolgen, benötigt AvERP für die Prozessabwicklung ein Dummy Lager.
Das Sperrlager und das Umschlagplatz-Lager werden für die Wareneingangskontrolle benötigt. Diese Lager werden bei den entsprechenden Artikeln automatisch angelegt, wenn ein Wareneingangsworkflow stattfindet. Die Wareneingangsmenge wird bei einer Wareneingangskontrolle zuerst auf den Umschlagplatz gebucht und von dort aus verteilt. Findet eine Reklamation statt bzw. ist die Wareneingangsprüfung in einem bestimmten Abschnitt nicht korrekt, wird die zu reklamierende Menge auf das Sperrlager gebucht. Ein Kundensperrlager wird für die Kundenreklamation, das Kommissionslager für das Kommissionswesen benötigt.
5. Verkauf
Die beiden Artikel.Kateg.Kz. und Artikel.Gruppe.Kz. dienen als Vorbelegung für die Kategorien und Gruppen bei der Erstellung von Angeboten mit Zwischensummen. Werden einigen Positionen aus dem Angebot keine Kategorie und Gruppe zugewiesen, dann wird ihnen automatisch der Text aus der hier vorbelegten Kategorie und Gruppe zugewiesen.
Das Abteilungskennzeichen und die Auftragsart für die Barkasse werden benötigt, wenn aus der 'Kasse – Schnellerfassung' eine Einzelabrechnung oder ein Kassenabschluss generiert wird, der automatisch einen Auftrag, einen Lieferschein und eine Rechnung erzeugt.
Die Vorbelegungen für die NK.Nr. - Verpackung und NK.Nr. - Versand sind notwendig für die automatische Berechnung der Versand- und Verpackungskosten, die als Nebenkosten generiert werden, wenn aus einem Kundenlieferschein mithilfe des Utilitys Rechng. erzeugen eine Kundenrechnung erstellt wird.
Die Lieferanten und die Kundennummer in der Mandantenverwaltung dienen der Abbildung von Intercompany-Prozessen. So können weitere Mandanten als Kunden und Lieferanten angelegt und einem Mandanten zugeordnet werden.
Beispiel: Bestellt Mandant 1 bei Mandant 2, so ist Mandant 1 der Kunde und Mandant 2 der Lieferant für den jeweils anderen Mandanten. Durch die Verknüpfung können Daten automatisch generiert werden. Legt Mandant 1 beispielweise eine Bestellung an und hinterlegt Mandant 2 als Lieferanten, dann wird für Mandant 2 automatisch ein Auftrag in der Angebots- und Auftragsverwaltung angelegt, wobei Mandant 1 als Kunde eingetragen wird.
Für die generierten Aufträge gilt die Auftr.Art.Kz. Intercompany aus der Mandantenverwaltung als Vorbelegung.
Die Standard-Preisliste wird für die Verkaufspreisberechnung benötigt. Bei der Neuanlage eines Verkaufsartikels generiert AvERP zumindest diese Preisliste für den Artikel im Artikelstamm – Kundenpreise.
Bei der automatischen Generierung von Gutschriften für einen Vertreter wird der hier definierte Gutschriftenartikel (-> Gutschrift.Art.Nr.) verwendet.
Die Mehrwertsteuer für das EU-Ausland muss über das Feld Mwst.Kz.Drittland definiert werden. Dieses darf nicht das gleiche Kennzeichen wie die EU-Inland Mehrwertsteuer haben. Es müssen ggf. zwei 0%-Mehrwertsteuersätze mit anderen Kennzeichen hinterlegt werden.
Für die Chargenreservierung im Kundenauftrag muss ein Kundenlager zugewiesen werden. Dies geschieht im Feld Kde.Lgr. Chargenreservierung.
Über das Feld Abt.Kz. Barkasse kann dem Barkassenmodul eine Hauptkasse zugewiesen werden. Nur auf der Hauptkasse können die Kassenaktivitäten aller Kassen abgerufen werden.
Es kann zwischen einer mathematischen und einer kaufmännischen Berechnungsart der Verkaufspreise unterschieden werden. Bei der kaufmännischen Berechnungsart berechnet sich der in den Angebotspositionen hinterlegte Rabatt auf den Gesamtpreis: (Preis*Menge)*Rabatt. Bei der mathematischen Methode berechnet sich der Rabatt auf den Einzelpreis: (Preis*Rabatt)*Menge. Beide Varianten führen zu unterschiedlichen Ergebnissen.
Über das Kennzeichen Rg.Pos. Menge erhöhen wird gesteuert, ob die Menge in den Rechnungspositionen über die Auftragsmenge erhöht werden darf oder nicht.
Im Feld Kundenauftr.Hinweise anz. kann aktiviert werden, dass in der Angebots- und Auftragsverwaltung Hinweise erscheinen (ähnlich der generellen Info zu Artikel, Kunde und Lieferant), wenn in einem Angebot Alternativpositionen und fixe Preise hinterlegt sind.
Die automatische Ermittlung des Verantwortlichen Mitarbeiters zu einem Kunden in der Angebots- und Auftragsverwaltung kann deaktiviert werden, genauso wie die automatische Ermittlung des Versandtermins.
Im Feld Angeb. gültig in Tagen kann die Dauer der Gültigkeit eines Angebots hinterlegt werden. Diese Information wird in die Angebots- und Auftragsverwaltung übernommen und im Angebotsformular angedruckt.
Die Ang.Vers.Nr.Art. entscheidet über die Art der Angebotsversionierung. Über das Kennzeichen 'E' (E - Versionsnummer erhöhen) wird die Angebotsversionsnummer erhöht. Über das Kennzeichen 'U' (U - Neue Versionsnummer) wird immer eine neue Angebotsversionsnummer erzeugt.
Beispiel: Angebot 4711.01 (erste Version). Aus diesem Angebot wird eine weitere Version erzeugt. Das Kennzeichen 'E' führt zu Angebotsnummer 4711.02, während das Kennzeichen 'U' zu Angebotsnummer 4711.01.01 führt.
In den Kundenauftragspositionen besteht die Möglichkeit, die Lieferschein- und Rechnungsmenge zu hinterlegen, wodurch direkt ein Kundenlieferschein bzw. eine Kundenrechnung erzeugt wird. Diese Logik kann über das Feld zus. Ber.Felder in Auftr.Pos. aktiviert werden.
Das HK1 Ber.Schema steuert die Verkaufspreisberechnung. Bei Option 0 wird im Artikelstamm nur für die Basispreisliste automatisch ein Preis auf Basis der VK-Grundlage erzeugt. Bei Option 1 erfolgt die Preisberechnung auf Basis der VK-Grundlage unter Berücksichtigung der VK-Margenkalkulation. Bei Option 2 werden für alle vorhandenen Preislisten die VK-Preise auf Basis der VK-Grundlage erzeugt und eingetragen (Regelfall).
Pro Artikel und Kundenpreisliste kann eine Fachhandelspreiskalkulation erzeugt werden. Die Logik kann über das Feld Preisber. Fachhandel aktiviert werden.
Beim Wechsel vom Angebots- in den Auftragsstatus kann eine Frachtkostenberechnung durchgeführt werden, die sich auf die in den Versandbedingungen hinterlegten Frachtkosten bezieht.
Mithilfe des Kennzeichens FA-Nr. gleich KuAuftrPos. werden die Kundenauftragsnummer und die Positionsnummer als Fertigungsauftragsnummer übergeben, insofern der Fertigungsauftrag per Utility aus der Kundenauftragsposition erzeugt wird.
Wird das Kennzeichen Angebot über Anfrage auf 'J' gestellt, dann setzt jedes Angebot eine Anfrage voraus. Zudem ist die Angebotsnummer identisch mit der Anfragenummer. Um dies zu ermöglichen, wird aus jeder Anfrage automatisch ein Angebot und aus jedem Angebot automatisch eine separate Anfrage, damit die Nummernkreise nicht versehentlich vergeben werden.
Wenn aus einem Auftrag automatisch ein Projekt erzeugt werden soll, muss das Kennzeichen Autoproj. bei Auftrag auf 'J' gesetzt werden. Wandelt sich das Angebot in einen Auftrag, wird automatisch ein Projekt in der Projektverwaltung erzeugt.
Beim Anlegen eines Angebots wird in der Maske Angebot – Wiedervorlage automatisch ein Datensatz angelegt, wenn das Kennzeichen autom. Angebotsverfolgung auf 'J' gesetzt ist.
Über das Kennzeichen Stckl.Text in Auf.Pos. wird das Layout des automatisch generierten Stücklistentextes (nur bei Stücklistenverwendung Verkauf) festgelegt.
Über die Kunden.Nr.Gen. kann entschieden werden, wie die Kundennummer generiert wird. Bei Option 0 wird keine Nummer generiert, sofern auch kein Nummernkreis hinterlegt ist. Bei Option 1 wird die Nummer aufsteigend erzeugt, für Inland, EU und Drittland wird aber ein eigener Nummernkreis geschaffen. Zu einer Kundenauftragsposition können Unterpositionen hinterlegt werden, die beispielsweise für die Verwaltung von Setartikeln benötigt werden.
Über das Kennzeichen Preisber. Auftragsunterpos. kann entschieden werden, ob die Unterpositionen den Preis des Sets bestimmen oder der Setartikel einen Festpreis erhält. Wird das Kennzeichen Verkauf auf Kunde beschränkt auf 'J' gesetzt, dann können einem Kunden nur die Artikel verkauft werden, denen er im Artikelstamm – Kunden zugeordnet wurde.
Wird in den Rechnungspositionen die Menge verringert, kann automatisch die Restmenge storniert werden, sofern das Kennzeichen Autom. Storno Rech.Pos. auf 'J' gesetzt ist. Andernfalls werden die Restmengen in den Rechnungsrückstand geschrieben.
Wird das Kennzeichen LS.Pos. Autostorno bei Teillief. auf 'J' gesetzt, erfolgt beim Verringern der Lieferscheinmenge eine Abfrage, ob es sich um eine Teillieferung handelt. In diesem Fall wird die Restmenge wieder in den Lieferrückstand geschrieben. Handelt es sich nicht um eine Teillieferung, dann wird die Restmenge storniert. Stücklistenpositionen können als 'Beistellteil Kunde' gekennzeichnet werden.
Ist in der Mandantenverwaltung das Kennzeichen Auftragsbeistellung auf 'J' gesetzt, dann erzeugt AvERP automatisch eine Beistellteilanforderung beim Kunden über diese Artikel, insofern der Stücklistenkopfartikel als Kundenauftragsposition angelegt ist und das Angebot und den Auftragsstatus wechselt.
Ist das Kennzeichen Kasse für div. Kunde buchen auf 'J' gesetzt, dann können aus dem Kassenmodul auch ein Angebot, Auftrag, Lieferschein und eine Rechnung für den diversen Kunden gebucht werden. Der diverse Kunde kann im Firmenstamm definiert werden. Ist das Kennzeichen auf 'N' gesetzt, kann der Verkaufsvorgang in der Kasse für den diversen Kunden nicht abgeschlossen werden. Es muss für diesen Verkaufsvorgang erst ein Kunde über die Kasse ausgewählt werden.
Wird das Kennzeichen Kundensaldo – Autogutschrift auf 'N' gesetzt, dann müssen Gutschriften bzw. Rechnungen, zu denen eine Gutschrift erstellt wird, immer manuell ausgeglichen werden.
Über das Kennzeichen Gutschr. als Guthaben wird gesteuert, ob beim Erzeugen einer Gutschrift per Utility aus der Kundenrechnung eine Abfrage erscheinen soll, ob die Gutschrift als Guthaben erzeugt werden soll.
6. Einkauf
Wird das Kennzeichen Prüfung Zollerkl. im RE auf 'J' gesetzt, erfolgt beim Fertigmelden des Rechnungseingangs im Einkauf die Prüfung, ob für den Artikel eine Zollerklärung mit Präferenzursprung vom Lieferanten vorliegt.
Die Lief.Nr. und Kunden.Nr. dienen der Abbildung von Intercompany Prozessen. So können weitere Mandanten als Kunden und Lieferanten angelegt und einem Mandanten zugeordnet werden. Beispiel: Bestellt Mandant 1 bei Mandant 2, so ist Mandant 1 der Kunde und Mandant 2 der Lieferant für den jeweils anderen Mandanten. Durch die Verknüpfung können Daten automatisch generiert werden. Legt Mandant 1 beispielsweise eine Bestellung an und hinterlegt Mandant 2 als Lieferanten, dann wird für Mandant 2 automatisch ein Auftrag in der Angebots- und Auftragsverwaltung angelegt, wobei Mandant 1 als Kunde eingetragen wird.
Im Rechnungseingang können Frachtartikel für die Frachtkosten erfasst werden. Die Rechnungseingänge können wiederum Kundenaufträgen zugeordnet werden. Zur Berechnung der Provision eines Vertreters werden diese Frachtkosten vom Auftragswert abgezogen, bevor die Provision ermittelt wird. Um dies zu automatisieren, muss der Frachtartikel in der Mandantenverwaltung gekennzeichnet werden.
Im Feld Mit WE W-Flow kann hinterlegt werden, ob eine Wareneingangskontrolle mit Workflow stattfinden soll. Ist dieses Kennzeichen auf 'N' gesetzt, sind die entsprechenden Schaltflächen für einen WE – Workflow in den Wareneingangspositionen inaktiv. Ein Wareneingang mit prüfpflichtigen Wareneingangspositionen kann erst fertig gemeldet werden, wenn alle prüfpflichtigen Positionen mindestens den Prüfstatus (1-3) erreicht haben, der im Feld WF-Status für WE fertig hinterlegt ist.
Über das Kennzeichen Ausschuss direkt buchen wird entschieden, ob der in der Wareneingangsposition erfasste Ausschuss direkt auf das Sperrlager gebucht wird, oder ob dies über die Reklamationsverwaltung erfolgen soll.
Die Darstellung des Layouts für den Stücklistentext kann in zwei verschiedenen Formen erfolgen. Ist das Kennzeichen DV – Best. MTA bezogen auf 'J' gesetzt, dann generiert AvERP eine Bestellung aus dem Disponiervorschlag, immer abhängig vom Lieferanten und vom Mitarbeiter, der die Bestellung erzeugt.
Das Kennzeichen freie Lagerwahl im WE steuert die Lagerauswahl in den Wareneingangspositionen. Ist das Kennzeichen auf 'J' gesetzt, dann können in der Wareneingangsposition Lager ausgewählt werden, die dem Artikel noch nicht als Einzellager zugeordnet sind. Das gewählte Lager wird daraufhin dem Artikel als Einzellager zugewiesen. In der Bestellposition kann das Datum ermittelt werden, zu dem der Lieferant eine Auftragsbestätigung für diese Bestellposition zusenden soll.
Über die Felder AB bis Berechnung kann die Vorgabe für die anteilige Berechnung auf Grundlage der Lieferzeit des Artikels hinterlegt werden, z. B. 1/2 der Lieferzeit.
Über das Kennzeichen AB bis drucken kann wiederum entschieden werden, ob das ermittelte AB in der Bestellung zu den Bestellpositionen gedruckt werden soll.
Das Kennzeichen Lief.Saldo - Autogutschrift steuert die Verbuchung der Rechnungseingangssalden beim Erfassen einer Gutschrift. Ist das Kennzeichen auf 'N' gesetzt, muss die zugehörige Rechnung manuell verbucht werden. Über das Kennzeichen DV-Direktaufruf kann gesteuert werden, ob die aus dem Disponiervorschlag erzeugten Anfragen, |Fertigungsaufträge und Bestellungen automatisch geöffnet werden sollen. Wenn das Kennzeichen Bestellbeistellung' auf 'J' gesetzt wird und zu dem Artikel aus der Bestellposition eine Stückliste existiert, in der Stücklistenpositionen als 'Beistellteil Lieferant' gekennzeichnet sind, dann werden diese beim Speichern der Bestellpositionen in das Unterprogramm Beistellteile zur Bestellposition übernommen und können über den 'Lieferanten-Lieferschein' an den Lieferanten verschickt werden.
Des Weiteren kann eine mehrstufige RE.Pos. - Preiskontrolle pro Rechnungseingangsposition durchgeführt werden, insofern der Preis von der Bestellung abweicht.
Die Standardbestellart wird automatisch vorbelegt. Dies kann deaktiviert werden.
Über das Kennzeichen GU an Zahlungsbuch kann entschieden werden, ob Gutschriften des Lieferanten auch an das Zahlungsbuch übergeben werden sollen. Im Rechnungseingang wird das Zahldatum berechnet und an das Zahlungsbuch übergeben.
Die Zahldatum Berechnung kann entweder
- 1 - nach Rechn.Eing.Datum oder
- 2 - nach RG-Datum Lieferant
erfolgen.
7. Fertigung
Die Maschine und der Mitarbeiter, die hier hinterlegt werden können, dienen als Dummy-Mitarbeiter für die BDE – Rückerfassung. Werden diese Maschine und dieser Mitarbeiter in der BDE-Rückerfassung erfasst, werden keine Kosten an den abhängigen Fertigungsauftrag übergeben.
In der BDE-Rückerfassung können Stillstandzeiten für Maschine und Mitarbeiter erfasst werden. Diese können in den Feldern Masch.Ausf.Kz. (FA.Rückerf.) und Mta.Ausf.Kz. (FA.Rückerf.) fest vorgegeben werden.
Die Mengeneinheiten für Länge und Oberfläche (-> ME f. Länge in Material und ME f. Oberf. in Material) sind die Vorbelegungen für die Mengeneinheiten in den Materialpositionen im Arbeitsplan und Fertigungsauftrag in den Feldern 'Länge' und 'Oberfläche'.
Im Feld Sachmerk. Vormontage wird das Sachmerkmal definiert, das im System als 'Vormontage Sachmerkmal' verwendet wird. Wird einem Artikel dieses Sachmerkmal zugeordnet und der Inhalt auf 'N' gesetzt, dann wird bei der Stücklistenübernahme in den Materialpositionen des Arbeitsstammplans der Artikel aufgelöst und dessen Stücklistenpositionen übernommen. Siehe auch: St.Arbeitsgang – Material.
Nach dem Druck der Arbeitskarte mit Barcode oder Arbeitskarte A5 im Fertigungsauftrag kann dieser automatisch in den Status P - Planung, A - Ausgelöst oder I - In Fertigung gesetzt werden. Diese Funktionalität ist aber abhängig davon, ob das Kennzeichen Status setzen nach Druck auf 'J' gesetzt ist.
Ab welchem Status der Fertigungsauftrag aufgelöst werden soll (Erzeugung von Unterfertigungsaufträgen), kann über das Feld FA auflösen ab Status festgesetzt werden.
Ob der Zukauf Arbeitsgang über das Fertigmelden des zugehörigen Wareneingangs in Status F gesetzt werden soll, kann über das Kennzeichen Zukaufarb.Gang fertig mit WE gesteuert werden.
Bei der einfachen FA-Barcoderückerf.Art kann auf das Scannen von 'Neuer Datensatz' und 'Datensatz Speichern' verzichtet werden. Beim Scannen des Mitarbeiters geht die Maske in den Einfügen-Status und beim Stoppen oder Fertigmelden des Arbeitsgangs wird die BDE-Rückerfassung gespeichert.
Über das Kennzeichen Fortlaufende Nr. verwenden kann entschieden werden, ob für die Arbeitsgänge und Materialien im Fertigungsauftrag immer eine neue fortlaufende Nummer vergeben, oder ob die fortlaufende Nummer aus dem Arbeitsstammplan bzw. der Stückliste übernommen werden soll.
Das Kennzeichen Vormontage J/N steuert, ob der Artikel in der Fertigung separat gefertigt oder durch seine Stücklisten oder Materialpositionen ersetzt werden soll.
Über das Kennzeichen Vormontage mit Arb.Gängen kann gesteuert werden, ob auch die Arbeitsgänge eines Nichtvormontageartikels aus den anderen Ebenen zusätzlich mit dessen Stücklisten- oder Materialpositionen übergeben werden sollen.
Wird das Kennzeichen Vormontage m. GEO i. Bem. auf 'J' gesetzt, und es werden aus den Materialpositionen im Fertigungsauftrag abhängige Unterfertigungsaufträge erzeugt, dann wird in das Bemerkungsfeld der Materialpositionen des Unterfertigungsauftrags automatisch eine Information eingetragen (P: + Artikelnummer der BG + ? + .geo).
Wird das Kennzeichen Störzeiten - Schnellerfassung auf 'J' gesetzt, dann erfolgt in der BDE-Rückerfassung bei der Erfassung der Stillstandzeiten keine Auswahl der Stillstandart. Stattdessen wird die Zeit immer auf die in der Mandantenverwaltung definierte Ausfallzeit für die Maschine bzw. den Mitarbeiter gebucht.
Im Stücklistenkopf und im Arbeitsstammplan kann das Kennzeichen Baugruppen auflösen vorbelegt werden.
Über das Kennzeichen FA aktuell kann entschieden werden, ob ein Fertigungsauftrag freigegeben werden muss, bevor dieser gedruckt werden kann.
Die Meldung über gesperrte Stücklisten und Arbeitspläne kann über das Feld Arb.Plan/Stückliste Warnung deaktiviert werden.
In der BDE-Rückerfassung kann ein Mitarbeiter (über seinen Mitarbeiterausweis) gescannt oder über eine 3-Punkte-Taste ausgewählt werden. Die Auswahl über die 3-Punkte-Schaltfläche kann über das Feld BDE Mitarbeiterauswahl deaktiviert werden.
Wird im Feld Dummy Art.Nr. Beiprodukt ein Artikel zugewiesen, dann wird in jedem Fertigungsauftrag automatisch ein Beiprodukt für 2. Wahl-Artikel erzeugt.
8. Projekte
In der Projektverwaltung kann ein Fertigstatus in % gepflegt werden. Über das Kennzeichen % Fertig automatisch wird entschieden, ob die %-Angabe automatisch auf Grundlage der Rückmeldungen berechnet werden soll oder immer manuell gepflegt wird.
Für die Kapazitätsplanung der Mitarbeiter auf Grundlage der Projektverwaltung gilt der Mitarbeiter für einen Tag als ausgelastet, wenn er die hinterlegte Minutenanzahl im Feld Ganztagstermin ab erreicht hat.
Wird ein Projekt manuell angelegt, kann die 1. Proj.Pos. autom. erstellt werden, wenn dieses Feld auf 'J' gesetzt ist.
Ist das Kennzeichen Proj.Pos. autom. füllen auf 'J' gesetzt, wird bei Zuweisung einer Projektnummer immer die Positionsnummer 10 vorbelegt.
Wurden zu einer Projektposition alle abhängigen Liefer- und Rechnungsrückstände erfasst, kann der Status der Projektposition automatisch auf TF (Technisch Fertig) gesetzt werden.
In einer Projektposition kann ein Artikel hinterlegt und die Projektposition als Auftragsposition übergeben werden. Andersherum ist dies ebenfalls möglich. Ist das Kennzeichen Artikel abgleichen auf 'J' gesetzt, und der Artikel wird in einer Projektposition geändert, dann wird dieser auch in der zugeordneten Auftragsposition geändert.
Für die Projektkalkulation können die Kalkulationswarengruppe und ein fester Materialgemeinkostensatz hinterlegt werden. Werden diese Angaben nicht hinterlegt, werden die Kalkulationswarengruppen und die Gemeinkostensätze der Artikel herangezogen.
Die Berechnungsart steuert die Berechnung der Materialkosten in der Projektkalkulation. Hierbei kann zwischen der Standardkalkulation (Einkauf und Fertigungsverbrauch) und der Kalkulation nach den Einkaufswerten unterschieden werden. Im zweiten Fall fließen bereits die Preise/Kosten einer Bestellung in das abhängige Projekt ein und werden beim Erfassen des Rechnungseingangs ggf. korrigiert.
Beim Anlegen der ersten Projektposition können Daten aus dem Projektkopf übernommen werden. Die Auswahl der gewünschten Informationen erfolgt einmalig über das Feld Daten aus Projektkopf in Position.
9. Nachrichtensystem
Auf dieser Registerkarte können Parameter hinterlegt werden, die sich auf konfigurierte Nachrichten im Nachrichtensystem beziehen. Zum Beispiel soll eine Nachricht generiert werden, wenn sich der Einstandspreis eines Artikels innerhalb einer bestimmten Zeitspanne um einen bestimmten Prozentwert verändert hat. Damit die Parameter bei verschiedenen Ansprüchen nicht direkt in der Nachrichtenkonfiguration geändert werden müssen, können diese in der Mandantenverwaltung hinterlegt werden.
10. Reklamation
Aus der Reklamationsverwaltung heraus können viele Prozesse automatisiert angestoßen werden. Beispielsweise können automatisch Garantieaufträge, Nacharbeitungsaufträge, Umbuchungen und 8D Reports erstellt werden. Alle diese Prozesse setzen bestimmte Pflichtangaben voraus, die in der Mandantenverwaltung vorbelegt werden können. Hierzu zählen beispielsweise die verschiedenen Auftragsartkennzeichen bei der Erzeugung von Service, Garantie und Nacharbeitungsaufträgen. Ebenso kann ein Reklamationsprojekt aus der Reklamationsverwaltung automatisch erzeugt werden. Ein definiertes Vorgabeprojekt mit den notwendigen Projektschritten kann definiert und vorbelegt werden. Über das Kennzeichen Verfolgung ein wird die Reklamationsverfolgung zur Reklamation automatisiert.
11. Allgemein
Die Generator Schaltfläche zum Erzeugen von Nummernkreisen kann für die Masken Adressstamm, Kundenstamm, Lieferantenstamm und Artikelstamm zentral deaktiviert werden.
Aus Performancegründen kann die Kapazitätsplanung deaktiviert werden, sofern diese nicht benötigt wird. Dadurch werden viele automatische Einträge deaktiviert.
In einigen Formularen besteht die Möglichkeit einen Barcode für den Postausgang andrucken zu lassen. Das Kennzeichen Mit Barcode drucken ist nur eine Vorbelegung für die Druckdialoge, die vor dem Ausdruck erscheinen.
Über das Kennzeichen Adress. Prio. Fachhandel werden im Adressstamm Prioritäten für einzelne Felder gesetzt, die im Fachhandel auszufüllen sind.
Als Archivierungsmodul ist die Schnittstelle zu Docu/Ware zu verstehen.
Die Berechnung des Gesamtgussgewichts im Arbeitsplan erfolgt nur, wenn das Kennzeichen aktiviert ist, da dies eine Branchenlösung darstellt. Bei chargenpflichtigen Artikeln bietet AvERP bei der Abbuchung eines Artikels die zur Verfügung stehenden Chargen eines Artikels an.
Die Chargensortierung in dieser Tabelle erfolgt auf Grundlage des entsprechenden Kennzeichens (älteste Charge zuerst, jüngstes MHD zuerst, größte Chargenmengen zuerst).
Für die Kostenstellennummerierung kann ein mandantenabhängiger Alias hinterlegt werden.
Aus den Kundenrechnungen und den Rechnungseingängen können die Daten an die Finanzbuchhaltung exportiert werden. Hierfür können Buchungsintervalle definiert werden. Wird kein Intervall hinterlegt, werden immer alle gedruckten und freigegebenen Rechnungen übergeben. Ansonsten werden die Zeiträume nach gesetzter Intervallart angezeigt, in der noch gedruckte und freigegebene Rechnungen vorhanden sind, zu denen noch keine Übergabe an die Fibu erfolgt ist.
Als Vorbelegung für den Kundenstamm kann der Mindestrechnungswert vorbelegt werden.
Ist das Kennzeichen PZE fertig, wenn BDE nicht fertig auf 'N' gesetzt, kann der Mitarbeiter sich nur abmelden (Gehen Scannen), wenn alle seine Arbeitsgänge auch abgemeldet wurden.
Für die Auswertungen in den Prozessen Einkauf, Verkauf und Fertigung können Allgemeine Farbdefinitionen angelegt und hier unter Farb. Def. Nr. dem Mandanten zugewiesen werden.
Über die Zahlungsdefinitionen können alle möglichen Zahlungsarten definiert und dem Mandanten zugewiesen werden.
12. Vorgabepfade
In den Vorgabepfaden können Sie für die Artikel, Projekte, Kunden und Lieferanten Vorgabepfade anlegen, in denen mit einem Nummernkreis die Datei abgelegt werden kann. Ebenso können Vorlageverzeichnisse hinterlegt werden, die als Kopiergrundlagen dienen, um eine Ordnerstruktur auf den Vorgabepfad zu kopieren.
Für die FIBU ist es Ihnen möglich, Vorgabepfade für den Fibuexport und den Import von Kontoauszügen zu hinterlegen.
Briefvorlage
Erstellt eine Briefvorlage anhand der Informationen aus der Mandantenverwaltung.
Siehe auch