FRMV BAUF

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Angebots- und Auftragsverwaltung

In der Angebots- und Auftragsverwaltung werden für Kunden Verkäufe erfasst. Die Maske bildet den Angebots- / Auftragskopf, der die

Grundinformationen zum Angebot / Auftrag beinhaltet.

Hauptbereich

Man kann sich alle Informationen zu einem Auftrag anzeigen lassen, indem man im Feld Auftragsnummer die F4-Taste

betätigt. Daraufhin werden sämtliche Informationen über offene und erfasste Lieferschein- bzw. Rechnungspositionen angezeigt.

Die Mandanten.Nr. wird automatisch mit dem Mandanten des Benutzers gefüllt, der einen neuen Datensatz

angelegt hat.

Die Auftrags.Nr. füllt sich automatisch auf Grundlage der definierten Nummernkreise. Hierbei kann im

Nummernkreis zwischen Angebotsnummer (BAUF.A) und Auftragsnummer (BAUF.B) unterschieden werden.

Mit dem Kennzeichen Auftrag wird bestimmt, ob es sich um ein Angebot („N“) oder einen Auftrag („J“) handelt. Aus einem

Angebot kann so jederzeit durch Betätigen der Schaltfläche J ein Auftrag generiert werden. Dabei werden sämtliche

Auftragspositionen in den Liefer- und Rechnungsrückstand geschrieben und ein Lagerausgang zum Versanddatum geplant. Ein Auftrag

lässt sich nur zurück in ein Angebot ändern, wenn sich noch sämtliche Positionen im Liefer- und Rechnungsrückstand befinden.

Im Feld Kunden.Nr. kann die Nummer des Kunden manuell, über die Drei-Punkte-Taste oder über das Schnellsuchfeld

ausgewählt und hinterlegt werden.

Im Schnellsuchfeld kann ein Suchbegriff ohne Platzhalter hinterlegt werden. Beim Verlassen des Schnellsuchfeldes mit der

TAB-Taste erfolgt die Suche über mehrere Felder im Kundenstamm hinweg. Daraufhin öffnet sich eine Ubersicht mit den zutreffenden

Kunden, aus denen man einen Kunden per Doppelklick übernehmen kann.

Der Name des Kunden wird automatisch ergänzt.

Das Auftragsart.Kz. dient neben der Kategorisierung von Aufträgen für statistische Zwecke auch der Festlegung

von wichtigen, den Auftragsablauf steuernden Merkmalen.

Das Abt.Kürzel kann manuell oder automatisch gepflegt werden, indem dieses im Mitarbeiterstamm - Interne Abteilungen als Vorbelegung hinterlegt und der Mitarbeiter einem Benutzer zugewiesen wurde.

Über das Kennzeichen Stornoauftrag wird angezeigt, ob es sich um einen Stornoauftrag handelt. Eine ausführlich Beschreibung

ist im Utility FRMV_BAUF#kompletten Auftrag stornieren zu finden.

Im Feld Ordertyp.Kz. kann eine Vorbelegung in der Maske Ordertyp hinterlegt werden.

Registerkarten

1. Details

Über die Projekt.Nr. kann einem Angebot oder Auftrag manuell oder automatisch ein bestehendes Projekt über die

Projektverwaltung zugeordnet werden. Im ersten Feld kann das Projekt und im zweiten Feld die

Projektposition ausgewählt werden.

Im Feld Ablauf werden die Status eines Auftrages dargestellt. Einige dieser Status werden automatisch gepflegt. Der Status

„Nach Angebotsabgabe“ wird nach dem Druck des Angebotes vergeben, sofern dieses bestätigt wurde. Status 2 und 3 können manuell

vergeben werden. Status 4 wird nach der Versionierung eines Angebots automatisch gesetzt, wobei das versionierte Angebot für die

weitere Bearbeitung gesperrt wird. Status 5 und 6 werden bei der Verwendung von Anzahlungen manuell gesetzt.

Über den Zeichnungsstatus kann der Verlauf einer zugehörigen und notwendigen Auftragszeichnung manuell gekennzeichnet

werden.

Der Liefertermin / Wunschtermin und das Versanddatum gelten als Vorbelegung für die

Kundenauftragspositionen. Um alle Positionen mit diesem Liefertermin abzugleichen, muss das Utility

Liefertermin in Pos. Übertragen ausgeführt werden.

Auf Grundlage der hinterlegten Lieferkarenz in Tagen (Vorbelegung aus Kundenstamm), wird über den hinterlegten Liefertermin

oder Wunschliefertermin des Kunden das mögliche Versanddatum berechnet, wobei ein hinterlegter Kundenwunschtermin höhere

Priorität hat.

Beispiel:

Liefertermin 20.10. und Wunschtermin 21.10. Daraus ergibt sich bei einer Lieferkarenz von 5 Tagen ein Versanddatum zum 16.10.

Ohne Wunschtermin würde AvERP den 15.10. als Versanddatum vorschlagen.

Im Feld Erfasst am wird eingetragen, wann der Datensatz erfasst wurde.

Wann das Angebot zum Auftrag wurde, wird in den Datumsfeldern „Auftragsdatum“ und „Auftr. bestätigt am“ gespeichert. Wird das

Angebot zum Auftrag, wird das Auftragsdatum gesetzt. Erst wenn die Auftragsbestätigung gedruckt wurde, wird das Datum in

Auftr. bestätigt am gesetzt. Das Feld Kompl. erfasst wird automatisch auf „J“ gesetzt, wenn zu einem Auftrag keine

Liefer- und Rechnungsrückstände mehr vorhanden sind und der Auftrag somit abgeschlossen bzw. komplett erfasst wurde.

Über den Status kann einem Angebot oder Auftrag ein Status zugewiesen werden.

2. Bearbeitung

Die Felder Sachbearbeiter und Verantwortlicher werden mit dem Mitarbeiter vorbelegt, der den Datensatz

angelegt hat. Ist beim Kunden ein verantwortlicher Mitarbeiter hinterlegt, wird dieser aus dem Kundenstamm als „Verantwortlicher“

übernommen. In den Ausdrucken wird immer der verantwortliche Mitarbeiter angedruckt.

Der Wunschterm. Kunde kann als Information hinterlegt werden.

Die Lieferzeit in KW steuert die Anzahl der notwendigen Kalenderwochen bis zur Lieferung (nicht die Kalenderwoche, in der

geliefert wird). Diese Information wird im Angebot mit angedruckt.

Der Lieferzeitpunkt kann bezogen auf eine Uhrzeit der Lieferung hinterlegt und fixiert werden.

Wird per Utility eine Angebotsversion erstellt oder ein Angebot gesplittet, wird ein neues Angebot generiert. In dem neuen Angebot

besteht eine Verlinkung zum alten Angebot über die Ang.-Nr..

Wird aus einer Anfrage ein Angebot generiert, dann wird die Anfrage.Nr. verlinkt.

Über die Schaltfläche Preisgrenzen werden die zum Artikel hinterlegten Preisgrenzen für den gesamten Auftrag dargestellt.

3. Auftragsartikel

Der hier hinterlegte Artikel bezieht sich als Oberartikel auf den gesamten Auftrag. Im Arbeitsstammplan

kann für diesen Artikel eine Angebotskalkulation aus Arbeitsgängen und Materialien mehrstufig

hinterlegt werden.

Über das Utility Arbeitsplan Kalkulation übernehmen in der Angebots- und

Auftragsverwaltung können diese Kalkulationsvorgaben mehrstufig aufgelöst und übernommen werden. Hierbei werden die

gekennzeichneten Arbeitsgänge und Materialien in das Angebot als Kundenauftragspositionen übergeben und den hinterlegten Artikeln

und Kategorien zugewiesen, so dass ein Angebot mit Zwischensummen erstellt werden kann.

4. Adressen

Im Feld Post.Rech.Adr.Nr. kann eine separate Postadresse hinterlegt werden, an die das Rechnungsformular

geschickt werden soll. Wird eine Postadresse hinterlegt, wird mit dem Rechnungsformular ein separater Ausdruck mit der Postadresse

erstellt (für Briefumschläge mit Fenstern).

Im Feld Install.Adr.Nr. kann eine abweichende Adresse angegeben werden.

Über die Adr-Schaltflächen kann die jeweils entsprechende Adresse angezeigt werden, ein Folgen der Relation zum Adressstamm

ist daher nicht nötig.

1. Kunde & Saldo

Die Liefer- bzw. Rechnungsadresse bestimmt, wohin der Lieferschein

(und daher auch die Ware) sowie die Rechnung geschickt werden. Die Adresse im jeweiligen Ausdruck wird somit

beeinflusst. Alle Adressen können bereits im Kundenstamm definiert werden. Die Adressfelder werden

aus dem Adressstamm des Kunden übernommen.

Einem Auftrag können drei Ansprechpartner zugeordnet werden, die auf allen Formularen des Verkaufsprozesses

angedruckt werden.

Einem Kundenauftrag kann zudem ein Vertreter zugewiesen werden, der im Vertreterstamm angelegt ist. Somit hat

man die Möglichkeit, interne Vertreter einem Auftrag zuzuordnen und entsprechend zu vergüten bzw. auszuwerten. Vertreter können

dem Kunden bereits im Kundenstamm zugeordnet werden und werden dadurch automatisch vorbelegt. Die im

Vertreterstamm hinterlegte Provision wird in die Angebots- und Auftragsverwaltung übernommen und dient dort als Vorbelegung für

die Kundenauftragspositionen. Gehört eine Kundenauftragsposition einer Warengruppe an, für die der Vertreter abweichende

Provisionen erhält, werde diese übernommen.

Die Kundenanfrage.Nr. und Kunden.Bestell.Nr. können hinterlegt werden und werden ebenfalls auf allen Formularen

angedruckt.

Zusätzlich können Informationen zum Kunden.Bestell.Datum, zur Kundenkommission und ein Kunden.Bestell.Text

hinterlegt werden.

Im Feld Angeb. gültig bis kann das Gültigkeitsdatum des Angebots hinterlegt werden.

Das Gewicht ergibt sich aus den Positionsgewichten, wobei das Gewicht einer einzelnen Position im

Artikelstamm auf der Registerkarte Verkauf hinterlegt werden kann.

Die Preisdruckvariante dient als Vorbelegung für die Kundenauftragspositionen.

Der Pos.Rabatt wird aus dem Kundenstamm vorbelegt und weiter an die Positionen als Vorbelegung übergeben.

Der Nettobetrag, die Nebenkosten und der Gesamtbetrag der Positionen werden in der Eigenwährung und der

Fremdwährung ausgewiesen.

Auf den Gesamtbetrag kann ein positiver und negativer Rabatt / Zuschläge hinterlegt werden, der automatisch als Nebenkosten

angelegt wird.

In der unteren Tabelle werden, falls angelegt, die Nebenkosten aus dem Kundenauftrag angezeigt.

2. Konditionen

Die Liefer-, Versand- und Zahlungsbedingungen werden direkt

aus dem Kundenstamm übernommen und können auftragsspezifisch angepasst werden.

Die Kostenstelle und die Kundengruppen 1 und 4 (Buchhaltungsgruppe) werden ebenfalls aus dem Kundenstamm übernommen.

Mit dem Feld Dyn.Nebenkost. berechnen kann entschieden werden, ob Berechnungen in der Kundenrechnung automatisch stattfinden

sollen oder ob nur manuelle Nebenkosten eingetragen werden dürfen. Damit die Nebenkosten im Auftragsstatus aktualisiert werden

können, muss das entsprechende Kennzeichen auf „J“ gesetzt werden.

Über das Kennzeichen Nur Gesamtabwicklung kann bestimmt werden, ob eine Teillieferung von manchen Positionen mit einer

Nachlieferung von den restlichen möglich sein soll, oder ob der Auftrag nicht geteilt werden darf.

Das Kennzeichen Auftrag einzeln entscheidet darüber, ob ein Auftrag in Sammelrechnungen und -Lieferscheinen erfasst werden

darf, oder ob der Auftrag immer einzeln geliefert und verrechnet wird (Teillieferungen und Rechnungen sind weiterhin möglich).

Beide Kennzeichen werden wiederum aus dem Kundenstamm vorbelegt.

Das Kennzeichen NebenKost. i. Auft.Status neuberech. steuert die Neuberechnung der Nebenkosten, wenn das Angebot in den

Auftragsstatus wechselt. Hierbei können beispielsweise Nebenkosten auf Grundlage von Frachtvorgaben neuberechnet werden.

Im Feld Währung Ausdruck wird hinterlegt, welche Währung auf den Ausdrucken stehen soll. Dabei wird immer die

Hauswährung vorbelegt.

Bei ausländischen Kunden kann hier die Fremdwährung in Währung Kunde hinterlegt werden.

Weiterhin hat man die Möglichkeit, den Währungskurs in Aktueller Kurs zu hinterlegen, welcher auf den Ausdrucken angedruckt

werden soll.

Bei Verkäufen in das Ausland kann automatisch die Währung des jeweiligen Landes als Verkaufswährung festgelegt werden. Um

Veränderungen im Wechselkurs keinen Einfluss auf den Preis zu geben, wird der Kurs hinterlegt, zu dem das Angebot bzw. der Auftrag

gültig sind. Die Währung wird automatisch mit der für den Kunden im Kundenstamm hinterlegten Währung vorbelegt.

Das Mehrwertsteuerkennzeichen bestimmt die Mehrwertsteuer für die Nebenkosten.

Im Feld Zahlungsart kann die Art des Zahlungseinganges hinterleget werden. Diese Daten werden auch in die

Kundenrechnung mit übernommen.

Ebenso kann die Kontonummer der Firma hinterlegt werden, auf das die Überweisung stattfinden soll. Diese

Daten diesen der Liquiditätsplanung und werden aus dem Kundenstamm vorbelegt.

Im Feld Automatische Rechnung kann hinterlegt werden, ob automatisch eine Kundenrechnung nach Lieferscheindruck erzeugt

werden soll. Zusätzlich kann beim Kunden hinterlegt werden, bis zu welchem Rechnungswert das automatische Erstellen der

Kundenrechnung möglich sein darf.

Über das Feld Rohstoffzuschlag wird gesteuert, ob die zu den Positionen ggf. enthaltenen Werkstoffe als Materialzuschlag

ausgewiesen werden sollen oder nicht.

Das Feld Template Fehlerkategorie PDE dient als Vorbelegung für das Fehlertemplate in der

Prüfdatenerfassung.

3. Historie

Diese Registerkarte ist in drei Registerkarten unterteilt:

3.1. Angebot - Verfolgung

Auf der Registerkarte Angebotsverfolgung kann ein Verlauf angezeigt werden. Hierfür können im Unterprogram

Wiedervorlage die notwendigen Angaben gemacht werden.

Der Prozentwert Chance für Auftrag gibt an, mit welcher Wahrscheinlichkeit das Angebot nach subjektiver Sicht zu einem

Auftrag wird.

Zusätzlich besteht die Möglichkeit, eigene Angebotsstatus zu definieren und zu vergeben.

Der erwartete Auftragseingang dient zur Vorausplanung.

3.2. Angebotsabgabe

In der Registerkarte Angebotsabgabe kann im Feld Angebotsabgabe bis das Datum hinterlegt werden, bis wann das Angebot

abgegeben werden soll.

Über die Schaltfläche Angebotsverfolgung kann dafür ein Termin in der Wiedervorlage hinterlegt werden, wobei

das Datum, der Text und der Sachbearbeiter übergeben werden.

3.3. Mehrfachanfragen

Die Registerkarte steuert die Verwaltung von Mehrfachanfragen über mehrere Angebote hinweg. Beispielsweise kann für

eine bestimmte Aktion eine Mehrfachanfrage definiert werden. Alle Kunden, die diesbezüglich anfragen, können zusammengefasst und

verwaltet werden.

4. Informationen

Diese Registerkarte bietet eine Gesamtübersicht der wichtigsten Kundeninformationen und wird komplett aus dem

Kundenstamm gefüllt.

5. Übersicht

Mit Hilfe dieser Registerkarte können alle Informationen zum Auftragsverlauf eingesehen werden.

Die erzeugten Liefer- und Rechnungsrückstände und die erzeugten Lieferscheine und Rechnungen zum Auftrag können über die einzelnen

Schaltflächen in Tabellenform oder als Strukturbaum dargestellt werden.

6. Lieferabrufe

Hier werden Informationen zu den Lieferabrufen in Tabellenform dargestellt.

7. Positionen

Hier werden die Kundenauftragspositionen des entsprechenden Auftrages gelistet, welche in den Unterprogrammen zum

Kundenauftrag hinterlegt wurden. Per Doppelklick kann eine Position geöffnet werden. Die Schaltflächen A und E zeigen

den Anfangs- und Endtext einer markierten Position an.

Utility

kompletten Auftrag stornieren

Ein bestehender Kundenauftrag kann storniert werden, wodurch ein neuer Auftrag als Stornoauftrag mit negativen Mengen und Preisen

erzeugt wird. Das Kennzeichen Stornoauftrag in der Hauptmaske wird auf "J" gesetzt.Der ürsprunglich angelegte Auftrag bleibt

erhalten.

Siehe auch

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