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QS-Prozessposition - Dokumente

Zu jeder Prozessposition können beliebig viele Dokumente hinterlegt werden. Jedes Dokument erhält bei der Anlage oder Änderung eine laufende Nummer. Diese ist für die Prozessposition nicht eindeutig. Ein Dokument kann nur eindeutig anhand der Prozessposition, des QS-Dokuments, der Dokumentenart und der Revision identifiziert werden.

Hauptbereich

Ein neues Dokument erhält immer die Revisionsnummer 0 und den Status "In Bearbeitung". Der Dokumentenname wird automatisch vergeben, wenn alle benötigten Felder ausgefüllt sind.

Über den Text kann der Inhalt des Dokumentes hinterlegt werden. Die Beschreibung dient als Titel für das Dokument. Bei der Neuanlage des Dokumentes werden automatisch der Mitarbeiter und das Datum gespeichert. Nur Mitarbeiter der Erstellerabteilung dürfen neue Dokumente anlegen.

Der Prozess der Prüfung und Freigabe kann über die Felder Geprüft und Freigabe gesteuert werden. Eine Prüfung kann nur von Mitarbeitern vorgenommen werden, die im FRMV_BQSPVPODOKV Verteiler als Prüfer hinterlegt wurden. Die Freigabe kann nur vom QS-Beauftragten oder dessen Stellvertreter im Mandantenstamm - Allgemeine Parameter vorgenommen werden.

Über den Status kann definiert werden, was mit dem Dokument gerade geschieht. Nach der Anlage hat der Status den Wert "In Bearbeitung" und sollte nach Fertigstellung manuell auf "In Prüfung" gesetzt werden. Dadurch erhalten die Mitarbeiter, die im Verteiler als Prüfer angelegt sind eine Nachricht im Nachrichtensystem. Sobald die Prüfung des Dokumentes abgeschlossen ist, kann der Prüfer das Dokument als geprüft markieren. Dazu muss das Feld über die Schaltfläche daneben auf J gesetzt werden. Der Status wechselt dadurch automatisch auf "In Freigabe".

Der QS-Beauftragte erhält anschließend eine Nachricht zu dem Dokument. Sobald das Dokument freigegeben werden kann, muss das Feld Freigabe auf J gesetzt werden (über die Schaltfläche neben dem Feld). Nach der Freigabe kann das Dokument über den Ausdruck "QS-Dokument" gedruckt werden.

Freigegebene Dokumente dürfen nicht verändert werden. Bei einer Überarbeitung muss deshalb eine neue Revision erstellt werden.

Registerkarten

1. Status

Die Registerkarte enthält die Informationen über den Bearbeitungsstand des Dokumentes. Neben der Revisionsnummer wird angezeigt, welcher Mitarbeiter wann das Dokument erstellt hat und ob die Prüfung oder die Freigabe erfolgt ist, inkl. des Datums und des Mitarbeiters.

2. Dateien

Die Registerkarte enthält eine Übersicht der Dateiverknüpfungen aus dem Unterprogramm QS-Dokument - Dateien.

Utility

Revision erstellen

Das Utility "Revision erstellen" kopiert den ausgewählten Datensatz und vergibt eine neue Revisionsnummer. Die lfd. Nummer bleibt gleich. Mit diesem neuen Dokument kann muss der Prüfungs- und Freigabeprozess erneut durchgeführt werden. Sobald die Freigabe für das neue Dokument erfolgt wird automatisch das Kennzeichen Aktiv in allen freigegebenen Vorgängerversionen auf N gesetzt.

Freigabe rückgängig machen

Ein bereits freigegebenes Dokument kann in den Status "In Prüfung" zurückgesetzt werden.

Prüfung rückgängig machen

Ein bereits geprüftes Dokument kann in den Status "In Bearbeitung" zurückgesetzt werden.

Drucken

QS-Dokument

Ist für ein QS-Dokument ein Text hinterlegt, kann dieser ausgedruckt werden. Dieser Ausdruck enthält ein Deckblatt mit Angabe des Dokumententitels und des Dokumentennamens, dem Verteiler und den am Entstehungsprozess beteiligten Personen (Erstelle, Prüfer, Freigabe durch). Nach einem Seitenumbruch folgt der eigentliche Text des Dokumentes. Abgeschlossen wird dieser immer mit einem Hinweistext.

Siehe auch

QS-Prozessverwaltung - Position