FRMV BAUF
Angebots- und Auftragsverwaltung
In der Angebots- und Auftragsverwaltung werden für Kunden Verkäufe erfasst. Die Maske bildet den Angebots- / Auftragskopf, der die
Grundinformationen zum Angebot / Auftrag beinhaltet.
Hauptbereich
Man kann sich alle Informationen zu einem Auftrag anzeigen lassen, indem man im Feld Auftragsnummer die F4-Taste
betätigt. Daraufhin werden sämtliche Informationen über offene und erfasste Lieferschein- bzw. Rechnungspositionen angezeigt.
Die Mandanten.Nr. wird automatisch mit dem Mandanten des Benutzers gefüllt, der einen neuen Datensatz
angelegt hat.
Die Auftrags.Nr. füllt sich automatisch auf Grundlage der definierten Nummernkreise. Hierbei kann im
Nummernkreis zwischen Angebotsnummer (BAUF.A) und Auftragsnummer (BAUF.B) unterschieden werden.
Mit dem Kennzeichen Auftrag wird bestimmt, ob es sich um ein Angebot („N“) oder einen Auftrag („J“) handelt. Aus einem
Angebot kann so jederzeit durch Betätigen der Schaltfläche J ein Auftrag generiert werden. Dabei werden sämtliche
Auftragspositionen in den Liefer- und Rechnungsrückstand geschrieben und ein Lagerausgang zum Versanddatum geplant. Ein Auftrag
lässt sich nur zurück in ein Angebot ändern, wenn sich noch sämtliche Positionen im Liefer- und Rechnungsrückstand befinden.
Im Feld Kunden.Nr. kann die Nummer des Kunden manuell, über die Drei-Punkte-Taste oder über das Schnellsuchfeld
ausgewählt und hinterlegt werden.
Im Schnellsuchfeld kann ein Suchbegriff ohne Platzhalter hinterlegt werden. Beim Verlassen des Schnellsuchfeldes mit der
TAB-Taste erfolgt die Suche über mehrere Felder im Kundenstamm hinweg. Daraufhin öffnet sich eine Ubersicht mit den zutreffenden
Kunden, aus denen man einen Kunden per Doppelklick übernehmen kann.
Der Name des Kunden wird automatisch ergänzt.
Das Auftragsart.Kz. dient neben der Kategorisierung von Aufträgen für statistische Zwecke auch der Festlegung
von wichtigen, den Auftragsablauf steuernden Merkmalen.
Das Abt.Kürzel kann manuell oder automatisch gepflegt werden, indem dieses im Mitarbeiterstamm - Interne Abteilungen als Vorbelegung hinterlegt und der Mitarbeiter einem Benutzer zugewiesen wurde.
Über das Kennzeichen Stornoauftrag wird angezeigt, ob es sich um einen Stornoauftrag handelt. Eine ausführlich Beschreibung
ist im Utility FRMV_BAUF#kompletten Auftrag stornieren zu finden.
Im Feld Ordertyp.Kz. kann eine Vorbelegung in der Maske Ordertyp hinterlegt werden.
Registerkarten
1. Details
Über die Projekt.Nr. kann einem Angebot oder Auftrag manuell oder automatisch ein bestehendes Projekt über die
Projektverwaltung zugeordnet werden. Im ersten Feld kann das Projekt und im zweiten Feld die
Projektposition ausgewählt werden.
Im Feld Ablauf werden die Status eines Auftrages dargestellt. Einige dieser Status werden automatisch gepflegt. Der Status
„Nach Angebotsabgabe“ wird nach dem Druck des Angebotes vergeben, sofern dieses bestätigt wurde. Status 2 und 3 können manuell
vergeben werden. Status 4 wird nach der Versionierung eines Angebots automatisch gesetzt, wobei das versionierte Angebot für die
weitere Bearbeitung gesperrt wird. Status 5 und 6 werden bei der Verwendung von Anzahlungen manuell gesetzt.
Über den Zeichnungsstatus kann der Verlauf einer zugehörigen und notwendigen Auftragszeichnung manuell gekennzeichnet
werden.
Der Liefertermin / Wunschtermin und das Versanddatum gelten als Vorbelegung für die
Kundenauftragspositionen. Um alle Positionen mit diesem Liefertermin abzugleichen, muss das Utility
Liefertermin in Pos. Übertragen ausgeführt werden.
Auf Grundlage der hinterlegten Lieferkarenz in Tagen (Vorbelegung aus Kundenstamm), wird über den hinterlegten Liefertermin
oder Wunschliefertermin des Kunden das mögliche Versanddatum berechnet, wobei ein hinterlegter Kundenwunschtermin höhere
Priorität hat.
- Beispiel:
- Liefertermin 20.10. und Wunschtermin 21.10. Daraus ergibt sich bei einer Lieferkarenz von 5 Tagen ein Versanddatum zum 16.10.
Ohne Wunschtermin würde AvERP den 15.10. als Versanddatum vorschlagen.
Im Feld Erfasst am wird eingetragen, wann der Datensatz erfasst wurde.
Wann das Angebot zum Auftrag wurde, wird in den Datumsfeldern „Auftragsdatum“ und „Auftr. bestätigt am“ gespeichert. Wird das
Angebot zum Auftrag, wird das Auftragsdatum gesetzt. Erst wenn die Auftragsbestätigung gedruckt wurde, wird das Datum in
Auftr. bestätigt am gesetzt. Das Feld Kompl. erfasst wird automatisch auf „J“ gesetzt, wenn zu einem Auftrag keine
Liefer- und Rechnungsrückstände mehr vorhanden sind und der Auftrag somit abgeschlossen bzw. komplett erfasst wurde.
Über den Status kann einem Angebot oder Auftrag ein Status zugewiesen werden.
2. Bearbeitung
Die Felder Sachbearbeiter und Verantwortlicher werden mit dem Mitarbeiter vorbelegt, der den Datensatz
angelegt hat. Ist beim Kunden ein verantwortlicher Mitarbeiter hinterlegt, wird dieser aus dem Kundenstamm als „Verantwortlicher“
übernommen. In den Ausdrucken wird immer der verantwortliche Mitarbeiter angedruckt.
Der Wunschterm. Kunde kann als Information hinterlegt werden.
Die Lieferzeit in KW steuert die Anzahl der notwendigen Kalenderwochen bis zur Lieferung (nicht die Kalenderwoche, in der
geliefert wird). Diese Information wird im Angebot mit angedruckt.
Der Lieferzeitpunkt kann bezogen auf eine Uhrzeit der Lieferung hinterlegt und fixiert werden.
Wird per Utility eine Angebotsversion erstellt oder ein Angebot gesplittet, wird ein neues Angebot generiert. In dem neuen Angebot
besteht eine Verlinkung zum alten Angebot über die Ang.-Nr..
Wird aus einer Anfrage ein Angebot generiert, dann wird die Anfrage.Nr. verlinkt.
Über die Schaltfläche Preisgrenzen werden die zum Artikel hinterlegten Preisgrenzen für den gesamten Auftrag dargestellt.
3. Auftragsartikel
Der hier hinterlegte Artikel bezieht sich als Oberartikel auf den gesamten Auftrag. Im Arbeitsstammplan
kann für diesen Artikel eine Angebotskalkulation aus Arbeitsgängen und Materialien mehrstufig
hinterlegt werden.
Über das Utility Arbeitsplan Kalkulation übernehmen in der Angebots- und
Auftragsverwaltung können diese Kalkulationsvorgaben mehrstufig aufgelöst und übernommen werden. Hierbei werden die
gekennzeichneten Arbeitsgänge und Materialien in das Angebot als Kundenauftragspositionen übergeben und den hinterlegten Artikeln
und Kategorien zugewiesen, so dass ein Angebot mit Zwischensummen erstellt werden kann.
4. Adressen
Im Feld Post.Rech.Adr.Nr. kann eine separate Postadresse hinterlegt werden, an die das Rechnungsformular
geschickt werden soll. Wird eine Postadresse hinterlegt, wird mit dem Rechnungsformular ein separater Ausdruck mit der Postadresse
erstellt (für Briefumschläge mit Fenstern).
Im Feld Install.Adr.Nr. kann eine abweichende Adresse angegeben werden.
Über die Adr-Schaltflächen kann die jeweils entsprechende Adresse angezeigt werden, ein Folgen der Relation zum Adressstamm
ist daher nicht nötig.
1. Kunde & Saldo
Die Liefer- bzw. Rechnungsadresse bestimmt, wohin der Lieferschein
(und daher auch die Ware) sowie die Rechnung geschickt werden. Die Adresse im jeweiligen Ausdruck wird somit
beeinflusst. Alle Adressen können bereits im Kundenstamm definiert werden. Die Adressfelder werden
aus dem Adressstamm des Kunden übernommen.
Einem Auftrag können drei Ansprechpartner zugeordnet werden, die auf allen Formularen des Verkaufsprozesses
angedruckt werden.
Einem Kundenauftrag kann zudem ein Vertreter zugewiesen werden, der im Vertreterstamm angelegt ist. Somit hat
man die Möglichkeit, interne Vertreter einem Auftrag zuzuordnen und entsprechend zu vergüten bzw. auszuwerten. Vertreter können
dem Kunden bereits im Kundenstamm zugeordnet werden und werden dadurch automatisch vorbelegt. Die im
Vertreterstamm hinterlegte Provision wird in die Angebots- und Auftragsverwaltung übernommen und dient dort als Vorbelegung für
die Kundenauftragspositionen. Gehört eine Kundenauftragsposition einer Warengruppe an, für die der Vertreter abweichende
Provisionen erhält, werde diese übernommen.
Die Kundenanfrage.Nr. und Kunden.Bestell.Nr. können hinterlegt werden und werden ebenfalls auf allen Formularen
angedruckt.
Zusätzlich können Informationen zum Kunden.Bestell.Datum, zur Kundenkommission und ein Kunden.Bestell.Text
hinterlegt werden.
Im Feld Angeb. gültig bis kann das Gültigkeitsdatum des Angebots hinterlegt werden.
Das Gewicht ergibt sich aus den Positionsgewichten, wobei das Gewicht einer einzelnen Position im
Artikelstamm auf der Registerkarte Verkauf hinterlegt werden kann.
Die Preisdruckvariante dient als Vorbelegung für die Kundenauftragspositionen.
Der Pos.Rabatt wird aus dem Kundenstamm vorbelegt und weiter an die Positionen als Vorbelegung übergeben.
Der Nettobetrag, die Nebenkosten und der Gesamtbetrag der Positionen werden in der Eigenwährung und der
Fremdwährung ausgewiesen.
Auf den Gesamtbetrag kann ein positiver und negativer Rabatt / Zuschläge hinterlegt werden, der automatisch als Nebenkosten
angelegt wird.
In der unteren Tabelle werden, falls angelegt, die Nebenkosten aus dem Kundenauftrag angezeigt.
2. Konditionen
Die Liefer-, Versand- und Zahlungsbedingungen werden direkt
aus dem Kundenstamm übernommen und können auftragsspezifisch angepasst werden.
Die Kostenstelle und die Kundengruppen 1 und 4 (Buchhaltungsgruppe) werden ebenfalls aus dem Kundenstamm übernommen.
Mit dem Feld Dyn.Nebenkost. berechnen kann entschieden werden, ob Berechnungen in der Kundenrechnung automatisch stattfinden
sollen oder ob nur manuelle Nebenkosten eingetragen werden dürfen. Damit die Nebenkosten im Auftragsstatus aktualisiert werden
können, muss das entsprechende Kennzeichen auf „J“ gesetzt werden.
Über das Kennzeichen Nur Gesamtabwicklung kann bestimmt werden, ob eine Teillieferung von manchen Positionen mit einer
Nachlieferung von den restlichen möglich sein soll, oder ob der Auftrag nicht geteilt werden darf.
Das Kennzeichen Auftrag einzeln entscheidet darüber, ob ein Auftrag in Sammelrechnungen und -Lieferscheinen erfasst werden
darf, oder ob der Auftrag immer einzeln geliefert und verrechnet wird (Teillieferungen und Rechnungen sind weiterhin möglich).
Beide Kennzeichen werden wiederum aus dem Kundenstamm vorbelegt.
Das Kennzeichen NebenKost. i. Auft.Status neuberech. steuert die Neuberechnung der Nebenkosten, wenn das Angebot in den
Auftragsstatus wechselt. Hierbei können beispielsweise Nebenkosten auf Grundlage von Frachtvorgaben neuberechnet werden.
Im Feld Währung Ausdruck wird hinterlegt, welche Währung auf den Ausdrucken stehen soll. Dabei wird immer die
Hauswährung vorbelegt.
Bei ausländischen Kunden kann hier die Fremdwährung in Währung Kunde hinterlegt werden.
Weiterhin hat man die Möglichkeit, den Währungskurs in Aktueller Kurs zu hinterlegen, welcher auf den Ausdrucken angedruckt
werden soll.
Bei Verkäufen in das Ausland kann automatisch die Währung des jeweiligen Landes als Verkaufswährung festgelegt werden. Um
Veränderungen im Wechselkurs keinen Einfluss auf den Preis zu geben, wird der Kurs hinterlegt, zu dem das Angebot bzw. der Auftrag
gültig sind. Die Währung wird automatisch mit der für den Kunden im Kundenstamm hinterlegten Währung vorbelegt.
Das Mehrwertsteuerkennzeichen bestimmt die Mehrwertsteuer für die Nebenkosten.
Im Feld Zahlungsart kann die Art des Zahlungseinganges hinterleget werden. Diese Daten werden auch in die
Kundenrechnung mit übernommen.
Ebenso kann die Kontonummer der Firma hinterlegt werden, auf das die Überweisung stattfinden soll. Diese
Daten diesen der Liquiditätsplanung und werden aus dem Kundenstamm vorbelegt.
Im Feld Automatische Rechnung kann hinterlegt werden, ob automatisch eine Kundenrechnung nach Lieferscheindruck erzeugt
werden soll. Zusätzlich kann beim Kunden hinterlegt werden, bis zu welchem Rechnungswert das automatische Erstellen der
Kundenrechnung möglich sein darf.
Über das Feld Rohstoffzuschlag wird gesteuert, ob die zu den Positionen ggf. enthaltenen Werkstoffe als Materialzuschlag
ausgewiesen werden sollen oder nicht.
Das Feld Template Fehlerkategorie PDE dient als Vorbelegung für das Fehlertemplate in der
3. Historie
Diese Registerkarte ist in drei Registerkarten unterteilt:
3.1. Angebot - Verfolgung
Auf der Registerkarte Angebotsverfolgung kann ein Verlauf angezeigt werden. Hierfür können im Unterprogram
Wiedervorlage die notwendigen Angaben gemacht werden.
Der Prozentwert Chance für Auftrag gibt an, mit welcher Wahrscheinlichkeit das Angebot nach subjektiver Sicht zu einem
Auftrag wird.
Zusätzlich besteht die Möglichkeit, eigene Angebotsstatus zu definieren und zu vergeben.
Der erwartete Auftragseingang dient zur Vorausplanung.
3.2. Angebotsabgabe
In der Registerkarte Angebotsabgabe kann im Feld Angebotsabgabe bis das Datum hinterlegt werden, bis wann das Angebot
abgegeben werden soll.
Über die Schaltfläche Angebotsverfolgung kann dafür ein Termin in der Wiedervorlage hinterlegt werden, wobei
das Datum, der Text und der Sachbearbeiter übergeben werden.
3.3. Mehrfachanfragen
Die Registerkarte steuert die Verwaltung von Mehrfachanfragen über mehrere Angebote hinweg. Beispielsweise kann für
eine bestimmte Aktion eine Mehrfachanfrage definiert werden. Alle Kunden, die diesbezüglich anfragen, können zusammengefasst und
verwaltet werden.
4. Informationen
Diese Registerkarte bietet eine Gesamtübersicht der wichtigsten Kundeninformationen und wird komplett aus dem
Kundenstamm gefüllt.
5. Übersicht
Mit Hilfe dieser Registerkarte können alle Informationen zum Auftragsverlauf eingesehen werden.
Die erzeugten Liefer- und Rechnungsrückstände und die erzeugten Lieferscheine und Rechnungen zum Auftrag können über die einzelnen
Schaltflächen in Tabellenform oder als Strukturbaum dargestellt werden.
6. Lieferabrufe
Hier werden Informationen zu den Lieferabrufen in Tabellenform dargestellt.
7. Positionen
Hier werden die Kundenauftragspositionen des entsprechenden Auftrages gelistet, welche in den Unterprogrammen zum
Kundenauftrag hinterlegt wurden. Per Doppelklick kann eine Position geöffnet werden. Die Schaltflächen A und E zeigen
den Anfangs- und Endtext einer markierten Position an.
Utility
Angebot / Auftrag kopieren
Liefertermin in Pos. übertragen
Fertigungsaufträge erzeugen
Lieferschein und Rechnung erzeugen
Projekt aus Vorlage
Auftrag zu Fertigungsauftrag
Kundenabrufaufträge erstellen
Angebot teilweise übernehmen
AfterSales - Fertigungsauftrag erzeugen
Angebot -> Separater Auftrag
FA 1/3 und 2/3 erzeugen
Versandkosten berechnen
Bestellung erzeugen
Auftrag leasen
AB-Datum setzen
Stückliste erstellen
Fertigungsaufträge anhand Losgröße anlegen
Bestehende SNr. verwenden
Zusatzinformation eintragen
Auftrag --> Kundenreferenzauftrag
Wunschtermin in Positionen eintragen
DocuWare-Eintrag erzeugen
Kommission erstellen
Alle Pos.-Preise neu berechnen
Positionen anlegen
Adressen ändern
Arb.Plan Kalkulation übernehmen
Projekt erzeugen
Auftrag durch Angebot ersetzen
Abschlags-/Schlussrechnung erzeugen
kompletten Auftrag stornieren
Ein bestehender Kundenauftrag kann storniert werden, wodurch ein neuer Auftrag als Stornoauftrag mit negativen Mengen und Preisen
erzeugt wird. Das Kennzeichen Stornoauftrag in der Hauptmaske wird auf "J" gesetzt.Der ürsprunglich angelegte Auftrag bleibt
erhalten.