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Angebots- und Auftragsverwaltung

In der Angebots- und Auftragsverwaltung werden für Kunden Verkäufe erfasst. Die Maske bildet den Angebots-/Auftragskopf, der die Grundinformationen zum Angebot/Auftrag beinhaltet.

Hauptbereich

Man kann sich alle Informationen zu einem Auftrag anzeigen lassen, indem man im Feld Auftragsnummer die F4-Taste betätigt. Daraufhin werden sämtliche Informationen über offene und erfasste Lieferschein- bzw. Rechnungspositionen angezeigt.

Die Mandanten.Nr. wird automatisch mit dem Mandanten des Benutzers gefüllt, der einen neuen Datensatz angelegt hat.

Die Auftrags.Nr. füllt sich automatisch auf Grundlage der definierten Nummernkreise. Hierbei kann im Nummernkreis zwischen Angebotsnummer (BAUF.A) und Auftragsnummer (BAUF.B) unterschieden werden.

Mit dem Kennzeichen Auftrag wird bestimmt, ob es sich um ein Angebot („N“) oder einen Auftrag („J“) handelt. Aus einem Angebot kann so jederzeit durch Betätigen der Schaltfläche J ein Auftrag generiert werden. Dabei werden sämtliche Auftragspositionen in den Liefer- und Rechnungsrückstand geschrieben und ein Lagerausgang zum Versanddatum geplant. Ein Auftrag lässt sich nur zurück in ein Angebot ändern, wenn sich noch sämtliche Positionen im Liefer- und Rechnungsrückstand befinden.

Im Feld Kunden.Nr. kann die Nummer des Kunden manuell, über die Drei-Punkte-Taste oder über das Schnellsuchfeld ausgewählt und hinterlegt werden.

Im Schnellsuchfeld kann ein Suchbegriff ohne Platzhalter hinterlegt werden. Beim Verlassen des Schnellsuchfeldes mit der TAB-Taste erfolgt die Suche über mehrere Felder im Kundenstamm hinweg. Daraufhin öffnet sich eine Übersicht mit den zutreffenden Kunden, aus denen man einen Kunden per Doppelklick übernehmen kann.

Der Name des Kunden wird automatisch ergänzt.

Das Auftragsart.Kz. dient neben der Kategorisierung von Aufträgen für statistische Zwecke auch der Festlegung von wichtigen, den Auftragsablauf steuernden Merkmalen.

Das Abt.Kürzel kann manuell oder automatisch gepflegt werden, indem dieses im Mitarbeiterstamm - Interne Abteilungen als Vorbelegung hinterlegt und der Mitarbeiter einem Benutzer zugewiesen wurde.

Über das Kennzeichen Stornoauftrag wird angezeigt, ob es sich um einen Stornoauftrag handelt. Eine ausführlich Beschreibung ist im Utility kompletten Auftrag stornieren zu finden.

Im Feld Ordertyp.Kz. kann eine Vorbelegung in der Maske Ordertyp hinterlegt werden.

Registerkarten

1. Details

Über die Projekt.Nr. kann einem Angebot oder Auftrag manuell oder automatisch ein bestehendes Projekt über die Projektverwaltung zugeordnet werden. Im ersten Feld kann das Projekt und im zweiten Feld die Projektposition ausgewählt werden.

Im Feld Ablauf werden die Status eines Auftrages dargestellt. Einige dieser Status werden automatisch gepflegt. Der Status „Nach Angebotsabgabe“ wird nach dem Druck des Angebotes vergeben, sofern dieses bestätigt wurde. Status 2 und 3 können manuell vergeben werden. Status 4 wird nach der Versionierung eines Angebots automatisch gesetzt, wobei das versionierte Angebot für die weitere Bearbeitung gesperrt wird. Status 5 und 6 werden bei der Verwendung von Anzahlungen manuell gesetzt.

Über den Zeichnungsstatus kann der Verlauf einer zugehörigen und notwendigen Auftragszeichnung manuell gekennzeichnet werden.

Der Liefertermin / Wunschtermin und das Versanddatum gelten als Vorbelegung für die Kundenauftragspositionen. Um alle Positionen mit diesem Liefertermin abzugleichen, muss das Utility Liefertermin in Pos. Übertragen ausgeführt werden.

Auf Grundlage der hinterlegten Lieferkarenz in Tagen (Vorbelegung aus Kundenstamm), wird über den hinterlegten Liefertermin oder Wunschliefertermin des Kunden das mögliche Versanddatum berechnet, wobei ein hinterlegter Kundenwunschtermin höhere Priorität hat.

Beispiel:

Liefertermin 20.10. und Wunschtermin 21.10. Daraus ergibt sich bei einer Lieferkarenz von 5 Tagen ein Versanddatum zum 16.10. Ohne Wunschtermin würde AvERP den 15.10. als Versanddatum vorschlagen.

Im Feld Erfasst am wird eingetragen, wann der Datensatz erfasst wurde.

Wann das Angebot zum Auftrag wurde, wird in den Datumsfeldern „Auftragsdatum“ und „Auftr. bestätigt am“ gespeichert. Wird das Angebot zum Auftrag, wird das Auftragsdatum gesetzt. Erst wenn die Auftragsbestätigung gedruckt wurde, wird das Datum in Auftr. bestätigt am gesetzt. Das Feld Kompl. erfasst wird automatisch auf „J“ gesetzt, wenn zu einem Auftrag keine Liefer- und Rechnungsrückstände mehr vorhanden sind und der Auftrag somit abgeschlossen bzw. komplett erfasst wurde.

Über den Status kann einem Angebot oder Auftrag ein Status zugewiesen werden.

2. Bearbeitung

Die Felder Sachbearbeiter und Verantwortlicher werden mit dem Mitarbeiter vorbelegt, der den Datensatz angelegt hat. Ist beim Kunden ein verantwortlicher Mitarbeiter hinterlegt, wird dieser aus dem Kundenstamm als „Verantwortlicher“ übernommen. In den Ausdrucken wird immer der verantwortliche Mitarbeiter angedruckt.

Der Wunschterm. Kunde kann als Information hinterlegt werden.

Die Lieferzeit in KW steuert die Anzahl der notwendigen Kalenderwochen bis zur Lieferung (nicht die Kalenderwoche, in der geliefert wird). Diese Information wird im Angebot mit angedruckt.

Der Lieferzeitpunkt kann bezogen auf eine Uhrzeit der Lieferung hinterlegt und fixiert werden.

Wird per Utility eine Angebotsversion erstellt oder ein Angebot gesplittet, wird ein neues Angebot generiert. In dem neuen Angebot besteht eine Verlinkung zum alten Angebot über die Ang.-Nr..

Wird aus einer Anfrage ein Angebot generiert, dann wird die Anfrage.Nr. verlinkt.

Über die Schaltfläche Preisgrenzen werden die zum Artikel hinterlegten Preisgrenzen für den gesamten Auftrag dargestellt.

3. Auftragsartikel

Der hier hinterlegte Artikel bezieht sich als Oberartikel auf den gesamten Auftrag. Im Arbeitsstammplan kann für diesen Artikel eine Angebotskalkulation aus Arbeitsgängen und Materialien mehrstufig hinterlegt werden.

Über das Utility Arbeitsplan Kalkulation übernehmen in der Angebots- und Auftragsverwaltung können diese Kalkulationsvorgaben mehrstufig aufgelöst und übernommen werden. Hierbei werden die gekennzeichneten Arbeitsgänge und Materialien in das Angebot als Kundenauftragspositionen übergeben und den hinterlegten Artikeln und Kategorien zugewiesen, so dass ein Angebot mit Zwischensummen erstellt werden kann.

4. Adressen

Im Feld Post.Rech.Adr.Nr. kann eine separate Postadresse hinterlegt werden, an die das Rechnungsformular geschickt werden soll. Wird eine Postadresse hinterlegt, wird mit dem Rechnungsformular ein separater Ausdruck mit der Postadresse erstellt (für Briefumschläge mit Fenstern).

Im Feld Install.Adr.Nr. kann eine abweichende Adresse angegeben werden.

Über die Adr-Schaltflächen kann die jeweils entsprechende Adresse angezeigt werden, ein Folgen der Relation zum Adressstamm ist daher nicht nötig.

1. Kunde & Saldo

Die Liefer- bzw. Rechnungsadresse bestimmt, wohin der Lieferschein (und daher auch die Ware) sowie die Rechnung geschickt werden. Die Adresse im jeweiligen Ausdruck wird somit beeinflusst. Alle Adressen können bereits im Kundenstamm definiert werden. Die Adressfelder werden aus dem Adressstamm des Kunden übernommen.

Einem Auftrag können drei Ansprechpartner zugeordnet werden, die auf allen Formularen des Verkaufsprozesses angedruckt werden.

Einem Kundenauftrag kann zudem ein Vertreter zugewiesen werden, der im Vertreterstamm angelegt ist. Somit hat man die Möglichkeit, interne Vertreter einem Auftrag zuzuordnen und entsprechend zu vergüten bzw. auszuwerten. Vertreter können dem Kunden bereits im Kundenstamm zugeordnet werden und werden dadurch automatisch vorbelegt. Die im Vertreterstamm hinterlegte Provision wird in die Angebots- und Auftragsverwaltung übernommen und dient dort als Vorbelegung für die Kundenauftragspositionen. Gehört eine Kundenauftragsposition einer Warengruppe an, für die der Vertreter abweichende Provisionen erhält, werde diese übernommen.

Die Kundenanfrage.Nr. und Kunden.Bestell.Nr. können hinterlegt werden und werden ebenfalls auf allen Formularen angedruckt.

Zusätzlich können Informationen zum Kunden.Bestell.Datum, zur Kundenkommission und ein Kunden.Bestell.Text hinterlegt werden.

Im Feld Angeb. gültig bis kann das Gültigkeitsdatum des Angebots hinterlegt werden.

Das Gewicht ergibt sich aus den Positionsgewichten, wobei das Gewicht einer einzelnen Position im Artikelstamm auf der Registerkarte Verkauf hinterlegt werden kann.

Die Preisdruckvariante dient als Vorbelegung für die Kundenauftragspositionen.

Der Pos.Rabatt wird aus dem Kundenstamm vorbelegt und weiter an die Positionen als Vorbelegung übergeben.

Der Nettobetrag, die Nebenkosten und der Gesamtbetrag der Positionen werden in der Eigenwährung und der Fremdwährung ausgewiesen.

Auf den Gesamtbetrag kann ein positiver und negativer Rabatt / Zuschläge hinterlegt werden, der automatisch als Nebenkosten angelegt wird.

In der unteren Tabelle werden, falls angelegt, die Nebenkosten aus dem Kundenauftrag angezeigt.

2. Konditionen

Die Liefer-, Versand- und Zahlungsbedingungen werden direkt aus dem Kundenstamm übernommen und können auftragsspezifisch angepasst werden.

Die Kostenstelle und die Kundengruppen 1 und 4 (Buchhaltungsgruppe) werden ebenfalls aus dem Kundenstamm übernommen.

Mit dem Feld Dyn.Nebenkost. berechnen kann entschieden werden, ob Berechnungen in der Kundenrechnung automatisch stattfinden sollen oder ob nur manuelle Nebenkosten eingetragen werden dürfen. Damit die Nebenkosten im Auftragsstatus aktualisiert werden können, muss das entsprechende Kennzeichen auf „J“ gesetzt werden.

Über das Kennzeichen Nur Gesamtabwicklung kann bestimmt werden, ob eine Teillieferung von manchen Positionen mit einer Nachlieferung von den restlichen möglich sein soll, oder ob der Auftrag nicht geteilt werden darf.

Das Kennzeichen Auftrag einzeln entscheidet darüber, ob ein Auftrag in Sammelrechnungen und -Lieferscheinen erfasst werden darf, oder ob der Auftrag immer einzeln geliefert und verrechnet wird (Teillieferungen und Rechnungen sind weiterhin möglich).

Beide Kennzeichen werden wiederum aus dem Kundenstamm vorbelegt.

Das Kennzeichen NebenKost. i. Auft.Status neuberech. steuert die Neuberechnung der Nebenkosten, wenn das Angebot in den Auftragsstatus wechselt. Hierbei können beispielsweise Nebenkosten auf Grundlage von Frachtvorgaben neuberechnet werden.

Im Feld Währung Ausdruck wird hinterlegt, welche Währung auf den Ausdrucken stehen soll. Dabei wird immer die Hauswährung vorbelegt.

Bei ausländischen Kunden kann hier die Fremdwährung in Währung Kunde hinterlegt werden.

Weiterhin hat man die Möglichkeit, den Währungskurs in Aktueller Kurs zu hinterlegen, welcher auf den Ausdrucken angedruckt werden soll.

Bei Verkäufen in das Ausland kann automatisch die Währung des jeweiligen Landes als Verkaufswährung festgelegt werden. Um Veränderungen im Wechselkurs keinen Einfluss auf den Preis zu geben, wird der Kurs hinterlegt, zu dem das Angebot bzw. der Auftrag gültig sind. Die Währung wird automatisch mit der für den Kunden im Kundenstamm hinterlegten Währung vorbelegt.

Das Mehrwertsteuerkennzeichen bestimmt die Mehrwertsteuer für die Nebenkosten.

Im Feld Zahlungsart kann die Art des Zahlungseinganges hinterleget werden. Diese Daten werden auch in die Kundenrechnung mit übernommen.

Ebenso kann die Kontonummer der Firma hinterlegt werden, auf das die Überweisung stattfinden soll. Diese Daten diesen der Liquiditätsplanung und werden aus dem Kundenstamm vorbelegt.

Im Feld Automatische Rechnung kann hinterlegt werden, ob automatisch eine Kundenrechnung nach Lieferscheindruck erzeugt werden soll. Zusätzlich kann beim Kunden hinterlegt werden, bis zu welchem Rechnungswert das automatische Erstellen der Kundenrechnung möglich sein darf.

Über das Feld Rohstoffzuschlag wird gesteuert, ob die zu den Positionen ggf. enthaltenen Werkstoffe als Materialzuschlag ausgewiesen werden sollen oder nicht.

Das Feld Template Fehlerkategorie PDE dient als Vorbelegung für das Fehlertemplate in der Prüfdatenerfassung.

3. Historie

Diese Registerkarte ist in drei Registerkarten unterteilt:

3.1. Angebot - Verfolgung

Auf der Registerkarte Angebotsverfolgung kann ein Verlauf angezeigt werden. Hierfür können im Unterprogram Wiedervorlage die notwendigen Angaben gemacht werden.

Der Prozentwert Chance für Auftrag gibt an, mit welcher Wahrscheinlichkeit das Angebot nach subjektiver Sicht zu einem Auftrag wird.

Zusätzlich besteht die Möglichkeit, eigene Angebotsstatus zu definieren und zu vergeben.

Der erwartete Auftragseingang dient zur Vorausplanung.

3.2. Angebotsabgabe

In der Registerkarte Angebotsabgabe kann im Feld Angebotsabgabe bis das Datum hinterlegt werden, bis wann das Angebot abgegeben werden soll.

Über die Schaltfläche Angebotsverfolgung kann dafür ein Termin in der Wiedervorlage hinterlegt werden, wobei das Datum, der Text und der Sachbearbeiter übergeben werden.

3.3. Mehrfachanfragen

Die Registerkarte steuert die Verwaltung von Mehrfachanfragen über mehrere Angebote hinweg. Beispielsweise kann für eine bestimmte Aktion eine Mehrfachanfrage definiert werden. Alle Kunden, die diesbezüglich anfragen, können zusammengefasst und verwaltet werden.

4. Informationen

Diese Registerkarte bietet eine Gesamtübersicht der wichtigsten Kundeninformationen und wird komplett aus dem Kundenstamm gefüllt.

5. Übersicht

Mit Hilfe dieser Registerkarte können alle Informationen zum Auftragsverlauf eingesehen werden.

Die erzeugten Liefer- und Rechnungsrückstände und die erzeugten Lieferscheine und Rechnungen zum Auftrag können über die einzelnen Schaltflächen in Tabellenform oder als Strukturbaum dargestellt werden.

6. Lieferabrufe

Hier werden Informationen zu den Lieferabrufen in Tabellenform dargestellt.

7. Positionen

Hier werden die Kundenauftragspositionen des entsprechenden Auftrages gelistet, welche in den Unterprogrammen zum Kundenauftrag hinterlegt wurden. Per Doppelklick kann eine Position geöffnet werden. Die Schaltflächen A und E zeigen den Anfangs- und Endtext einer markierten Position an.

Utility

kompletten Auftrag stornieren

Ein bestehender Kundenauftrag kann storniert werden, wodurch ein neuer Auftrag als Stornoauftrag mit negativen Mengen und Preisen erzeugt wird. Das Kennzeichen „Stornoauftrag“ in der Hauptmaske wird auf „J“ gesetzt. Der ursprünglich angelegte Auftrag bleibt erhalten.

Siehe auch

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