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Adressstamm
Im Adressstamm werden sämtliche Adressinformationen gespeichert.
Hauptbereich
Im Adressstamm werden sämtliche im System verwendete Adressen, z. B. von Kunden, Lieferanten, Vertretern, etc., zentral gespeichert. Diese können dann mittels der eindeutigen Adress.Nr. in anderen Gebieten von AvERP verwendet werden. Dieselbe Adresse kann mehrfach zugeordnet werden. So kann beispielsweise ein Kunde dieselbe Adresse haben wie ein Lieferant, da es sich hierbei um dasselbe Unternehmen - in zwei verschiedenen Rollen - handelt. Dies erleichtert oftmals die Datenpflege.
Die Vergabe der Adress.Nr. kann automatisch über die Nummernkreise erfolgen. Über den Mandantenstamm kann zusätzlich eine Generatorschaltfläche aktiviert werden, die neben dem Adressstamm auch im Artikel-, Lieferanten-, und Kundenstamm verwendet wird. Dazu muss im Mandantenstamm auf der Registerkarte '11. Allgemein' das Kennzeichen GEN-Button sichtbar auf 'J' gesetzt werden. Die Gen.-Schaltfläche ist hilfreich bei der Vergabe von bestimmten eindeutigen Feldern, z. B. der Artikel- oder Kundennummer. Wurde keine Vorgabe über die Nummernkreise hinterlegt, wird einfach die ID-Nummer des Datensatzes als die entsprechende Nummer eingetragen. Wird die Gen.-Schaltfläche bei der Anlage einer neuen Adresse betätigt, wird ein entsprechender Vorschlag für die Adress.Nr. eingetragen.
Über den Adresstyp kann entschieden werden, ob es sich um eine Privat- ('P') oder Firmenadresse ('F') handelt.
Die GLN (Global Location Number, früher ILN) identifiziert global eindeutig die volle Unternehmens- oder Betriebsbezeichnung sowie die Unternehmensanschrift. Falls eine solche vorhanden ist, kann sie über die Hinterlegung in diesem Feld in AvERP verwendet werden.
@@@ Text für Schaltfläche: Exp. an Outlook
@@@ Text für Kennzeichen: Adressimport
Die Felder Bez., Name und Abteilung werden komplett angedruckt und können bei längeren Firmennamen aufgeteilt werden.
Es muss allerdings zumindest ein Name hinterlegt werden. Der Name setzt sich aus zwei Feldern zusammen (bei Privatpersonen Vor- und Nachname, bei Firmen nur der Nachname).
Bei Privatadressen sind die Felder Anrede, Titel, Name und Geb.Datum editierbar, das Alter errechnet sich automatisch aus dem Geburtsdatum. Für die Anrede und den Titel werden jeweils über die entsprechenden Masken Vorgaben erstellt.
Wird eine Postanschrift hinterlegt, muss die normale PLZ zugewiesen werden und bei der Arbeit mit Postfächern die PLZ (Postf.). Bei der Auswahl der Postleitzahl werden das Feld Landesvorwahl und sämtliche weitere Telefonvorwahlen automatisch besetzt.
Die Schaltflächen neben der Adresse übergeben die Adresse an Google Maps und berechnen die Route von der Firmenadresse (Mandantenstamm) zu der hinterlegten Adresse im Adressstamm. Diese Vorbelegungen sind im Länderstamm bzw. bei den Postleitzahlen definiert.
Die beiden Zusatz-Felder sind für zwei weitere Zeilen in der in jedem Ausdruck verwendeten Anschrift gedacht. Die angedruckten Zusatzzeilen befinden sich zwischen der Abteilung und der Straße. Sind die Felder nicht befüllt, werden natürlich keine Leerzeilen in der Anschrift gedruckt.
Der Inhalt der Felder E-Mail, E-Mail 2 und Website kann über die zugehörigen Buttons aufgerufen werden.
Die Aufteilung der Telefon- und Faxnummern sollte grundsätzlich in die Vorwahl, den Ortsanschluss und die Durchwahl erfolgen. Diese Nummern können per TAPI-Schnittstelle an die Telefonanlage übergeben werden. Dafür ist lediglich die dahinterliegenden Schaltfläche zu betätigen.
Das Sprach.Kz. entscheidet u. a. über die Formularsprache, in der die Ausdrucke für diese Adresse erstellt werden.
Über die Tabelle kann eingesehen werden, wo die Adresse überall verwendet wird, also welchem Kunden, Lieferanten und/oder Mitarbeiter diese Adresse zugeordnet ist.
Die freie Notiz dient lediglich als Information für den Nutzer.
Die Adressart ermöglicht eine Gruppierung der Adressen.
In AvERP ist es möglich, beim Postversand den DHL.Leitcode zu verwenden. Dazu muss jedoch die entsprechende DHL-Schnittstelle eingerichtet werden. Ist dies der Fall, wird anhand der Adressdaten der Leitcode automatisch ermittelt und eingetragen. Das Feld hinter dem DHL.Leitcode ist ein Prüffeld und entspricht '0', wenn dieser gültig ist.
Der Dublettencode wird ebenfalls automatisch ermittelt und dient der Identifizierung von Dubletten, also Datensätze, die inhaltlich mehrfach angelegt wurden. Da eine Adresse mehrfach zugeordnet werden kann, ist es nicht nötig, sie mehrfach zu hinterlegen. Dies kann sogar zu Fehlerquellen führen, beispielsweise wenn ein Unternehmen, das gleichzeitig Kunde und Lieferant ist, umzieht und nur einer von zwei Adressdatensätzen aktualisiert wird. Aus diesem Grund führt AvERP eine Dublettenprüfung durch.
Das Feld Matchcode stellt nur ein Informationsfeld dar, dass als Suchhilfe genutzt werden kann.
Utility
Kunde/ Lieferant anlegen
Die angelegte Adresse kann in den Lieferantenstamm und/oder Kundenstamm kopiert werden, wodurch ein neuer Lieferantendatensatz und/oder Kundendatensatz erzeugt wird.
Adressetiketten
Aus dem Adressstamm heraus können Adressetiketten gedruckt werden. Werden diese aus der Datenübersicht gedruckt, werden die selektierten Adressen auf einer Seite ausgegeben.
Siehe auch