AvERP -mehrere unabhängigen Abteilungen, gemeins. Verwaltung

[IGE]

Hallo AvERP Experten und Anwender,

ich wollte mich mal schlau machen ob AvERP für uns funktionieren könnte und wenn ja, wie das ungefähr funktionieren würde.

Wir haben derzeit folgende innerbetriebliche Strukturierung und verwenden dabei mehrere Software-Systeme:



Die Hauptabteilungen haben nichts direkt miteinander zu tun. Sie sind wie 2 Firmen unter einem Dach. Allerdings greifen sie auf einige gemeinsame Ressourcen zu.
Die Hauptabteilungen sollen die Angebote/Kalkulationen/Rechnungen/Lieferscheine/ usw. von der jeweiligen anderen Hauptabteilung nicht angezeigt bekommen.
Die Hauptabteilungen sollen damit auch ihre eigenen Rechnungskreise /Nummernsysteme bekommen.

Allerdings greifen die die Hauptabteilungen auf bestimmte gemeinsame Ressourcen zu, die nicht zu diesen beiden Hauptabteilungen gehören:

• ein gemeinsames Lager
• gemeinsame Einkaufsmitarbeiter
• gemeinsame Logistikmitarbeiter
• gemeinsame Vertriebmitarbeiter
• gemeinsame Konstruktionsmitarbeiter
• gemeinsame Instandhaltungsmitarbeiter
• gemeinsame Qualitätsmitarbeiter/Reklamationsbearbeitung

Mein Gedanke war, mindestens die 2 Hauptabteilungen voneinander abzuschotten mit einem jeweiligen Mandanten.

1. Was wird dann aber mit den gemeinsamen Ressourcen (z.B. Lager) und den abteilungsübergreifenden Mitarbeitern? Stichwort gemeinsame Kostenstellen/-träger.
   • z.B. Elektriker arbeitet an einem Tag 3 Stunden für Hauptabteilung 1 und 5 Stunden für Hauptabteilung 2
   • der Konstrukteur kann eine Aufträge von beiden Abteilungen bekommen. Wie können diese auf die Kostenstelle Konstruktion zugreifen? Das mit INTERCOMPANY-Aufträgen scheint kompliziert zu sein?
2. Der Konstrukteur muss in der Lage sein, z.B. für Abteilung 2 einen Bedarf auszulösen?
3. Brauche ich einen dritten Mandanten für die Verwaltung?
4. Wie können beide Hauptabteilungen auf das gemeinsame Lager zugreifen?
5. Es gibt gemeinsame Kunden / Lieferanten für beide Abteilungen. Kann es gemeinsame Stammdaten geben?
6. für DATEV-Übertragungen an die FiBu-Software: Muss jeder Mandant für seine Daten einzeln DATEV-Übertragungen an die FiBu auslösen? Ist das aufwändig?
7. Ich weiß in AvERP kann ein Mitarbeiter einem Hauptmandanten zugehörig sein und dann noch weiteren Mandanten angehören. Müsste man für die Variante einen Globalen Übermandanten „Gesamte Firma“ einrichten. Und darunter 2 (Hauptabteilung 1 + Hauptabteilung 2) oder 3 (Hauptabteilung 1 + Hauptabteilung 2 + Verwaltung) Mandanten?
8. Wie würdet ihr das aufteilen? 2 Mandanten oder 3 Mandanten (Abteilung 1/ Abteilung 2/Verwaltung)?

Wie würde das mit AvERP funktionieren?
Oder gibt es eine einfachere Lösung um annährend das gewünschte Ergebnis zu erreichen?

Ich würde mich sehr freuen wenn jemand oder die Experten mir einen Einblick geben könnten ob sowas schon mal gemacht wurde und wie die Erfahrungen damit sind.

Grüße!

Thomas

[miboe]

Mal eine Frage mit recht zentraler Bedeutung vorweg: ist das alles eine gemeinsame rechtliche Einheit oder sind da unterschiedliche Firmierungen im Spiel?

Gruß
Michael

[IGE]

Es ist alles eine einzige GmbH an einem einzigen Standort.

Grüße!

Thomas

[admin]

Es gibt zwei Möglichkeiten, wie man das abdecken kann:

1. Mandant
- Stammdaten sind mandantenübergreifend, Nummernkreise und Bewegungsdaten sind mandantenbezogen. Es kann eingestellt werden, welche Daten nur mandantenbezogen und welche uneingeschränkt angezeigt werden. Das würde übereinstimmen.

Probleme gibt es bei Ressourcen und Lager, denn diese sind auch mandantenbezogen. Es wäre somit nicht möglich, alles über ein zentrales Lager abzudecken. Das, zusammen mit der gemeinsamen Reklamationsbearbeitung, ist das Hauptargument, das dagegensprechen würde, dies über Mandanten zu lösen (abgesehen davon sind Mandanten etwas anderes, entweder räumlich getrennte Filialen oder juristisch getrennte Firmen - zwei oder drei Abteilungen würde ich nicht als Mandanten sehen).

2. Einschränkung anhand von Benutzerrechten
- Es ist möglich, pro Benutzer Zusatzrechte zu definieren (AvERPAdmin, Tabellen- und Feldverwaltung, zweite Registerkarte, Grid oben rechts), die in der Maske generell greifen. Diese Suchvorbelegung erfolgt im Hintergrund und kann nicht gelöscht werden. Beispielsweise kann ein Mitarbeiter nur Aufträge, Rechnungen usw. seiner Abteilung sehen. Die Nummernkreise müsste man dann so definieren, dass die Abteilungsnummer ebenfalls einfließt, so dass es automatisch die gewünschte Unterscheidung anhand der Nummer gibt.


Die Frage, die sich stellt, ist, wie unabhängig die Abteilungen voneinander arbeiten sollen. Wenn der Wunsch wirklich nur nach eigenen Nummernkreisen und abteilungsbegrenzter Sicht auf AN/Kalk./LS/RG besteht, dann wäre Option 2 definitiv einfacher zu verwalten und auch realitätsnaher.