Druckgenerator
Druckgenerator
Im Menü aller Masken und in der dazugehörigen Datenübersicht werden bereits definierte Druckausgaben angezeigt.
Hauptbereich
Wird der Druck aus der Maske gestartet, so wird nur der derzeit in der Maske angezeigte Datensatz gedruckt; wird der Druck aus der Datenübersicht gestartet, so werden alle Datensätze bzw. alle markierten Datensätze beim Druck berücksichtigt. Jedem Ausdruck geht eine Druckvorschau voran. In dieser wird der Druck so angezeigt, wie er auf dem Papier erscheinen wird. Druckausgaben, die noch nicht konfiguriert wurden, aber benötigt werden, können mittels des Griddruckmanagers ohne hohen Aufwand erstellt werden. Der Griddruckmanager bietet die Möglichkeit, die in einer Maske oder der Datenübersicht angezeigten Felder und Daten optisch aufzubereiten, Formeln und Kalkulationen zu hinterlegen und Auswertungen zu machen. Das Ergebnis kann, wie jeder Ausdruck, abgespeichert, als E-Mail in PDF-Form versandt, gedruckt oder in ein anderes Dateiformat exportiert werden. Die aufbereiteten Schemen können als Vorlagen abgespeichert werden und mittels der Rechtevergabe einzelnen Mitarbeitern und Gruppen zur Verfügung gestellt werden. Der Griddruckmanager ist in sieben Registerkarten aufgeteilt. Registerkarten ermöglichen das Anzeigen und Gruppieren von vielen Information auf einer einzigen Maske. Durch Anklicken der jeweils sichtbaren Registerkartenbeschriftung mit der Maus bzw. durch Drücken von [ALT + unterstrichener Buchstaben/Zahl der Beschriftung] kann von Karte zu Karte gewechselt werden.
Konfiguration
In der Konfiguration des Griddruckmanagers wird angezeigt, mit welcher Vorlage zurzeit gearbeitet wird. Im Feld „geladene Konfiguration“ wird der Name der aktuellen Konfiguration angezeigt. Wurde noch keine geladen oder abgespeichert, so wird „<keine>“ angezeigt. Über die Schaltfläche „Speichern“ können die auf den weiteren Registerkarten gemachten Einstellungen abgespeichert werden. Dabei muss der Benutzer entscheiden, ob die Konfiguration nur ihm selber oder der ganzen Gruppe zur Verfügung stehen soll.
Abgespeicherte Konfigurationen sind danach nach neuem Maskenaufruf im Druckmenü unter dem hier eingegebenen Namen zuzüglich dem Suffix „ (GD)“ vorhanden und können so direkt für die angezeigten Daten angewendet werden, ohne dass der Griddruckmanager gestartet werden muss. Im unteren Fenster werden alle Konfigurationen angezeigt, die sich auf die Maske beziehen, von der der Griddruckmanager aufgerufen wurde und zu der der Benutzer mindestens Leserechte hat. Diese können per Doppelklick oder über die Schaltfläche „Laden“ aufgerufen werden. Der Ausdruck bezieht sich auf die Daten, die zur Zeit des Druckaufrufs in der jeweiligen Maske oder Datenübersicht angezeigt wurden. Es handelt sich daher um die aktuellsten Daten, nicht die Daten, die angezeigt wurden, als die Konfiguration abgespeichert wurde. In der Menüleiste kann man eine Druckvorschau aufrufen, das Dokument drucken oder bestimmte Konfigurationen aus einer Datei laden bzw. speichern
Layout
Im Layout kann die Ausgabe des Griddruckmanagers optisch angepasst werden. Dabei besteht die Möglichkeit, sowohl den bedruckten Bereich zu verändern als auch Charakteristiken der Schrift zu optimieren. Dabei kann entweder durch Einstellungen der Standardschrift der Text des kompletten Ausdrucks verändert werden oder es können einzelne Anpassungen an der Spaltenüberschrift, den Datenzeilen sowie auf weiteren Registerkarten weitere Einstellungen separat und unabhängig voneinander vorgenommen werden. Wird jeweils die Option „Zeilenumbruch“ angewählt, so werden die Daten mehrzeilig angezeigt, wenn die Zelle nicht ausreichend breit ist. Andernfalls wird der Text abgeschnitten. Auf einem Ausdruck werden immer nur so viele Spalten angezeigt, wie auf der Seite Platz haben. Werden beim Ausdrucken nicht alle gewählten Spalten angezeigt, so bestehen fünf Möglichkeiten:
• Der Rand wird rechts und links verkleinert.
• Das Papierformat wird auf „Quer“ gesetzt.
• Die Schriftgröße oder -art der Felder und Überschriften wird verkleinert
• Auf der Registerkarte Felder werden weniger Felder selektiert.
• Auf der Registerkarte Report-Felder wird die Spaltenbreite der einzelnen Felder verkleinert.
Kopf & Fuß
Im Seitenkopf kann im Feld „Firma“ ein beliebiger Text eingetragen werden. Dieser ist bereits mit dem Firmennamen und der Adresse der im Firmenstamm hinterlegten Adressnummer vorbelegt. Die Schaltfläche rechts zeigt die Ausrichtung des Textes an: L = Linksbündig, R = Rechtsbündig. Ist das Logo auf aktiv geschaltet, so wird es mit der angegebenen Größe entweder links oder rechts oben angedruckt. Dabei wird das im Firmenstamm hinterlegte Logo verwendet. Die Schaltfläche rechts zeigt die Ausrichtung des Logos an: L = Linksbündig, R = Rechtsbündig. Logo und Firmentext müssen dabei eine unterschiedliche Ausrichtung haben, da sie sich sonst auf dem Ausdruck überschneiden würden. Im Feld „Text“ besteht eine weitere Möglichkeit, einen freien Text einzugeben. Dieser wird unter Firmentext und Logo angezeigt. Wiederum bestimmt die Schaltfläche die Ausrichtung des Textes: L = Linksbündig, R = Rechtsbündig, Z = Zentriert. Im Seitenfuß können das aktuelle Datum bzw. Zeit und die Seitenzahl angezeigt werden. Das Format des Feldes „Datum/Zeit“ kann mit Hilfe der „Format“-Schaltfläche verändert werden. Dabei sind die Einstellungen „Datum“, „Datum und Zeit“, „Zeit“ und „keine Anzeige“ möglich. Die Schaltfläche rechts zeigt die Ausrichtung des Feldes „Datum/Zeit“ an: L = Linksbündig, R = Rechtsbündig. Das Format des Feldes „Seitenanzeige“ kann mit Hilfe der „Format“-Schaltfläche verändert werden. Dabei sind folgende Einstellungen möglich:
• Seite X (X ist die jeweils aktuelle Seite des Ausdrucks)
• Seite X von Y (X ist die jeweils aktuelle Seite des Ausdrucks, Y ist die Gesamtanzahl von Seiten des Ausdrucks)
• keine Anzeige
Die Schaltfläche rechts zeigt die Ausrichtung der Seitenanzeige an:
L = Linksbündig,
R = Rechtsbündig.
Im Feld „Text“ besteht eine weitere Möglichkeit, einen freien Text einzugeben. Wiederum bestimmt die Schaltfläche die Ausrichtung des Textes:
L = Linksbündig,
R = Rechtsbündig,
Z = Zentriert.
Felder
Auf der Registerkarte „Felder“ werden die Felder ausgewählt, die auf dem Ausdruck erscheinen sollen bzw. nach denen der Ausdruck sortiert ist. Im linken Feld werden alle Felder angezeigt, die zur Verfügung stehen. Diese setzen sich aus allen in der Maske oder Datenübersicht angezeigten Feldern und sechs Formelfeldern zusammen. Rechts daneben werden die Report-Felder angezeigt, also die Felder, die auf dem Ausdruck erscheinen sollen. Beim Start des Griddruckmanagers werden diese automatisch mit allen Feldern der Maske belegt, bei denen es sich nicht um ID-Felder handelt. Um ein Feld in die Gruppe der Report-Felder zu übernehmen, muss es entweder gedoppelklickt oder markiert und mit Hilfe der „>“-Schaltfläche übernommen werden. Dabei kann ein Feld mehr als einmal in die Gruppe der Report-Felder übernommen werden (Ausnahme Formelfelder). Mit Hilfe der „>>“-Schaltfläche können alle verfügbaren Felder auf einmal übernommen werden. Um ein Feld aus den Report-Feldern zu löschen, kann es gedoppelklickt oder markiert und mit Hilfe der „<“-Schaltfläche gelöscht werden. Mit Hilfe der „<<“-Schaltfläche können alle Report-Felder auf einmal gelöscht werden. Die Reihenfolge der Felder in den Report-Feldern ist gleichzeitig die Reihenfolge, in denen die Felder angezeigt werden. Diese lässt sich durch Markieren der Felder und Klicken der roten Pfeiltasten verändern. Sortier-Felder werden mit Hilfe der unteren „>“-, „>>“-, „<“- oder „<<“-Schaltfläche aus- bzw. abgewählt. Dabei werden die Ergebnisse nach den hier hinterlegten Feldern sortiert; eine bereits in der Maske ausgewählte Sortierung kommt nicht zum Tragen. Die Reihenfolge der Felder in den Sortier-Feldern ist gleichzeitig die Reihenfolge, in denen die Felder sortiert werden. Diese lässt sich durch Markieren der Felder und Klicken der roten Pfeiltasten verändern.
Die Formelfelder befinden sich am Ende der Liste der zur Verfügung stehenden Felder und haben die Form <<FORMELWERT_x>>, wobei x eine Zahl zwischen 0 und 5 ist.
Um eine Formel einzugeben, muss folgende Vorgehensweise eingehalten werden:
• gewünschtes Formelfeld zu den Report-Feldern dazufügen
• Formelfeld markieren
• Formel im Feld unter den Report-Feldern eingeben, eine leere Formel führt zu einer Leerspalte im Ausdruck.
Eine Formel besteht generell aus einem oder mehreren Feldern und Operatoren. Um ein Feld in der Formel hinzuzufügen, muss der Datenbankname für das Feld verwendet werden. Dieser erscheint beim Markieren von zur Verfügung stehenden Feldern in dem Feld darunter. Beispiel: Um das Produkt der Preisbasis EK und dem Inventurpreis zu berechnen, muss folgende Formel eingegeben werden: V_BSA.INV_MEK*V_BSA.PRBASIS. Nach jeder eingegebenen Formel muss die „Speichern“-Schaltfläche geklickt werden.
Report-Felder
Auf dieser Registerkarte können die Reportfelder formatiert und mit Funktionen berechnet werden. Ist der Text einer Zelle länger als die Breite der Zelle, so wird dieser abgeschnitten. Soll der komplette Text sichtbar sein, muss entweder die Breite der Zelle erhöht oder auf der Registerkarte „Layout“ der Zeilenumbruch aktiviert werden. Die Ausrichtung des Feldwertes und der Überschrift wird über die Schaltfläche bestimmt:
L = Linksbündig,
R = Rechtsbündig,
Z = Zentriert.
Aggregatfunktionen sind Berechnungen, die sich auf Gruppen von Datensätzen beziehen. Der Griddruckmanager bietet die Möglichkeit, zwei Gruppen festzulegen, für die pro Feld jeweils eine Aggregatfunktion hinterlegt werden kann. Für Text besteht ausschließlich die Möglichkeit, die Anzahl der Felder anzeigen zu lassen. Für Datumsfelder können Anzahl, Minimum und Maximum angezeigt werden und für Zahlfelder die Aggregatfunktionen Anzahl, Summe, Mittelwert, Minimum und Maximum. Um die Aggregatfunktionen anzuzeigen, muss die Gruppenbildung in der Registerkarte „Gruppen“ aktiviert und entsprechende Gruppen definiert sein. Weiterhin können auch Aggregatfunktionen hinterlegt werden, die sich in der Zusammenfassung befinden und sich somit auf den kompletten Ausdruck beziehen. Dazu muss die Zusammenfassung auf dem gleichnamigen Register aktiviert sein.
Gruppen
Werden im Griddruckmanager Gruppen definiert, so werden die Datensätze nach einem gemeinsamen Feldwert (z.B. es werden alle Kunden mit der gleichen Postleitzahl in einer Gruppe zusammengefasst) zusammengefasst. Es folgt daher eine logische und optische Trennung zu den anderen Datensätzen, es werden jedoch weiterhin alle Datensätze angezeigt. In unserem Beispiel lassen wir nach den Warengruppen Einkauf und Verkauf gruppieren. Eine Gruppe endet an dem Datensatz, wo sich der gemeinsame Feldwert unterscheidet. Als Gruppenfaktoren gelten die Felder der Maske. Es kann auch nach Feldern gruppiert werden, die nicht zu den Report-Feldern zählen. Um ein Feld in die Gruppe der Gruppenfelder zu übernehmen, muss es entweder gedoppelklickt oder markiert und mit Hilfe der „>“-Schaltfläche übernommen werden. Um ein Feld aus den Report-Feldern zu löschen, kann es gedoppelklickt oder markiert und mit Hilfe der „<“-Schaltfläche gelöscht werden.
Werden mehrere Gruppenfelder festgelegt, so müssen pro Datensatz die Werte aller Felder, die als Gruppenfelder definiert sind, identisch mit denen des vorhergehenden Datensatzes sein, um in derselben Gruppe platziert zu werden.
Die Reihenfolge der Felder in den Gruppenfeldern ist unbedeutend. Pro Gruppe kann jeweils ein Kopf und ein Fuß hinterlegt werden. Dabei handelt es sich um freien Text, der formatiert werden kann. Die Schaltfläche rechts zeigt die Ausrichtung des jeweiligen Textes an:
L = Linksbündig,
R = Rechtsbündig,
Z = Zentriert.
Die Gruppe 2, welche optisch und logisch hinter Gruppe 1 platziert ist, wird nach dem gleichen Schema definiert. Gruppen sind nötig, um Aggregatfunktionen zu definieren (Diese werden auf der Registerkarte Report-Felder eingerichtet). Die Gruppenbildung beeinflusst nicht die Sortierung der Datensätze. Sollte sowohl eine Gruppierung als auch eine Sortierung gewollt sein, so muss diese separat auf der Registerkarte „Felder“ festgelegt werden.
Zusammenfassung
Die Zusammenfassung erscheint am Ende des Ausdrucks nach den letzten Datensätzen. In ihr besteht die Möglichkeit, einen freien Text zu hinterlegen. Dieser kann frei formatiert werden. Die Schaltfläche rechts zeigt die Ausrichtung des jeweiligen Textes an:
L = Linksbündig,
R = Rechtsbündig,
Z = Zentriert.
Weiterhin kann ein Zähltext festgelegt werden. Dieser zählt automatisch die Anzahl der angezeigten Datensätze und zeigt diese entweder vor oder hinter dem frei eingegeben Zähltext an. Die Zusammenfassung muss aktiviert sein, wenn die Aggregatfunktionen für diese angezeigt werden sollen. Diese werden auf der Registerkarte „Report-Felder“ definiert.
Siehe auch