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Firmenstammdaten

Im Firmenstamm sind die Einstellungen für firmenspezifische Anpassungen von AvERP hinterlegt. Hier kann immer nur ein Datensatz abgespeichert werden.

Hauptbereich

Um Änderungen vorzunehmen, müssen die hier gespeicherten Daten editiert werden.

In den Firmenstammdaten kann eine Vielzahl von Vorbelegungen gemacht werden, die für viele Prozesse in AvERP von wesentlicher Bedeutung sind. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, die Firmenstammdaten sehr genau und sorgfältig zu hinterlegen. Da AvERP auch mandantenübergreifend arbeiten kann und mehrere Mandanten in einer Datenbank abdecken kann, werden die Merkmale und Informationen aus dem Firmenstamm immer mehr in die Mandantenverwaltung übertragen, da die Merkmale mandantenabhängig sind.

Registerkarten

1. Firmendaten

Das Feld Kundenummer bei Firma SYNERPY dient dazu, Ihre Kundennummer zu pflegen, die Sie bei der Firma SYNERPY haben. Um Ihre Anfragen schnellst möglich bearbeiten zu können, hilft die Angabe Ihrer Kundennummer.

Im Feld Mandant muss der eigenen Firma ein Mandant zugewiesen werden. Auch wenn nicht mit mehreren Mandaten gearbeitet wird, muss es neben den Firmenstammdaten mindestens einen Eintrag in der Mandantenverwaltung geben. Weitere Beschreibungen hierzu, siehe Mandantenverwaltung.

Im Adressstamm wird die eigen Adresse der Firma hinterlegt und kann über die Drei Punkte Taste in den Firmenstamm übernommen werden.

Das Feld Geschäftsjahr stellt das Präfix der Fertigungs-, Rechnungs-, Auftragsnummer etc. dar. Dazu können mittels der Felder Geschäftsjahr von und Geschäftsjahr bis die genauen Daten für das Geschäftsjahr hinterlegt werden. Die eigene Steuer- und Umsatzsteuernummer wird auf den dafür vorgesehenen Formularen mit angedruckt.

Mit dem Kennzeichen für das boolesche Ja bzw. Kennzeichen für das boolesche Nein kann die Eingabemöglichkeit in sämtlichen Ja-Nein-Feldern in AvERP festgelegt werden. Die Standardbelegung ist J und N.

Das Kennzeichen Amt für Fax ist ein Makrokürzel, das bei der automatischen Generierung von Computerfaxen zum Tragen kommt. Es ist die modemspezifische Festlegung der zur Initialisierung benötigten Vorwahl.

Die Systemsprache ist die Landessprache der Firma, in welcher alle Dokumente erstellt werden sollen.

Im Länderstamm werden sämtliche in Adressen und Beschreibungen verwendete Länder zentral gespeichert, dadurch wird die Pflege erleichtert.

Im Feld Währung muss die Hauswährung hinterlegt werden.

Das Feld Anfang eig. EAN-Code dient zur Erstellung von EAN-Codes im Artikelstamm und wird aus dem Anfang eig. EAN-Code in der Mandantenverwaltung übernommen.

Die vier Pflichtfelder über Generelle Informationen geben an, ob die generelle Information, wenn eine angelegt wurde, beim jeweiligen Artikel, Kunden, Lieferanten oder Projekt immer angezeigt werden soll oder nicht.

Im Feld Zeitzone (GMT) kann die landesbezogene Zeitzone hinterlegt werden.

Über das Kennzeichen Nur Mandant D.S. kann zentral gesteuert werden, ob die Datensätze in AvERP mandantenabhängig sind. In einer Vielzahl von Masken befindet sich eine Mandantenzuordnung. In diese Masken kann jeder User nur die Datensätze seines aktuell zugewiesenen Mandanten sehen. Über das Kennzeichen kann diese Logik zentral deaktiviert werden. Die Deaktivierung ist auch pro Maske möglich. Mehr dazu im Bereich Administration.

Im Kundenstamm kann ein Kundenbild hinterlegt werden, wenn das Kennzeichen Kundebild anzeigen auf J gesetzt ist.

Über das Kennzeichen Datenhistorie kann entschieden werden, ob Datenhistorien geführt werden. Im AvERPAdmin kann hinterlegt werden, welche Historien geführt werden.

2. Formular

Das Firmenlogo kann mit Hilfe der Schaltflächen in die Datenbank importiert werden. Bei den meisten Ausdrucken steht es dann zur Verfügung und kann so mit ausgedruckt werden.

Das Feld Logo in Formular steuert, ob das Logo primär angezeigt werden soll oder nicht.

Auf Ausdrucken kann ebenfalls eine Formularfußzeile angedruckt werden. Der Text dieser Fußzeile kann hier im Firmenstamm hinterlegt werden. Die gleichen Angaben werden im Mandantenstamm wiederholt, da diese mandantenbezogen sind.

3. Artikel

Die Warengruppen sowie die Vorbelegung für die Mengeneinheit des Artikels sind Werte, die bei der Neuanlage eines Artikels automatisch in die entsprechenden Felder im Artikelstamm eingefügt werden.

Über das Template-Kz. kann eine Vorlage für Sachmerkmale vorbelegt werden.

Das Mehrwertsteuerkennzeichen dient als Vorbelegung für die Mehrwertsteuer in zahlreichen Masken. In Verbindung mit dem Länderkennzeichen wird automatisch keine Mehrwertsteuer berechnet, wenn der Lieferant oder Kunde im Ausland ist.

Die in den Feldern Standardeingangslager, Standardausgangslager und Fertigungsstandardlager hinterlegten Lager werden beim Anlegen eines Artikels automatisch als Artikeleinzellager angelegt. Das Standardeingangslager wird bei Lagerzugängen vorbelegt. Das Ausganglager dient als Vorbelegung für alle geplanten Lagerausgänge. Das Sperrlager und der Umschlagplatz werden für die Wareneingangskontrolle benötigt. Diese Lager werden bei den entsprechenden Artikeln automatisch angelegt, wenn ein Wareneingangsworkflow stattfindet. Die Wareneingangsmenge wird bei einer Wareneingangskontrolle zuerst auf den Umschlagplatz gebucht und von dort aus verteilt. Findet eine Reklamation statt bzw. ist die Wareneingangsprüfung in einem bestimmten Abschnitt nicht korrekt, wird die zu reklamierende Menge auf das Sperrlager gebucht.

Im Feld Tage Lagervorplanung kann hinterlegt werden, wie lange im Voraus die Lagermengen, unter Berücksichtigung der geplanten Abgänge, überprüft und gegebenenfalls nachbestellt (Disponiervorschlag) werden sollen.

Die Felder Lagerbewertungsmethode (Buchungsmethode) und Lagerbewertungsart (Bewertung) dienen als Vorbelegung für den Mandantenstamm und die aus dem Mandantenstamm für den Lagerstamm und daraus für die Artikelstamm – Einzellager. Die Bewertungsmethode steuert die Lagerbuchungsart und die Bewertungsart, die Art der Lagerbewertung (Durchschnitt, Einstand, FIFO und LIFO). Für den Artikelstamm kann eine Doublettenprüfung aktiviert werden, die gleiche Artikelbezeichnungen überprüft und ggf. Hinweismeldungen erstellt.

Werden bei den Artikelpreisen Mengenstaffeln hinterlegt, beziehen sich diese immer auf die VK-Grundlage im Artikelstamm abzüglich der Rabatte. Der Bezug kann über das Kennzeichen Auto-VK Staffeln über Hauptpreisliste verändert werden, so dass der Staffelpreis immer vom Preis der Standardpreisliste (Im Firmen- und Mandantenstamm definiert) mit der Staffel 1 aus berechnet wird.

Das Feld kg je Menge definiert die Mengenbasis für das Einsatz und Teilegewicht im Artikelstamm, das wiederum für die Berechnung und Kalkulation der Materialzuschläge benötigt wird. Über das Feld Artikel.Nr. – Groß/Klein, kann die Groß- und Kleinschreibweise der Artikelnummern definiert werden. L steht für Lower (klein) und U für Upper (groß).

Im Artikelstamm kann beim Speichern eine Prüfung der Zeichnungsnummer erfolgen.

Die Definition der Mengeneinheiten wird für interne Umrechnungen, z.B. bei der Oberflächen und Volumenberechnung, benötigt.

4. Verkauf

Die Diverse Kundennummer ist die Kundennummer für Laufkundschaft, für die kein eigener Eintrag im Kundenstamm gemacht wird.

Der Wochentag für Kunde bestimmt den gewünschten Auslieferungstag für Ware. Dieser wird bei den Berechnungen bzgl. des Lieferdatums berücksichtigt.

Das Feld Standard Auslieferung dient als Vorbelegung für die Artikellieferzeit auf der Registerkarte 3. Verkauf im Artikelstamm.

Das Kreditlimit dient der Vorbelegung von Kunden im Kundenstamm. Wird das Kreditlimit überschritten und das Kennzeichen Über Kreditlimit ist auf "N" gesetzt, dann erscheint eine Warnmeldung, wenn für den entsprechenden Kunden in der Angebots- und Auftragsverwaltung aus dem Angebot ein Auftrag erzeugt wird.

Die folgenden vier Felder beziehen sich auf die Nebenkosten - Definitionen:

Das Feld NK-Rabatt.Kz definiert, welche Nebenkostenart herangezogen werden soll, wenn automatische Rabatte ermittelt werden.

Im Feld Mindestrechnungswert Kz, muss das Nebenkostenkennzeichen hinterlegt werden, welches beim unterschreiten eines Mindestrechnungswert zum Tragen kommt.

Das NK-Porto.Kz. und NK-Guthaben.Kz. greift ebenfalls auf eine Nebenkostendefinition zu und muss hier hinterlegt werden.

Die Standard Preisliste wird bei der Erzeugung von Artikelpreisen als primäre (Master-) Liste verwendet.

Die Automatische Preisberechnung bestimmt, ob die Preise der Artikel generell neu berechnet werden sollen, wenn sich die VK-Grundlage eines Artikels verändert.

Für die die Verkaufspreisberechnung eines Artikels existieren folgende Berechnungsarten:

• Z - Zuschlag
• R - Rabatt
• S - Staffel-Rabatt
• M - Master
• K - Kalkulation
• E - Einstandspreis

Das Merkmal Berechnung nach Zuschlag kommt noch nicht zur Geltung. Es wird ausschließlich bei Listenpreisberechnungen benötigt.

Im Feld Mahnstufen Intervall muss hinterlegt werden, wie viel Tage der Abstand zwischen den einzelnen Mahnstufen beträgt, bevor die darauf folgende Mahnstufe für den Kunden im Mahnwesen eingeleitet werden soll.

Im Feld VK-Rundungsschema kann eine mögliche Rundung der Kundenpreise definiert werden. Die Rundungen werden bei der Verkaufspreisberechnung berücksichtigt und wirken sich auf die Preise in Artikelstamm – Kundenpreise aus. Bisher wird nur das Kennzeichen 1 als VK-Rundungsschema berücksichtigt. Dies bewirkt folgendes: Alle Preise bis 500€ werden auf eine Nachkommastelle (0,1 bzw. ein zehntel)) gerundet. Alle Preise über 500€ bis 1000€ werden auf 0,5 gerundet und alle Preise über 1000€ werden auf 1 gerundet (keine Nachkommastellen).

Das Kennzeichen Auftr.Pos.mit Kz..Erfass. definiert, ob in den Kundenauftragspositionen die Wahl der Rückstandserzeugung erlaubt ist oder nicht. Wird das Feld mit "J" belegt, existiert in den Kundenauftragspositionen ein Auswahlfeld, ob für die Position Liefer- und/oder Rechnungsrückstände angelegt werden sollen.

Das Feld Vk-Preis m. WrGrp.Rabatt ist eine Vorbelegung für das gleiche Feld im Kundenstamm.

Über das Kennzeichen Auto.Anlage.WrGrp.Rabatt können bei Neuanlage eines Kunden automatische alle Verkaufswarengruppen zu dem Kunden hinterlegt werden, zu denen dann ggf. nur noch ein Rabatt hinterlegt werden muss.

Über das Feld Kunde.Nr. gleich Fibukonto kann entschieden werden, ob die Kundennummer im Kundenstamm automatisch das Fibu-Konto vorbelegen soll.

Die Zolldaten werden für die automatische Erzeugung von Zollformularen benötigt.

Die Felder Abweichungsart (Prozent oder Betrag) und Abweichungswert sind der Toleranzbereich in der Saldenliste zum Kunden. In AvERP können die gebuchten Zahlungseingänge zu einer Kundenrechnung erfasst werden. Ist der komplette Betrag erfasst, wird in die Rechnungsmaske ein Zahlungseingangsdatum eingetragen, das die Rechnung als fertig verbucht kennzeichnet. Das Zahlungsdatum wird erst eingetragen, wenn der Betrag komplett eingegangen ist. Um Abweichungen des Zahlungsbetrages zu erlauben, können Prozent- oder Betragswerte als Toleranz definiert werden. Das Kennzeichen Abweichungsart definiert dabei, ob es sich um einen Prozentwert (P) oder Betrag (B) handelt. Im Feld Abweichungswert kann der Wert als Betrag oder Prozent hinterlegt werden.

5. Einkauf

Im Zahlungsbuch werden Beträge entweder per Scheck oder per Überweisung bezahlt. Der hier hinterlegte Betrag beeinflusst die Grenze, ab wann keine Überweisung gemacht wird, sondern mit Scheck bezahlt wird.

Wenn ein Lieferant nicht liefert, kann eine automatische Anmahnung erfolgen. Das Feld Anmahnung Lieferantentermin bestimmt den Abstand in Tagen, in denen die Mahnungen erzeugt werden.

Der Wochentag für Lieferanten bestimmt den gewünschten Anlieferungstag für Ware. Dieser wird bei den Berechnungen bzgl. des Lieferdatums berücksichtigt.

Rechnungspositionen können nur erfasst werden, wenn der „Wareneingang“ für die entsprechende Position bereits abgeschlossen ist, wenn das Kennzeichen Rechnungseingang nur nach Wareneingang auf "J" gesetzt ist.

Das Feld Fibu-Kennzeichen in Lieferantenrechnungseingang bestimmt, ob im Rechnungseingang ein Kennzeichen für die Finanzbuchhaltung übergeben werden muss.

Die Zahlungsverkehrsart entscheidet, wohin eine abgeschlossene Eingangsrechnung geleitet wird.

Über das Kennzeichen Meldg.fehl.Konten kann gesteuert werden, ob eine Prüfung Meldung über fehlende Einkauf- und Verkaufskonten beim Artikel stattfinden soll. Die Meldungen erscheinen beim Einkauf (Bestellung) und Verkauf, wenn diese Konten beim Artikel nicht hinterlegt sind.

Sollen Rechnungseingänge nach einem kompletten Wareneingang automatisch erzeugt werden, muss das Kennzeichen Autom.RE auf J gesetzt werden.

Im Feld Mit WE W-Flow kann hinterlegt werden, ob eine Wareneingangskontrolle mit Workflow stattfinden soll. Ist dieses Kennzeichen auf N eingesetzt, sind die entsprechenden Schaltflächen für den WE – Workflow im Wareneingang ausgeblendet. Ein Wareneingang mit prüfpflichtigen Wareneingangspositionen kann erst fertig gemeldet werden, wenn alle prüfpflichtigen Positionen mindestens den Prüfstatus (1-3) erreicht haben, der im Feld WF-Status für WE fertig hinterlegt ist.

Wird im Feld autom.Std.-EL im WE ein J eingetragen, dann erfolgen alle Wareneingangsbuchungen auf das im Firmenstamm hinterlegte Wareneingangslager. Dabei ist es egal, welches Lager in der Bestellposition eingetragen wurde. Alle Bestände auf dem Standardeingangslager können über die Maske Wareneingangslager auf die einzelnen Lager verteilt werden.

Das Feld Lief.Nr. gleich Fibukonto steuert die Vorbelegung der Fibu-Konto Nummer mit der Lieferantennummer.

6. Fertigung

Im Feld automatische Arbeitsgangterminierung kann hinterlegt werden, wie die einzelnen Arbeitsgänge zeitlich eingeplant werden sollen. Dabei kann man wählen zwischen:

• V - Vorwärtsterminierung und
• R - Rückwärtsterminierung

In der Nachkalkulation des Fertigungsmaterials kann entschieden werden, worauf sich die Materialkosten beziehen sollen:

• L - Letzter Wert aus Eing.Rech. Bzw. Fertigung
• D - Durchschnitt über die letzten 10 Positionen
• A - Alle Positionen, bis Menge gesättigt

Die Auswahl wird über das Feld Fert. Ist-EK woher gesteuert.

Im Kennzeichen F.Auftrag Status nach K.Auftrag kann hinterlegt werden, in welchen Status ein, aus einem Kundenangebot generierter, Fertigungsauftrag übergehen soll, wenn das Kundenangebot in einen Kundenauftrag umgewandelt wird.

Im Kennzeichen F.Auftrag Status wird hinterlegt, in welchen Status ein aus einem Angebot bzw. Auftrag generierter Fertigungsauftrag gesetzt werden soll, da zum Beispiel erst ab Status A eines Fertigungsauftrages die Mengenbedarfe ermittelt werden.

Das FA-Auftrag Material buchen entscheidet über die Vorgehensweise bei den Materialbuchungen im Fertigungsauftrag. Folgende Varianten sind dabei möglich:

• M - Manuell: Die Fertigungsmaterialien können nur manuell vom Lager abgebucht werden und zwar entweder über das Utility "Material vom Lager abbuchen" oder indem die verbrauchte Menge manuell in der Fertigungsauftrag Materialien eingetragen wird.
• P - Proportional: Die Fertigungsmaterialien werden anteilmäßig anhand der gefertigten Mengen abgebucht, nachdem die gefertigte Menge im Fertigungsauftrag eingetragen wurde.
• K - Komplett: Die Fertigungsmaterialien werden komplett (Auftragsmenge) abgebucht, indem Moment, wenn die gefertigte Menge eingetragen wird. Es wird immer die komplette Materialmenge abgebucht, auch wenn nur eine Teilmenge als gefertigte Menge eingetragen wird.
• A - Alles, wenn Staus auf I: Die Fertigungsmaterialien werden sofort komplett abgebucht, wenn der Fertigungsauftrag in Status I (in Fertigung) gesetzt wird.
• I - Alles buchen, wenn Status auf I bzw. Proportional, wenn Status auf F: Mischung aus A und P. Die Fertigungsmaterialien werden beim Wechsel in den Status I komplett abgebucht. Nach dem Fertigmelden (Status F) des Fertigungsauftrags, wird die gefertigte Menge mit der eigentlichen Auftragsmenge vergleichen. Weichen beide Mengen voneinander ab, kommt es zu Nachbuchungen (Zu- oder Abbuchungen), so dass sich die abgebuchte Materialmenge immer auf die gefertigte Menge bezieht, sobald der Fertigungsauftrag abgeschlossen ist. Wurden die Materialien den Arbeitsgängen zugeordnet, bezieht sich die Buchung dieser Materialien auf den Status der Arbeitsgänge. Erst wenn der Arbeitsgang in Status I geht, wird das zugewiesene Material abgebucht.

Über das Kennzeichen Tage FA-Ende vor Liefer.Term. wird gesteuert, wie viel Tage vor dem Liefertermin, aus der Kundenauftragsposition, das Enddatum im Fertigungsauftrag generiert werden soll, wenn der Fertigungsauftrag aus der Auftragsverwaltung, per Utility, erstellt wird.

Im Feld Autom.Term.Unteraufträge wird festgelegt, ob sich die Start- und Endtermine von Unterfertigungsaufträgen automatisch, auf Grundlage der Termine des Hauptfertigungsauftrages und der Durchlaufzeiten der Unterfertigungsaufträge, generieren sollen. Wird das Feld auf N gesetzt, so bildet der Starttermin des Hauptfertigungsauftrages das Start- und Enddatum der Unterfertigungsaufträge.

Über die Felder Wo.Tag können die Start- und Endtermine bestimmt werden, die beim Eintragen einer KW, im Fertigungsauftrag, ermittelt werden sollen.

Für die BDE-Rückerfassung kann für die reguläre Pause, eine Personalausfallzeit definiert und zugewiesen werden, da die dem Mitarbeiter zugewiesenen Pausen automatisch von Laufzeit in der Fertigung abgezogen werden. Dadurch ist eine bessere Nachvollziehbarkeit gewährleistet.

7. Zeiterfassung

In den Feldern Istzeitrundung können für die Kommen und Gehen Zeiten hinterlegt werden, auf wie viel ganze Minuten die rückerfassten Istzeiten der Mitarbeiter gerundet werden sollen.

Über das Kennzeichen Mitarbeiter Istzeitauswertung wird gesteuert, ob die Planzeit gleichzeitig die Beschränkung der Rahmenarbeitszeit ist. Bei dem Kennzeichen Normal, gelten nur die Istzeiten innerhalb der hinterlegten Planzeiten.

Bei dem Kennzeichen Anwesend, gelten die Istzeiten unabhängig von den hinterlegten Planzeiten.

Der Kilometerfaktor, das Kilometergeld und der Pauschale Kilometerabzug dient der Berechnung der Fahrkosten im Mitarbeiterstamm und der Monatsauswertung.

8. Schnittstellen

Das DATEV Buchungskennzeichen entscheidet darüber, ob die Beträge

• B - Brutto oder
• N - Netto

gebucht werden.

Die Standardkonten können für Einmalkunden und Einmallieferanten hinterlegt werden, damit diese nicht extra als Buchungsnummer geführt werden müssen. Einmalkunden und Einmallieferanten können im Kundenstamm und Lieferantenstamm über den Status gekennzeichnet werden.

Für die Nutzung der E-Mailfunktionalität, um E-Mails aus den AvERP Formularen zu versenden, muss die entsprechende Mail Konfiguration verknüpft werden.

Für den Abgleich der externen Software E-Groupware und der AvERP - Datenbank, müssen die notwendigen Einstellungen getroffen werden.

Der Pfad zum AvERP DMS muss im Firmenstamm hinterlegt werden, um die Software über die F7-Taste aufrufen zu können.

Siehe auch

Hauptmenü