FRMV BAUF A
Angebotsverwaltung
In der Angebots- und Auftragsverwaltung werden Verkäufe für Kunden erfasst. Die Maske bildet den Angebots-/Auftragskopf, der die Grundinformationen zum Angebot/Auftrag beinhaltet. Durch Betätigen der F4 - Taste im Feld Auftragsnummer lassen sich alle Informationen über offene und erfasste Lieferschein- bzw. Rechnungspositionen zu einem Auftrag anzeigen.
Hauptbereich
Die Mandantennummer wird automatisch mit dem Mandanten des Benutzers gefüllt, der einen neuen Datensatz angelegt hat. Die Auftragsnummer füllt sich automatisch auf Grundlage der definierten Nummernkreise. Hierbei kann im Nummernkreis zwischen Angebotsnummer (BAUF.A) und Auftragsnummer (BAUF.B) unterschieden werden. Im Feld Kundennummer kann die Nummer des Kunden manuell, über die Drei-Punkte-Taste oder über das Schnellerfassungsfeld ausgewählt, und im Schnellsuchfeld ein Suchbegriff ohne Platzhalter hinterlegt werden. Beim Verlassen des Schnellsuchfelds mit der TAB-Taste erfolgt die Suche im Kundenstamm über mehrere Felder hinweg. Daraufhin öffnet sich eine Tabelle mit den zutreffenden Kunden, aus denen man einen per Doppelklick übernehmen kann. Mit dem Kennzeichen Auftrag wird bestimmt, ob es sich um ein Angebot (='N') oder einen Auftrag (='J') handelt. Aus einem Angebot kann so jeder Zeit ein Auftrag generiert werden. Dabei werden sämtliche Auftragspositionen in den Liefer- und Rechnungsrückstand geschrieben und ein Lagerausgang zum Versanddatum geplant. Ein Auftrag lässt sich nur zurück in ein Angebot ändern, wenn sich noch sämtliche Positionen im Liefer- und Rechnungsrückstand befinden.
Die Kundenauftragsart dient neben der Kategorisierung von Aufträgen für statistische Zwecke auch der Festlegung von wichtigen, den Auftragsablauf steuernden Merkmalen. Die einzelnen Merkmale sind in den Stammdaten zur Kundenauftragsart beschrieben. Das Abteilungskürzel kann manuell oder automatisch gepflegt werden, indem dieses im Mitarbeiterstamm als Vorbelegung hinterlegt und der Mitarbeiter einem Benutzer zugewiesen wurde. Über ein Utility kann ein bestehender Kundenauftrag storniert werden, wodurch ein Stornoauftrag mit negativen Mengen und Preisen erzeugt wird.
Registerkarten
1. Details
Die Projektnummer kann einem Datensatz manuell oder automatisch zugeordnet werden und verbindet ein Angebot bzw. einen Auftrag mit einem bestehenden Projekt in der Projektverwaltung. Im Feld Auftragsablauf werden die Status eines Auftrags dargestellt. Einige dieser Status werden automatisch gepflegt. Der Status 'Nach Angebotsabgabe' wird nach dem Druck des Angebots vergeben, sofern dieses bestätigt wurde. Status '2' und '3' können manuell vergeben werden. Status '4' wird nach der Versionierung eines Angebots automatisch gesetzt, wobei das versionierte Angebot für die weitere Bearbeitung gesperrt wird. Status '5' und '6' werden bei der Verwendung von Anzahlungen manuell gesetzt. Über den Zeichnungsstatus kann der Verlauf einer zugehörigen und notwendigen Auftragszeichnung manuell gekennzeichnet werden. Der Liefertermin und das Versanddatum gelten als Vorbelegung für die Kundenauftragspositionen. Um alle Positionen mit diesem Liefertermin abzugleichen, muss das Utility „Liefertermin in Pos. übertragen“ ausgeführt werden. Auf Grundlage der hinterlegten Lieferkarenz in Tagen (Vorbelegung aus Kundenstamm) wird über den hinterlegten Liefertermin oder Wunschliefertermin des Kunden das mögliche Versanddatum berechnet, wobei ein hinterlegter Kundenwunschtermin höhere Priorität hat. Beispiel: Als Liefertermin ist der 20.10., als Wunschtermin der 21.10. angesetzt. Daraus ergibt sich bei einer Lieferkarenz von 5 Tagen ein Versanddatum zum 16.10. Ohne Wunschtermin würde AvERP den 15.10. als Versanddatum vorschlagen. Wann der Datensatz erfasst und das Angebot zum Auftrag wurde, wird in den Datumsfeldern (Erfasst am, Auftragsdatum und Auft. bestätigt am) gespeichert. Wird das Angebot zum Auftrag, dann wird das Auftragsdatum gesetzt. Erst wenn die Auftragsbestätigung gedruckt wurde, wird das Auft. bestätigt am-Datum gesetzt. Das Feld komplett erfasst wird automatisch auf 'J' gesetzt, wenn keine Liefer- und Rechnungsrückstände mehr zu einem Auftrag vorhanden sind und der Auftrag somit abgeschlossen bzw. komplett erfasst wurde.
2. Bearbeitung
Der Sachbearbeiter und der Verantwortliche werden mit dem User vorbelegt, der den Datensatz angelegt hat. Ist beim Kunden ein verantwortlicher Mitarbeiter hinterlegt, wird dieser aus dem Kundenstamm in das Feld Verantwortlicher übernommen. In den Ausdrucken wird immer der verantwortliche Mitarbeiter angedruckt. Die Lieferzeit in KW steuert die Anzahl der notwendigen Kalenderwochen bis zur Lieferung und nicht die Kalenderwoche, in der die Lieferung erfolgt. Diese Information wird im Angebot mit angedruckt. Der Wunschterm. Kunde kann als Information hinterlegt werden. Im Feld Lieferzeitpunkt kann die Uhrzeit der Lieferung hinterlegt und fixiert werden. Wird eine Angebotsversion per Utility erstellt oder ein Angebot gesplittet, so wird ein neues Angebot generiert. In dem neuen Angebot besteht eine Verlinkung zum alten Angebot über die Ang.-Nr.. Wird aus einer Anfrage ein Angebot generiert, dann wird die Anfragenummer verlinkt. Über den Button Preisgrenzen werden die zum Artikel hinterlegten Preisgrenzen für den gesamten Auftrag dargestellt.
3. Auftragsartikel
Der hier hinterlegte Artikel bezieht sich als Oberartikel auf den gesamten Auftrag. Im Arbeitsstammplan kann für diesen Artikel eine Angebotskalkulation aus Arbeitsgängen und Materialien mehrstufig hinterlegt werden. Über das Utility 'Arbeitsplan Kalkulation übernehmen' in der Angebots- und Auftragsverwaltung können diese Kalkulationsvorgaben mehrstufig aufgelöst und übernommen werden. Hierbei werden die gekennzeichneten Arbeitsgänge und Materialien in das Angebot als Kundenauftragspositionen übergeben und den hinterlegten Artikeln und Kategorien zugewiesen, sodass ein Angebot mit Zwischensummen erstellt werden kann.
Registerkarten
1. Kunde & Saldo
Die Liefer- bzw. Rechnungsadresse bestimmt, wohin der Lieferschein (und daher auch die Ware) sowie die Rechnung geschickt werden. Die Adresse im jeweiligen Ausdruck wird somit beeinflusst. Über die Adr-Schaltflächen kann die jeweils entsprechende Adresse angezeigt werden, ein Folgen der Relation zum Adressstamm ist daher nicht nötig. Zusätzlich kann eine separate Postadresse hinterlegt werden, an die das Rechnungsformular geschickt werden soll. Ist dies der Fall, wird mit dem Rechnungsformular ein separater Ausdruck mit der Postadresse erstellt (für Briefumschläge mit Fenstern). Alle Adressen können bereits im Kundenstamm definiert werden. Der Kundenstatus wird aus dem Kundenstamm vorbelegt. Die Adressfelder werden aus dem Adressstamm des Kunden übernommen. Einem Auftrag können drei Ansprechpartner zugeordnet werden, die auf allen Formularen des Verkaufsprozesses angedruckt werden. Einem Kundenauftrag kann zudem ein Vertreter zugewiesen werden, der im Vertreterstamm angelegt ist. Somit lassen sich interne Vertreter einem Auftrag zuordnen und entsprechend vergüten bzw. auswerten. Vertreter können bereits im Kundenstamm dem Kunden zugeordnet und dadurch automatisch vorbelegt werden. Die im Vertreterstamm hinterlegte Provision wird in die Angebots- und Auftragsverwaltung übernommen und dient dort als Vorbelegung für die Kundenauftragspositionen. Gehört eine Kundenauftragsposition einer Warengruppe an, für die der Vertreter abweichende Provisionen erhält, werden diese übernommen. Die Kundenanfrage- und Bestellnummer können hinterlegt werden. Im Feld Angebot gültig bis kann das Gültigkeitsdatum des Angebots eingetragen werden. Das Gewicht ergibt sich aus den Positionsgewichten, wobei das Gewicht einer einzelnen Position im Artikelstamm auf der Registerkarte Verkauf hinterlegt werden kann. Die Preisdruckvariante dient als Vorbelegung für die Kundenauftragspositionen. Der Pos.rabatt wird aus dem Kundenstamm vorbelegt und weiter an die Positionen als Vorbelegung übergeben. Der Nettobetrag, die Nebenkosten und der Gesamtbetrag der Positionen werden in der Eigen- sowie der Fremdwährung ausgewiesen. Auf den Gesamtbetrag kann ein positiver und negativer Rabatt/Zuschlag hinterlegt werden, der automatisch als Nebenkosten angelegt wird. In der unteren Tabelle werden die hinterlegten Nebenkosten aus dem Unterprogramm angezeigt.
2. Konditionen
Die Liefer-, Versand- und Zahlungsbedingungen werden direkt aus dem Kundenstamm übernommen und können auftragsspezifisch angepasst werden. Die Kostenstelle sowie die Kundengruppe 1 und Kundengruppe 4 (Buchhaltungsgruppe) werden ebenfalls aus dem Kundenstamm übernommen. Mit dem Feld Dyn.Nebenkost. berechnen kann darüber entschieden werden, ob Berechnungen in der Kundenrechnung automatisch stattfinden sollen oder nur manuelle Nebenkosten eingetragen werden dürfen. Damit die Nebenkosten im Auftragsstatus aktualisiert werden können, muss das entsprechende Kennzeichen auf 'J' gesetzt werden. Über das Kennzeichen Nur Gesamtabwicklung kann bestimmt werden, ob eine Teillieferung von manchen Positionen mit einer Nachlieferung von den restlichen möglich sein soll oder der Auftrag nicht geteilt werden darf. Das Kennzeichen Angebot einzeln entscheidet darüber, ob ein Angebot in Sammelrechnungen und Lieferscheinen erfasst werden darf oder immer einzeln geliefert und verrechnet wird (Teillieferungen und Rechnungen sind weiterhin möglich). Beide Kennzeichen werden wiederum aus dem Kundenstamm vorbelegt. Das Kennzeichen Nebenkost. i. Auft.Status neuberech. steuert die Neuberechnung der Nebenkosten, wenn das Angebot in den Auftragsstatus wechselt. Hierbei können beispielsweise Nebenkosten auf Grundlage von Frachtvorgaben neuberechnet werden. Im Feld Währung Ausdruck wird die Währung eingegeben, die auf den Ausdrucken stehen soll. Dabei wird immer die Hauswährung vorbelegt. Bei ausländischen Kunden kann hier die Fremdwährung hinterlegt werden. Weiterhin kann der Währungskurs festgelegt werden, welcher auf den Ausdrucken angedruckt werden soll. Bei Verkäufen ins Ausland kann automatisch die Währung des jeweiligen Landes als Verkaufswährung festgelegt werden. Um Veränderungen im Wechselkurs keinen Einfluss auf den Preis zu geben, wird der Aktuelle Kurs hinterlegt, zu dem das Angebot bzw. der Auftrag gültig ist. Die Währung wird automatisch mit der für den Kunden im Kundenstamm hinterlegten Währung vorbelegt. Das MwSt.Kz. bestimmt die Mehrwertsteuer für die Nebenkosten. Im Feld Zahlungsart kann die Art des Zahlungseingangs hinterlegt werden. Diese Daten werden auch in die Kundenrechnung mit übernommen. Ebenso kann die Konto.Nr.Firma hinterlegt werden, auf deren Konto die Überweisung stattfinden soll. Diese Daten dienen der Liquiditätsplanung und werden aus dem Kundenstamm vorbelegt. Über das Feld Autom. Rechnung wird bestimmt, ob automatisch eine Kundenrechnung nach dem Druck des Lieferscheins erzeugt werden soll. Zusätzlich kann beim Kunden der Rechnungswert festgelegt werden, bis zu dem das automatische Erstellen der Kundenrechnung möglich sein darf. Über das Feld Rohstoffzuschlag erfolgt die Steuerung, ob die zu den Positionen ggf. enthaltenen Werkstoffe als Materialzuschlag ausgewiesen werden sollen oder nicht.
3. Historie
Diese Registerkarte unterliegt wiederum einer Unterteilung in weitere drei Registerkarten.
3.1. Angebot - Verfolgung
Auf der Registerkarte Angebot - Verfolgung kann ein Verlauf angezeigt werden. Hierfür können im Unterprogramm 'Wiedervorlage' die notwendigen Angaben gemacht werden. Der Prozentwert gibt an, mit welcher Chance das Angebot nach subjektiver Sicht zu einem Auftrag wird. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, eigene Angebotsstatus zu definieren und zu vergeben. Der erwartete Auftragseingang dient zur Vorausplanung.
3.2 Angebotsabgabe
In der Registerkarte Angebotsabgabe kann das Datum hinterlegt werden, zu dem das Angebot abgegeben werden soll. Über die Schaltfläche 'Angebotsverfolgung' kann dafür ein Termin in der Wiedervorlage eingetragen werden, wobei das Datum, der Text und der Sachbearbeiter übergeben werden.
3.3. Mehrfachanfragen
Die Registerkarte Mehrfachanfragen steuert die Verwaltung von Mehrfachanfragen über mehrere Angebote hinweg. Beispielsweise kann für eine bestimmte Aktion eine Mehrfachanfrage definiert werden. Alle Kunden, die diesbezüglich anfragen, können zusammengefasst und verwaltet werden.
4. Informationen
Diese Registerkarte bietet eine Gesamtübersicht über die wichtigsten Kundeninformationen und wird komplett aus dem Kundenstamm gefüllt.
5. Übersicht
Mit Hilfe dieser Registerkarte können alle Informationen zum Auftragsverlauf eingesehen werden. Die erzeugten Liefer- und Rechnungsrückstände sowie die erzeugten Lieferscheine und Rechnungen zum Auftrag können über die einzelnen Schaltflächen in Form einer Tabelle und eines Strukturbaums dargestellt werden.
6. Sachmerkmale
Kundenangebotsspezifische Sachmerkmale zum Kundenangebot können in dieser Registerkarte über die Vorlage für Sachmerkmale hinterlegt werden.
Die Sachmerkmale werden zusätzlich in Kundenangebot - Sachmerkmale gespeichert.
7. Positionen
Auf der 7. Registerkarte werden die Kundenauftragspositionen des entsprechenden Auftrags gelistet, welche in den Unterprogrammen zum Kundenauftrag hinterlegt wurden. Per Doppelklick kann eine Position geöffnet werden. Die Buttons 'A' und 'E' zeigen den Anfangs- und Endtext einer markierten Position an.
Utility
Siehe auch