FRMV BQSPVPODOK
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QS-Prozessposition - Dokumente
Zu jeder Prozessposition können beliebig viele Dokumente hinterlegt werden. Jedes Dokument erhält bei der Anlage oder Änderung eine lfd.Nr., die für die Prozessposition nicht eindeutig ist. Ein Dokument kann nur anhand der Prozessposition, des QS-Dokuments, der Dokumentenart und der Revision eindeutig identifiziert werden.
Hauptbereich
Ein neues Dokument erhält immer die Revisionsnummer 0 und den Status 'In Bearbeitung'. Der Dokumentenname wird automatisch vergeben, wenn alle benötigten Felder ausgefüllt sind.
Über den Text kann der Inhalt des Dokuments hinterlegt werden. Die Beschreibung dient als Titel für das Dokument. Bei der Neuanlage des Dokuments werden der Mitarbeiter und das Datum automatisch gespeichert. Nur Mitarbeiter der Erstellerabteilung dürfen neue Dokumente anlegen.
Der Prozess der Prüfung und Freigabe kann über die Felder Geprüft und Freigabe gesteuert werden. Eine Prüfung kann nur von Mitarbeitern vorgenommen werden, die im FRMV_BQSPVPODOKV-Verteiler als Prüfer hinterlegt wurden, und die Freigabe kann nur vom QS-Beauftragten oder dessen Stellvertreter im Mandantenstamm - Allgemeine Parameter erfolgen.
Über den Status wird definiert, was mit dem Dokument gerade geschieht. Nach der Anlage befindet sich der Status 'In Bearbeitung' und sollte nach Fertigstellung manuell auf 'In Prüfung' gesetzt werden. Dadurch erhalten die Mitarbeiter, die im Verteiler als Prüfer angelegt sind, eine Nachricht im Nachrichtensystem. Sobald die Prüfung des Dokuments abgeschlossen ist, kann der Prüfer das Dokument als geprüft markieren. Dazu muss das Feld über die Schaltfläche daneben auf 'J' gesetzt werden. Der Status wechselt dadurch automatisch auf 'In Freigabe'.
Der QS-Beauftragte erhält anschließend eine Nachricht zu dem Dokument. Sobald dieses freigegeben werden kann, muss das Feld Freigabe über die Schaltfläche neben dem Feld auf 'J' gesetzt werden. Daraufhin kann das Dokument über den Ausdruck 'QS-Dokument' gedruckt werden.
Freigegebene Dokumente dürfen nicht verändert werden. Bei einer Überarbeitung muss deshalb eine neue Revision erstellt werden.
Registerkarten
1. Status
Diese Registerkarte enthält die Informationen über den Bearbeitungsstand des Dokuments. Neben der Revisions.Nr. wird angezeigt, welcher Mitarbeiter das Dokument zu welchem Zeitpunkt erstellt hat, und ob die Prüfung oder die Freigabe inkl. des Datums und des Mitarbeiters erfolgt ist.
2. Dateien
Diese Registerkarte enthält eine Übersicht der Dateiverknüpfungen aus dem Unterprogramm QS-Dokument - Dateien.
Utility
Revision erstellen
Das Utility Revision erstellen kopiert den ausgewählten Datensatz und vergibt eine neue Revisionsnummer, die lfd. Nummer jedoch bleibt gleich. Mit diesem neuen Dokument muss der Prüfungs- und Freigabeprozess erneut durchgeführt werden. Sobald die Freigabe für das neue Dokument erfolgt, wird das Kennzeichen Aktiv in allen freigegebenen Vorgängerversionen automatisch auf 'N 'gesetzt.
Freigabe rückgängig machen
Ein bereits freigegebenes Dokument kann mit diesem Utility in den Status 'In Prüfung' zurückgesetzt werden.
Prüfung rückgängig machen
Anhand dieses Utilitys kann ein bereits geprüftes Dokument in den Status 'In Bearbeitung' zurückgesetzt werden.
QS-Dokument
Ist für ein QS-Dokument ein Text hinterlegt, kann dieser ausgedruckt werden. Dieser Ausdruck enthält ein Deckblatt mit Angabe des Dokumententitels und -namens, des Verteilers und der am Entstehungsprozess beteiligten Personen (Ersteller, Prüfer, Freigabe durch). Nach einem Seitenumbruch folgt der eigentliche Text des Dokuments, der immer mit einem Hinweistext abgeschlossen wird.
Siehe auch
QS-Prozessverwaltung - Position