FRMV BZAHL
| Unterprogramme |
|---|
| Gezahlt |
Zahlungsbuch
Im Zahlungsbuch werden alle Zahlungen und Gutschriften für Waren und Dienstleistungen gespeichert, die die eigene Firma zu leisten hat bzw. erhält.
Hauptbereich
Bei diesen Waren und Dienstleistungen wird automatisch das Zahlungsziel errechnet und über die Utilities werden zusammengehörige Zahlungen gruppiert und Schecks gedruckt bzw. an die Onlineüberweisungssoftware übergeben. Zahlungen und Gutschriften können manuell eingetragen oder automatisch vom Rechnungseingang übergeben werden. Wenn das Kennzeichen An Zahlungsverkehr im Rechnungseingang auf 'Z' gesetzt ist, so werden fertig gemeldete Lieferantenrechnungen automatisch in das Zahlungsbuch geleitet. Über die Erfassen-Schaltfläche können Rechnungen und Gutschriften aus dem Rechnungseingang erfasst werden, die nicht automatisch an das Zahlungsbuch übergeben wurden. Dabei werden Adressnummer, Rechnungsdatum, Betrag und Zahlungsbedingungen aus der Rechnung bzw. Gutschrift sowie Kontonummer und Bankleitzahl der Adressnummer übernommen. Ist die Adressnummer sowohl bei einem Lieferanten im Lieferantenstamm als auch bei einem Kunden im Kundenstamm vergeben, so werden die im Lieferantenstamm hinterlegten Details berücksichtigt. Ist nur ein Eintrag im Kundenstamm vorhanden, so werden diese Informationen in das Zahlungsbuch übernommen.
Gutschriften zeichnen sich im Zahlungsbuch durch einen negativen Endbetrag aus.
Die Kategorie & Rg.Nr. stellt das eindeutige Kennzeichen eines Datensatzes im Zahlungsbuch dar. Dieses wird automatisch beim Einfügen vergeben, kann aber verändert werden.
Der Rechnungseingang, aus dem der Eintrag im Zahlungsbuch erfolgt ist, wird verlinkt. Das RG-Datum ist das Datum, das auf der Rechnung des Lieferanten erscheint. Dieses dient als Grundlage bei der Berechnung des Datums im Feld Zahlung am.
Die Zahlungsart zeigt an, ob die Bezahlung z. B. per Scheck oder per Überweisung erfolgen soll bzw. erfolgt ist. Im Firmenstamm ist ein Limit hinterlegt, bis zu dem immer per Überweisung gezahlt wird. Überschreitet der Endbetrag dieses Limit, erfolgt die Zahlung per Scheck. Bei zusammengefügten Datensätzen (mit Zusammennummer) wird nur die Summe der Endbeträge berücksichtigt.
Weiterhin kann beim Lieferanten in den Lieferant - Notizen hinterlegt werden, ob das Limit im Firmenstamm ignoriert und immer per Scheck bzw. Überweisung gezahlt werden soll.
Registerkarten
1. Hauptdaten
Die Konto.Nr. und BLZ werden anhand der angegebenen Adresse eingefügt. Bei einer Überweisung wird das Geld an diese Bankdaten überwiesen.
Das Zahlungs.Kz. gibt die Zahlungsbedingungen an, die für den Datensatz im Zahlungsbuch zutreffen. Die dort hinterlegten Prozent des Skontos und Zahlungsziels werden bei der Berechnung des Skontos, Endbetrags und Zahlungsdatums berücksichtigt. Dabei wird immer versucht, so spät wie möglich zu zahlen, ohne das Zahlungsziel zu verletzen und daher den Verlust des Skontos bzw. eine Mahngebühr zu riskieren.
1.1. Einkauf
Hier werden die zum Datensatz gehörige Eingangsrechnung, die Lieferantennummer und die Fibukonten angezeigt.
1.2. Verkauf
Hier werden die zum Datensatz gehörige Kundenrechnung, die Kundennummer und die Fibukonten angezeigt.
2. Details
Bei der Zahlung versucht das System, offene Zahlungen und Gutschriften an denselben Lieferanten bzw. Kunden so zu gruppieren, dass nur eine Zahlung nötig ist. Dabei werden die entsprechenden Datensätze mit einer laufenden Nummer, der Zusammennummer, versehen. Zur Zusammenfassung von Zahlungen muss das Utility Fällige Zahlungen zusammenstellen ausgeführt werden.
Das Q-Datum zeigt an, wann die Zahlung per Überweisung oder der Druck des Schecks erfolgt ist.
Das Kennzeichen Gezahlt sollte nur auf 'Ja' gesetzt werden, wenn ein entsprechendes Datum gesetzt wurde. Ist das Kennzeichen auf 'Ja' gesetzt, so gilt der Datensatz als abgehandelt und wird bei der Erstellung von Zahlungen nicht mehr berücksichtigt.
Des Weiteren können die Währung und der Aktuelle Kurs angegeben werden.
Im Feld Zahlung von wird das eigene Bankkonto aus den Firmenstamm - Konten hinterlegt, von dem aus die Zahlung ausgeführt werden soll. Die Konto.Nr. wird automatisch eingefügt.
3. Übersicht
In dieser Registerkarte erscheint eine tabellarische Übersicht aller Datensätze im Zahlungsbuch.
Utility
Fällige Zahlungen zusammenstellen
Nach Eingabe eines Datums, bis zu dem die Zahlungen zusammengestellt werden müssen, werden alle Datensätze bis zu diesem Datum neu gruppiert. Außerdem wird dabei die Zusammennummer vergeben.
Alle Endzahlungsbeträge neu berechnen
Bei allen Datensätzen, bei denen das Kennzeichen Gezahlt auf 'Nein' steht, werden das Zahlungsdatum und das Skonto neu berechnet. Dabei werden, wie oben beschrieben, die Daten der entsprechenden Zahlungsbedingungen berücksichtigt.
Zahlung splitten
Eine Zahlung kann im Zahlungsbetrag in zwei Einzelzahlungen gesplittet werden. Dies ist z. B. bei Teilzahlungen hilfreich, um für die Restzahlung ein anderes Zahldatum hinterlegen zu können.
DTAUS-Zahlung zurücksetzen
Beim Erzeugen der DTAUS wird die DTAUS-Nummer in den Zahlungsbüchern gespeichert. Über dieses Utility können alle Zahlungsbücher, die über die abgefragte DTAUS-Nummer bezahlt wurden, wieder zurück auf Gezahlt = 'N' gesetzt werden.
Zahlung stornieren
Eine Zahlung kann wieder storniert werden. Hierzu wird ein Stornodatum abgefragt, woraufhin ein weiterer Haben-Satz mit negativen Beträgen in der Lieferantenstamm - Saldenliste angelegt wird. Anschließend erfolgt eine Abfrage, ob die Zahlung neu angelegt werden soll.
Zahlungsausgang erfassen
Hierüber können getätigte Zahlungen erfasst werden, die im Unterprogramm Zahlungsbuch - Gezahlt als Historie gespeichert werden.
Online-Überweisungen übergeben
Alle ausstehenden Zahlungen, bei denen die Zahlungsart auf 'Ü' gesetzt ist und noch nicht gezahlt wurden, werden ausgedruckt. Dieser Ausdruck wird aus der Druckvorschau abgespeichert und an ein Programm für die Online-Überweisung übergeben.
Schecks drucken
Alle ausstehenden Zahlungen, bei denen die Zahlungsart auf 'S' gesetzt ist und noch nicht gezahlt wurden, werden ausgedruckt. Dabei müssen die Schecks auf entsprechendes Scheckpapier gedruckt werden. Nach dem Druck werden die Datensätze auf Gezahlt = 'Ja' gesetzt und das Q-Datum mit dem derzeitigen Datum bestückt.
Zahlungsinfo für Kunde
Alle ausgewählten Zahlungen werden unter Gruppierung der Zusammennummern ausgedruckt. Dies erleichtert es dem Lieferanten bzw. Kunden, den Endbetrag zu verstehen, wenn mehrere Zahlungen zusammengefasst wurden.
Zahlungsausgang - DTAUS erstellen
Aus dem Zahlungsbuch können DTAUS-Dateien erstellt werden, die an die Bank übergeben oder in eine eigene Banksoftware eingelesen werden können. Zum Erzeugen einer DTAUS-Datei sind einige Daten notwendig. Hierzu gehören mindestens die Bankangaben des Lieferanten und das eigene Bankkonto, vom dem die Buchung erfolgen soll. Pro Bankkonto muss also eine separate DTAUS-Datei erzeugt werden. Im Zahlungsbuch können alle Zahlungen gesucht werden, die bis zum aktuellen Datum bezahlt werden müssen und noch nicht als bezahlt gekennzeichnet sind. In der Datenübersicht kann nach dem Bankkonto sortiert werden. Alle Datensätze eines Bankkontos können markiert werden, woraufhin der Ausdruck ausgeführt werden kann. Es erfolgt eine Abfrage, wohin die Datei erstellt werden soll. Wird ein Pfad ausgewählt, erstellt AvERP den Begleitzettel (alle Zahlungen) für die DTAUS-Datei, und nach dem Druck des Begleitzettels (PDF oder Papier) wird die DTAUS-Datei auf dem ausgewählten Pfad erzeugt. Die DTAUS-Datei und der Begleitzettel werden an die Bank verschickt. Beim Verlassen der Druckvorschau erfolgt die Abfrage, ob der Ausdruck in Ordnung ist. Wird dies bestätigt, setzt AvERP die Zahlungen auf 'gezahlt' und trägt in das Q-Datum das Zahldatum ein. Zudem wird die DTAUS-Nummer in die Notiz eingetragen und die Zahlungen werden im Unterprogramm Zahlungsbuch - Gezahlt komplett übergeben.
Zahlungsjournal
Das Zahlungsjournal gibt eine Auflistung der Zahlungen an und summiert die Beträge von Scheckzahlungen und Überweisungen mit und ohne Gutschriften.
Siehe auch