FRMV BBES

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Bestellungen

Um neue Artikel zu beschaffen, muss eine Bestellung bei einem Lieferanten getätigt werden.

Hauptbereich

Jede Bestellung hat eine eindeutige Best.Nr.. Diese wird beim Anlegen automatisch vergeben. Gesteuert wird dies in den Nummernkreisen unter dem Tabellennamen "BBES".

Die Lieferantennummer kann man direkt aus dem Lieferantenstamm übernehmen oder über das Schnellsuchfeld gefiltert werden. Durch die Übernahme des Lieferanten wird ein Großteil der Felder in der Bestellung ausgefüllt, da die meisten Informationen bereits im Lieferantenstamm hinterlegt werden können.

Ein Klick auf die Schaltfläche öffnet die Einkaufsübersicht.

Die Bestellart steuert u.a. die Projekt- und Kostenstellenpflicht in einer Bestellung und dient der Gruppierung und Auswertung von Bestellungen. Die Standardbestellart wird automatisch vorbelegt, außer beim Mitarbeiter ist eine andere Bestellart als Vorbelegung zugewiesen.

Der Bestellstatus kann manuell gesetzt werden und hat aktuell nur informativen Charakter.

Die Betreffzeile wird auf der Bestellung über den Positionen mit angedruckt.

Über Ordertyp.Kz. kann der Bestellung der passende Ordertyp zugewiesen werden.

Die Projektnummer und der Projektleiter können manuell zugewiesen werden. Ist in der Bestellart die Projektpflicht hinterlegt, dann kann eine Bestellung ohne Projektzuordnung nicht gespeichert werden.

Registerkarten

1. Adressen & Details

Über eine abweichende Lieferadresse und eine abweichende Rechnungsadresse kann hinterlegt werden, wohin die Lieferung erfolgt und an wen die Rechnung gestellt wird ([1] Streckengeschäft ). Generell ist dies mit der Mandantenadresse vorbelegt.

Durch Betätigen der - Schaltfläche öffnet sich ein Meldungsfenster, in dem der Name, die Strasse, das Land & PLZ und der Ort aus dem Adressstamm angezeigt wird.

Für die Lieferung der Beistellteile an den Lieferanten besteht die Möglichkeit, eine abweichende Lieferant.Lief.Adr. zu hinterlegen. Diese wird dann auf dem Lieferanten–Lieferschein (Beistellteillieferung) angedruckt. Ist keine Lieferadresse zum Lieferant hinterlegt, dann wird die Adresse aus der Bestellung angedruckt.

Der Ansprechpartner wird aus dem Lieferantenstamm übernommen und auf der Bestellung angedruckt. Ist beim Ansprechpartner eine abweichende Adresse zugeordnet, dann wird auch diese in der Bestellung angedruckt.

Die Währung des Lieferanten und der aktuelle Kurs werden aus den Stammdaten des Lieferanten übernommen.

Die Mehrwertsteuer wird ebenso aus dem Lieferantenstamm vorbelegt, kann aber manuell für die Bestellung verändert werden.

Die Angaben zum Bestellwert und den Nebenkosten ergeben sich aus den Bestellpositionen.

Es kann manuell ein Rabatt vergeben werden, der den Gesamtpreis verändert. Es werden immer beide Währungen (eigene und Lieferantenwährung) ausgewiesen.

Durch wen die Bestellung wann erfasst wurde, wird in den Feldern Erfasst am und Sachbearbeiter gespeichert. Es wird automatisch der Mitarbeiter des Benutzers eingetragen, der die Bestellung angelegt hat. Die Daten (Name, E-Mail, Telefon) des Sachbearbeiters werden auf der Bestellung angedruckt.

Das Bestelldatum wird automatisch gesetzt, nachdem die Bestellung gedruckt wurde.

Im Feld AB bis kann hinterlegt werden, bis wann vom Lieferanten eine Auftragsbestätigung erwartet wird. Dies kann zusätzlich auch pro Bestellposition hinterlegt werden und wird auf dem Bestellausdruck mit angedruckt.

Der Liefertermin kann als Vorbelegung für die Bestellpositionen hinterlegt werden. Über die Darstellung Termin wird gesteuert, wie der Liefertermin auf dem Bestelldruck angedruckt werden soll:

• D - Datum
• W - Jahr/KW

Im Feld Anmahnen ab kann ein Datum hinterlegt werden, ab wann der Lieferant bei noch nicht erfolgter Lieferung angemahnt werden soll. Hierzu ist es erforderlich, eine Nachrichtenkonfiguration zu hinterlegen.

Ebenso dient die Preisdruckvariante ausschließlich als Vorlage für die Bestellpositionen. Hierüber wird gesteuert, wie der Preis in der Bestellung dargestellt werden soll:

• V - Vollständig
• P - Paketpreis
• O - Ohne Preis
• A - Preis nach Aufwand

Wird die Bestellung gedruckt, so gilt sie als bestätigt und die in den Bestellpositionen angegebenen Artikel gehören zum Lieferrückstand des Lieferanten. Das Kennzeichen Gedruckt wird auf J gesetzt. Für die Artikel wird auf dem Lager, zum Liefertermin, ein Lagereingang geplant.

Das Kennzeichen LS gedruckt wird gefüllt, wenn der Lieferanten-Lieferschein mit Beistellteilen gedruckt wird, die daraufhin vom Lager abgebucht werden.

In Beistellteile lieferbar wird für alle zu liefernden Beistellteile ein "J" angezeigt, wenn genügend Lagerbestand zur Auslieferung vorhanden ist.

Wurden alle zu den Bestellpositionen hinterlegten Beistellteile geliefert, wird das Kennzeichen Beistellteile kompl. gel. auf "J" gesetzt.

Über das Kennzeichen Erfassen abgeschlossen kann gesteuert werden, ob eine Bestellung fertig ist und gedruckt werden kann. Das Kennzeichen kann manuell gesetzt werden.

Eine Änderungsbestellung wird aus den Storniervorschlägen automatisch erzeugt und bezieht sich immer auf eine vorhandene Bestellung.

Die Angebotsnummer des Lieferanten wird aus der Lieferantenanfrage übergeben und kann auch manuell gesetzt werden.

Nachdem der Lieferanten die Auftragsbestätigung zur Bestellung geschickt hat, kann das AB-Eingangsdatum (wichtig für Lieferantenbewertung), die AB-Nummer und der bestätigte Liefertermin eingetragen werden. Die AB-Nummer und der AB-Liefertermin ist zusätzlich in den Bestellpositionen vorhanden, da dies positionsabhängig unterschiedlich sein kann. Die im Bestellkopf hinterlegten Vorgaben zur Auftragsbestätigung können per Utility in alle angelegten Bestellpositionen kopiert werden.

2. Konditionen

Auf der Registerkarte Konditionen können die Liefer- und Zahlungsbedingungen hinterlegt werden, die aus dem Lieferantenstamm übernommen werden und manuell noch geändert werden können. Die Zahlungsbedingungen können auch über einen Zahlungsschlüssel zugeholt werden.

Das Kennzeichen Rohstoffzuschlag aktiviert die Berechnung des Materialzuschlags in den Bestellpositionen.

Zusätzlich wird hier eine Übersicht der Wiedervorlagen dieser Bestellung angezeigt.

3. Materialübersicht

Die in den Disponiervorschlägen gespeicherten Zuordnungen zum Fertigungsmaterial, werden in die Bestellpositionen übergeben und können auf dieser Registerkarte über alle Bestellpositionen der Bestellung eingesehen werden.

4. Übersicht

Auf dieser Registerkarte werden die Abhängigkeiten zur Bestellung aufgezeigt. Wird eine Bestelllung gedruckt werden alle Bestellpositionen als Wareneingangsrückstand und Rechnungseingangsrückstand angelegt. Diese können daraufhin als Wareneingang und Rechnungseingang erfasst werden. Weiterhin können alle Projekte angezeigt werden, die in der Bestellung angesprochen werden. Der Verlauf gibt einen Gesamtüberblick der Bestellung pro Bestellposition. Die Wiedervorlage kann in den Unterprogrammen zur Bestellung hinterlegt werden. Die Beistellteile der Bestellung werden hier ebenfalls angezeigt.

5. Lief.Information

Auf dieser Registerkarte werden Informationen zum Lieferanten angezeigt:

• Ansprechpartner
• Rahmenaufträge
• Notizen
• Anschreiben
• Bestelltexte
• Dateien

Per Doppelklick können diese geöffnet werden.

6. Positionen

Alle Positionen einer Bestellung werden in dieser Registerkarte aufgelistet und können per Doppelklick geöffnet werden.

Utility

Per EDIFact senden

Bestellungen können per Edifact an den jeweiligen Lieferanten gesendet werden. Die Übermittlung der Daten erfolgt beim Ausführen des Utilitys.

Projekt aus Vorlage

Mit Hilfe dieses Utilitys kann zu einer Bestellung ein Projekt erzeugt werden. Dabei können die vordefinierten Informationen zum Projekt aus einer Projektvorlage übernommen werden.

Positionen sortieren

Die Positionen einer Bestellung können über dieses Utility neu sortiert und nummeriert werden. Die Erzeugung der neuen Positionsnummern muss dann nach einer der folgenden Kriterien erfolgen:

• Warengruppe und Lieferantenartikelnummer
• Erstellungsreihenfolge (ID)
• Sortierreihenfolge
• Artikel.Nr.

Bestellung kopieren

Die Bestellpositionen einer Bestellung können in eine andere Bestellung kopiert werden. Hierbei muss der Kopf der Bestellung manuell angelegt werden. Aus der neu angelegt Bestellung wird das Utility ausgeführt. Daraufhin erfolgt die Abfrage nach der Nummer der Bestellung, die kopiert werden soll. Diese sollte daher vorher kopiert und aufgeschrieben werden. Daraufhin werden die Positionen der Bestellung in die neue Bestellung kopiert.

Rahmenauftrag erzeugen

Aus einer Bestellung heraus kann über die hinterlegten Bestellpositionen ein Rahmenauftrag beim Lieferanten hinterlegt werden. Dabei werden die Konditionen aus den Bestellpositionen übergeben und gelten für die Folgebestellungen, bis die Rahmenmenge verbraucht ist. Wird aus einer Bestellung ein Rahmenauftrag generiert, werden keine Waren- und Rechnungseingangsrückstände erzeugt, sondern nur für die einzelnen Bestellabrufe.

Wareneingang erzeugen

Erfolgt die Lieferung vom Lieferanten für eine komplette Bestellung, dann kann der Wareneingang per Utility aus der Bestellung erzeugt werden. Hierbei erfolgt eine Abfrage nach der Lieferscheinnummer des Lieferanten und dem Liefertermin der Ware. Daraufhin werden alle Positionen der Bestellung, die noch im Wareneingangsrückstand stehen, in einen neuen Wareneingang kopiert, der daraufhin geöffnet wird und bearbeitet werden kann.

Auftragsbestätigung in Positionen übertragen

Bestätigt der Lieferant die Bestellung über eine Auftragsbestätigung und zu einem einheitlichen Liefertermin, dann können die AB Nummer und der bestätigte AB Liefertermin in der Bestellmaske hinterlegt und über dieses Utility auf die Positionen kopiert werden. Hierbei wird der vorhandene Liefertermin in den Bestellpositionen überschrieben und als ursprünglicher Liefertermin abgespeichert.

Projekt in Best.pos. kopieren

Wird in der Bestellmaske die Projektnummer verändert, dann kann diese über das Utility auf die Bestellpositionen kopiert werden.

Liefertermin in Positionen übertragen

Über dieses Utility kann der in der Bestellung hinterlegte Liefertermin auf die Bestellpositionen kopiert werden.

Beistellteile sperren / freigeben

Den Bestellpositionen können Beistellteile zugeordnet werden. Über das Kennzeichen Liefern (J/N) kann in den Beistellteilen entschieden werden, ob diese aktuell geliefert werden sollen oder erst später. Alle Beistellteile bei denen das Kennzeichen auf J gesetzt ist und die noch nicht geliefert wurde, werden beim Druck des Lieferanten Lieferscheins berücksichtigt. Über dieses Utility kann das Kennzeichen „Liefern J/N“ für mehrere Beistellteile gesetzt werden. Dabei werden nur die Beistellteile angezeigt, die noch nicht geliefert wurden.

AB bis Datum übertragen

In der Bestellung kann das AB bis Datum hinterlegt und über das Utility auf alle Bestellpositionen kopiert werden.

Gedruckt rückgängig

Eine gedruckte Bestellung kann normalerweise nicht mehr verändert werden. Über dieses Utility ist es aber möglich, die Bestellung in den "Status" Gedruckt = "N" zurückzusetzen.gesetzt werden. Voraussetzung dafür ist allerdings, das alle Wareneingangs- und Rechnungseingangsrückstände noch komplett vorhanden sind.

Bestellung kopieren (komplett)

Über dieses Utility kann eine Bestellung kopiert werden, ohne dass vorher ein Bestellkopf angelegt werden muss.

Rabatt von Bestellgruppen

In den Warengruppen Einkauf können Bestellgruppen definiert und mit einem Rabatt versehen werden. Abhängig von der Bestellmenge der einzelnen Bestellpositionen, die in der gleichen Bestellgruppe liegen, kann ein Rabatt bezogen auf eine Staffelmenge ermittelt und übergeben werden.

Bestellung stornieren

Eine gedruckte Bestellung kann über dieses Utility storniert werden, wodurch alle vorhandenen Wareneingangs- und Rechnungseingangsrückstände gelöscht werden. Die betroffenen Bestellpositionen werden über ein Kennzeichen als storniert gekennzeichnet.

Änderungsbestellung erzeugen

Über dieses Utility kann zu einer gedruckten Bestellung eine Änderungsbestellung erzeugt werden. Daraufhin erscheint eine Auflistung aller Bestellpositionen, die noch nicht geliefert wurden. Aus der Übersicht können die Positionen markiert und übernommen werden, die in die Änderungsbestellung übergeben werden sollen. Für die übergebenen Positionen wird eine Änderungsbestellung erzeugt, die daraufhin geöffnet werden kann. Die offenen Bestellmengen werden als negative Menge übergeben und verringern dadurch nach dem Druck der Änderungsbestellung die Rückstände. Die Originalbestellung und Position wird in der Änderungsbestellposition verlinkt und auch mit angedruckt.

Kommission erstellen

Über dieses Utility kann zu einer Bestellung eine Kommissionierung für die Beistellteile erzeugt werden, sofern noch offene Kommissionsposition für diese Bestellung vorhanden ist. Wählt man die Option Auto. Lagerreservierung nach FIFO, so werden dabei automatisch die Lagerplätze nach FIFO (First In - First Out) reserviert. Nach Erstellung der Kommissionierung wird diese automatisch aufgerufen.

Lieferantenlieferschein zurücksetzen

Über dieses Utility kann man Lieferantenlieferscheine zurücksetzen. Es werden zwei Grids angezeigt. Im oberen werden alle Bestellposition-Beistellteile angezeigt, die das Kennzeichen Liefern auf J haben und bereits als Geliefert markiert sind. Durch einen Doppelklick werden die Beistellteile in das untere Grid übernommen. Durch die Schaltfläche werden alle Beistellteile aus dem unteren Grid zurückgesetzt, d. h. die Lagerbuchung wird rückgängig gemacht, Die Lieferkennzeichen Geliefert und Liefern im Beistellteil und LS gedruckt im Bestellkopf werden auf N gesetzt. Besteht bereits ein Waren- oder Rechnungseingang zu der zugehörigen Bestellposition, ist ein Zurücksetzen nicht mehr möglich.

Anzahlungsrechnung erstellen

Über dieses Utility kann eine Anzahlungsrechnung zu der Bestellung erstellt werden. Hierzu muss die Lieferanten-Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum und die Anzahlung als Prozentwert oder Betrag eingegeben werden. Nach der Erstellung wird die Anzahlungsrechnung automatisch aufgerufen. Eine Anzahlungsrechnung kann nur erzeugt werden, wenn RE-Rückstände vorhanden sind.

Export an KOSTAL

Über dieses Utility kann eine Bestellung im KOSTAL-Format per E-Mail versendet werden.

Rabattbetrag für Bestellung verteilen

Über dieses Utility ist es möglich, einen Rabattbetrag auf die Bestellpositionen gemäß des Wertes der einzelnen Positionen zu verteilen. Kann der Betrag auf Grund von Rundungsdifferenzen nicht ohne Rest verteilt werden, wird dieser als Nebenkosten angelegt.

Status setzen

Über dieses Utility kann der Workflow-Status der Bestellung gesetzt werden.

Drucken

Bestellung

Vor dem eigentlichen Ausdruck erfolgt eine Abfrage, ob eine Testbestellung gedruckt werden soll oder nicht. Daraufhin gelangt man in die Druckvorschau der Bestellung. Über das Druckmenü kann diese nun als PDF - Datei gespeichert oder in Papierform ausgedruckt werden. Nach dem Ausdruck einer Originalbestellung (keine Testdruck) erfolgt die Abfrage, ob die Bestellung in Ordnung ist. Wird dies mit "Ja" bestätigt, wird die Bestellung als gedruckt gekennzeichnet und die Bestellpositionen gelangen in den Wareneingang – Rückstand und Lieferantenrechnungsrückstand.

Lieferanten-Lieferschein

Mit Hilfe des Lieferanten–Lieferscheins werden die zu den entsprechenden Bestellpositionen hinterlegten Beistellteile angedruckt. Dabei gibt es die Möglichkeit, eine Lieferschein-Nr. auszuwählen. Wird neuer Lieferschein gewählt, so wird eine Lieferscheinnummer für den Druck erzeugt. Ist für diese Bestellung bereits ein Lieferanten-Lieferschein gedruckt worden, können Sie diesen hier auswählen, um so einen Wiederholdruck durchführen zu können. Die Abbuchung der Beistellteile erfolgt hier ebenfalls erst nach Bestätigung des Originalausdrucks.

Bestellung über Mail versenden

Auf Grundlage der hinterlegten E-Mail Konfiguration in AvERP besteht die Möglichkeit, die Bestellung an den hinterlegten Empfänger per E-Mail zu versenden. Hierbei wird aus der Bestellung ein PDF erzeugt und die E-Mail mit dem vorkonfigurierten Text direkt verschickt. Als Kopie (CC) und Blindcopy (BCC) kann die E-Mail an zusätzliche Empfänger versendet werden.

Bestellinfo

Dies ist ein Druck zur internen Verwendung, der analog zum Druck Bestellung aufgebaut ist, jedoch auch interne Texte beinhaltet.

Siehe auch

Hauptmenü