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Kundenrechnungen

Alle Daten und Optionen, die mit der Erstellung und Verwaltung von Rechnungen benötigt werden.

Hauptbereich

Die Kundenrechnungen bilden die Basis für die Kundenrechnung - Positionen, in denen angegeben wird, welche Preise ein Kunde für die gelieferten Artikel bezahlen muss.

Im Rechnungskopf werden die grundlegenden Daten für jede Rechnung erfasst.

Über Kunden.Nr. wird ein Kunde aus dem Kundenstamm übernommen.

Über Rech.Adr.Nr. wird aus dem Adressstamm eine Adresse des Kunden ausgewählt.

Die Rechnung kann mit Projekt.Nr. auch direkt einem Projekt bzw. einer Projektposition zugeordnet werden.

Das Rechnungsdatum wird mit dem aktuellen Datum vorbelegt und kann manuell verändert werden. Die im Kundenstamm hinterlegten Tage für Valuta werden auf das Rechnungsdatum addiert und ergeben das Zahlbar ab Datum. Auf Grundlage der hinterlegten Zahlungsbedingungen (3.Registerkarte) wird das Fälligkeitsdatum berechnet. Ist für eine Rechnung der komplette Zahlungseingang verbucht, wird im Feld Zahldatum ein Datum eingetragen. Über die Suche nach allen gedruckten Rechnungen, bei denen das Zahldatum leer (IS NULL) ist, können somit schnell offene Posten gefiltert werden.

Registerkarten

1. Kunde & Status

Auf der ersten Registerkarte werden generelle Informationen zum Kunden und der Kundenrechnung angezeigt sowie, von welcher Abteilung die Rechnung angelegt wurde. Einer Rechnung können drei verschiedene Ansprechpartner zugewiesen werden, die aus dem Auftrag vorbelegt und auf der Rechnung angedruckt werden. Die Vorbelegung kann bereits zur Rechnungsadresse im Kundenstamm erfolgen. Die Postadresse wird ebenfalls aus dem Auftrag vorbelegt und erzeugt ein zusätzliches Blatt beim Ausdruck der Kundenrechnung, mit der Postadresse für Briefumschläge mit Fenster. Der Sachbearbeiter wird auf der Kundenrechnung als interner Ansprechpartner gedruckt. Der Vertreter wird aus dem im Vertreterstamm hinterlegten Kriterien ermittelt. Die Rechnung wird abgeschlossen, sobald der Ausdruck bestätigt und das Kennzeichen „Gedruckt“ auf "J" gesetzt wird. Wird zu einer Rechnung eine Gutschrift erzeugt, dann wird die Rechnung als verrechnet gekennzeichnet. Das Kennzeichen Archiviert wird auf J gesetzt, wenn das Utility „DocuWare Eintrag erzeugen“ ausgeführt wird. In der Mandantenverwaltung kann hinterlegt werden, bis zu welchem Rechnungswert eine Rechnung automatisch erzeugt werden soll, wenn der zugehörige Kundenlieferschein gedruckt wurde. Automatisch erzeugte Kundenrechnungen werden daraufhin gekennzeichnet. Im Feld Rechnungsart kann festgelegt werden, um welche Art von Rechnung es sich handelt. Dabei stehen folgende Möglichkeiten zur Auswahl:

• R = Rechnung Standard
• P = Pauschalabschlagszahlung
• A = Abschlagsrechnung auftragsbezogen
• S = Schlussrechnung auftragsbezogen
• G = Gutschriften

Abschlagsrechnungen sind Rechnungen, die bereits ausgeführte Teilleistungen einer Gesamtleistung betreffen. Zahlungen von Abschlagsrechnungen (Abschlagszahlung) sollen den Auftragnehmer für den Aufwand der bis zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung ausgeführten Teil- und Vorleistungen entschädigen. Für eine Pauschalabschlagszahlung muss zu einem normalen Auftrag ein Abschlagsauftrag (siehe Auftragsart) existieren. Wird eine Rechnung als Abschlagsrechnung auftragsbezogen gekennzeichnet, müssen auf der 2.Registerkarte die Abschläge in % oder als fester Betrag hinterlegt werden. Daraufhin besteht die Möglichkeit, die Abschlagsrechnungsposition zu einem Auftrag zu erfassen. Der hinterlegte Abschlag wird automatisch abgezogen. Wird die Rechnung gedruckt, werden die Positionen negativ in den Rechnungsrückstand geschrieben. Dieser Vorgang kann mehrmals wiederholt werden. Wird eine Schlussrechnung erzeugt, werden die Auftragspositionen in der Rechnung erfasst und auch automatisch die negativen Abschläge, so dass der Endbetrag den Schlussbetrag ergibt.

Über die Rechnungsart kann die Rechnung als Gutschrift ausgeführt werden. Die Gutschrift kann hier direkt erstellt werden. Dazu muss eine eine neue Rechnungsnummer vergeben werden. Zusätzlich fügt man den entsprechenden Kunden hinzu. Über die 3-Punkte-Taste stehen folgende Gutschriftarten zur Verfügung:

• W Warenrückgabe mit Nachlieferung

Bei dieser Gutschriftsart werden die reklamierten Artikel zurück auf das Lager gebucht und der Rechnungsbetrag gutgeschrieben. Ebenfalls werden automatisch neue Liefer- und Rechnungspositionsrückstände erzeugt, um die Nachlieferung zu versenden und zu verrechnen.

• R Warenrückgabe mit Storno

Warenrückgabe mit Storno“ bedeutet, dass ein Artikel, welcher gutgeschrieben wird zwar zurück auf das Lager gebucht aber kein neuer Lieferscheinposition – Rückstand sowie Rechnungsrückstand erzeugt wird. Das heißt es wird der Artikel zurückgesendet und aufs Lager gebucht ohne, dass eine Nachlieferung erfolgt.

• B Bruch mit Nachlieferung

Diese Gutschriftart wird verwendet, wenn die Ware beschädigt wurde. Die Beschädigung des Artikels kann durch Nachbesserung und Beseitigung der Qualitätsmängel behoben werden. Dabei wird die Ware zurück aufs Lager gebucht und es werden sofort neue Liefer- und Rechnungsrückstände erzeugt, um eine Nachlieferung zu gewährleisten.

• S Bruch mit Stornierung

Diese Gutschriftart wird verwendet, wenn z.B. beim Transport die Ware komplett beschädigt wurde und es nicht möglich ist, dies zu beheben. Dabei wird die Ware nicht zurück aufs Lager gebucht und es werden auch keine Liefer- und Rechnungsrückstände generiert, da keine Nachlieferung gewünscht wird.

• N Nachberechnung

Diese Gutschriftart dient lediglich der Nachberechnung/Nachbesserung. Für diese Gutschriftsart wird kein neuer Lieferschein erstellt, sondern nur ein Datensatz im Rechnungspositionsrückstand angelegt, um die Rechnungsposition erneut zu erfassen und anzupassen. Eine Korrekturrechnung (Nachberechnung) ist daraufhin notwendig.

• D Differenzbetrag

Diese Gutschriftart dient der Differenzberechnung von Artikeln. Hierbei ist darauf zu achten, dass nur ein Rechnungsbetrag gutgeschrieben werden kann. Es werden bei dieser Art von Gutschrift kein neuer Lieferschein und keine neue Rechnung angelegt, sondern nur der Rechnungsbetrag ausgeglichen.

• G Garantiegutschrift

Diese Gutschrift dient als Garantiefall. Es wird hierbei kein automatischer oder neuer Lieferschein angelegt (vgl. Differenzbetrag).

Die Rechnungsart füllt sich automatisch aus, je nach Abhängigkeit der Gutschriftsart. Die Rechnungspositionen, für die eine Gutschrift erstellt werden soll, müssen in den Kundenrechnung - Positionen über die Erfassen – Schaltfläche hinzugefügt werden. Dabei werden in der Übersicht alle bisher gestellten Kundenrechnung - Positionen für den hinterlegten Kunden angezeigt und können übernommen werden. Soll eine Gutschrift als Guthaben erzeugt werden, dann legt AvERP beim Druck der Gutschrift einen Datensatz in der Guthabenverwaltung des Kunden an. Vorhandene Guthaben eines Kunden können auf der Kundenrechnung mit angedruckt werden und können zudem für die Erfassung des Zahlungseingangs herangezogen werden.

2. Saldo

Auf der zweiten Registerkarte befinden sich alle Angaben zu den entstandenen Preisen, Nebenkosten, MwSt, Währung und Gesamtbetrag. Dabei werden die Preise und Nebenkosten sowohl in der Fremd- als auch in der Eigenwährung aufgeführt. In den Gezahlt- Feldern werden die bereits erfassten Zahlungseingänge zu einer Rechnung angezeigt. Mit Hilfe dieses Feldes hat man die Möglichkeit eine offene Postenliste, über den Druckgenerator, zu erzeugen. Der Deckungsbeitrag der gesamten Rechnung ergibt sich aus dem Gesamtpreis der Positionen abzüglich dem Einstandspreis * Menge. Die Währung des Kunden wird aus dem Kundenstamm vorbelegt und kann manuell für den Ausdruck der Rechnung überschrieben werden, wenn im Feld Währung Ausdruck eine abweichende Währung eingetragen wird. Der Kurs der Kundenwährung und der Druckwährung wird vorbelegt, kann aber manuell editiert werden. Weiterhin hat man die Möglichkeit bei einer Abschlagszahlung, den Abschlag in Prozent und Betrag zu hinterlegen. In dem Grid werden die entsprechend hinterlegten Nebenkosten aufgezeigt.

3. Konditionen

Die Zahlungsbedingungen werden aus dem Kundenauftrag übernommen, können aber manuell editiert werden. Über das Feld Zahlungsschlüssel kann eine Gruppe von Zahlungsbedingungen übernommen werden. Die zutreffende Steuernummer für die Rechnung wird aus der Mandantenverwaltung übernommen. Wird im Feld Zahlung auf Konto ein Bankkonto der eigenen Firma hinterlegt, wird dieses auf der Kundenrechnung mit angedruckt. Dieses Konto kann bereits im Kundenstamm vorbelegt werden, genau wie die Zahlungsart. Im Feld Erfülldatum kann das Erfüllungsdatum des zugrunde liegenden Lieferscheins hinterlegt werden. Für Einzugsermächtigungen kann aus einer oder mehreren Kundenrechnungen eine DTAUS Datei für die Onlinebanksoftware erzeugt werden. Die erzeugt DTAUS Nummer und das Erzeugungsdatum wird in der Kundenrechnung gespeichert, genau wie der Erzeuger der Kundenrechnung und das Erfassungsdatum.

4. Abhängigkeiten

Einer Kundenrechnung können die Verpackungen aus dem Lieferschein zugeordnet und ggf. abgerechnet werden. Für Verpackungen kann eine Verpackungsstruktur erstellt werden, die auf dieser Registerkarte, als Strukturbaum dargestellt werden.

5. Positionen

Eine Übersicht aller Rechnungspositionen der entsprechenden Kundenrechnung.

Utility

Zoll - Datenprüfung

Zolldaten in der Kundenrechnung können nicht manuell eingegeben werden, sondern müssen zuerst auf Vollständigkeit aller benötigten Angaben, mit Hilfe dieses Utility, überprüft werden.

Zolldaten erzeugen

Nachdem die Zolldaten überprüft wurden und vollständig sind, kann man über dieses Utility die Zolldaten erzeugen lassen. Dabei wird in der Kundenrechnung - Zoll-Hauptdaten ein neuer Datensatz eingefügt.

Als Verbucht kennzeichnen

Über das Utility Als verbucht kennzeichnen kann eine Rechnung manuell als verbucht (z.B. für die Finanzbuchhaltung) gekennzeichnet werden. Nachdem der Zahlungseingang erfasst wurde, kann dieser als verbucht gekennzeichnet werden. Daraufhin öffnet sich ein Grid, mit allen Kundenrechnungen des Kunden, welche noch nicht verbucht sind. Nachdem eine selektiert wurde, wird die jeweilige Kundenrechnung im Feld verbucht als verbucht gekennzeichnet.

Zahlungseingang erfassen

Nachdem der Zahlungseingang für eine gestellte Kundenrechnung erfolgt ist, kann dieser über das Utility erfasst werden. Dabei erhält man eine Abfrage über die Zahlungsart und die Währung, in welcher der Zahlungseingang erfasst werden soll. Daraufhin erfolgt eine Abfrage über den Zahlbetrag, das Zahldatum und die Kontonummer, auf welche der Zahlbetrag eingegangen ist. Die hier erfassten Zahlungseingänge werden in den Kundesaldo des Kunden eingetragen. Dabei werden Vergünstigungen durch erreichte Skonti und Valuta mit berücksichtigt.

Projekt aus Vorlage

Mit Hilfe dieses Utilitys kann zu einer Kundenrechnung ein Projekt erzeugt werden. Dabei können die vordefinierten Informationen zum Projekt aus einer Projektvorlage übernommen werden. Vorlageprojekte werden in der Maske Projektverwaltung – Vorlage definiert.

Gedruckt rückgängig

Dieses Utility ermöglicht das Zurücksetzen einer bereits gedruckten Kundenrechnung in den nicht gedruckten Zustand, um gegebenenfalls Änderungen durchzuführen. Dieses Utility sollte nur verwendet werden, wenn die Originalrechnung noch nicht nach außen gegangen ist. Generell sollten die Verwendung bzw. die Rechte für dieses Utility nur dem Administrator oder dem Abteilungsleiter gestattet sein.

Lexware - Kundenrechnungen

Ein Übergabeutility der Buchungsdaten an Lexware (Erzeugung einer von Lexwar einlesbaren Datei). Es kann ein Datumsbereich für die Übergabedaten eingegeben werden. Zudem kann festgelegt werden, ob es sich um einen Testexport handelt.

Gutschriften verrechnen

Dieses Utility kann nur bei Gutschriften ausgeführt werden, wodurch diese als verrechnet gekennzeichnet werden.

Export an Finanzbuchhaltung

Über dieses Utility besteht die Möglichkeit, die Kundenrechnungen, die noch nicht verbucht aber gedruckt sind, an die Finanzbuchhaltung zu übergeben. Hierfür bestehen bereits mehrere Schnittstellen, die über das Utility ausgewählt werden können. Daraufhin wird eine Datei erzeugt, die von der Finanzbuchhaltungssoftware eingelesen werden kann. Nachdem eine Rechnung an die Fibu übergeben wurde, wird diese als verbucht gekennzeichnet und kann nicht mehr verändert werden.

Kupfer berechnen und eintragen

Wird per Utility die Kupferberechnung angestoßen, so wird der Kupferzuschlag berechnet und ggf. in einer weiteren Rechnung ausgewiesen (abhängig von der Berechnungsart im Kundenstamm). Die erzeugte Rechnung wird im Feld Kupferrechnungs.Nr. verlinkt. Auf Grundlage der enthaltenen Kupferanteile (Werkstoffe) in den Rechnungspositionen, der hinterlegten Börsenkurse und der gewählten Berechnungsart beim Kunden, können die Kupferzuschläge berechnet werden. Hierbei werden abhängig von der Berechnungsart entweder separate Kupferrechnungspositionen erstellt und eine eigenständige Kupferrechnung, die monatlich, vierteljährlich, halbjährlich oder monatlich verrechnet werden kann. Die erzeugte Kupferrechnungsnummer und der Kupferzuschlag werden daraufhin in auf der ersten Registerkarte ausgewiesen.

Vertretergutschrift erstellen

Die über die Provisionsabrechnung ermittelten Provisionsbeträge können einem Vertreter gutgeschrieben werden. Hierfür muss der Vertreter als Kunde angelegt werden und mit seiner eigenen Vertreternummer verknüpft werden. Daraufhin legt man einen Rechnungskopf für den Vertreter als Kunden an und führt das Utility aus. Nach der Zeitraumabfrage, wird für jeden auftragsbezogenen Provisionsbetrag eine Rechnungsposition angelegt. Als Artikel für die Gutschriftspositionen wird der in der Mandantenverwaltung hinterlegte Gutschriftsartikel verwendet.

Gutschrift erstellen

Aus einer erstellten und gedruckten Rechnung besteht die Möglichkeit, eine Gutschrift, auf Grundlage der bestehenden Gutschriftarten, für alle oder einzelne Rechnungspositionen zu erstellen. Die daraufhin erstellte Gutschrift kann geöffnet und weiter bearbeitet werden.

Zahlungseingang importieren

Elektronische Kontoauszüge können über dieses Utility importiert werden und werden als Habendatensatz in der Saldenliste eingetragen und führen somit zur Zahlungseingangserfassung.

DocuWare-Eintrag erzeugen

Das Kennzeichen Archiviert wird auf J gesetzt, wenn das Utility „DocuWare Eintrag erzeugen“ ausgeführt wird. Bei Docu Ware handelt es sich um ein Dokumentenmanagementsystem, dass per Schnittstelle aus AvERP bedient werden kann. Über das Utility wird eine Datei erzeugt, die in Docu Ware eingelesen werden kann.

Kundensaldo = RG-Betrag u. Skonto buchen

Dieses Utility gleicht den Kundensaldo mit dem Rechnungsbetrag und einem hinterlegten Skonto aus. Es wird ein Zahlungseingang gebucht. Es besteht die Möglichkeit für einen Kunden komplett den Zahlungseingang zu buchen.

Kundensaldo komplett abgleichen

Dieses Utility gleicht den Kundensaldo mit dem Rechnungsbetrag ab. Es wird ein zahlungseingang gebucht.Es besteht die Möglichkeit für einen Kunden komplett den Zahlungseingang zu buchen.

Buchungsgruppe ändern

Es wird eine Liste der vorhandenen Buchungsgruppen gezeigt, aus der eine Gruppe ausgewählt werden kann.

Per EDIFact senden

Kundenrechnungen können als elektronische EDI Datei an den Kunden verschickt werden. Hierfür stellt AvERP einen eigenen EDI Server zum Einlesen und Versenden von EDI Fact Dateien zur Verfügung.

Verpackungen zu Kundenrechnung erzeugen

Durch das Utility werden Verpackungen in das Unterprogramm im Rechnungskopf Kundenrechnung - Umverpackung eingetragen

Beistellteile prüfen

Es erfolgt eine Prüfung, ob alle Beistellteile zu den Auftragspositionen der Kundenrechnung eingegangen sind.

Lieferschein erzeugen

Aus einer Kundenrechnung (zum Beispiel geschriebene Vorkasserechnung) kann per Utility der zugehörige Lieferschein erstellt werden, wenn die Vorkasserechnung beglichen wurde.

Positionsnummern neu vergeben

Die Positionsnummer einer Kundenrechnung können nach der Erstellungsreihenfolge oder der Sortierreihenfolge neu vergeben werden.

Versandzahlen ausgeben

Abhängig von zugehörigen Lieferscheinen können die Versandzahlen als Statistik ausgegeben werden. Dazu erfolgen im Vorfeld einige Abfragen.

• Abfrage nach: Datumsart (Versanddatum, Rechnungsdatum oder Zahlungsdatum); Zeitraum; Vertreter (wenn keine Eingabe dann alle); Warengruppe (wenn keine Eingabe dann alle); Artikelnummer (wenn keine Eingabe dann alle)
• Ausgabe: Vertreternummer, Vertretername, Rechnungsnummer, Kundennummer, Kundenname,Versanddatum/Rechnungsdatum/Zahldatum (abhängig von der gewählten Datumsart), Artikelnummer, Bezeichnung 1 und 2, Menge

XML-Datei in openTRANS-Format erzeugen

Über die Open Trans - Schnittstelle kann eine Kundenrechnung als XML Datei ausgegeben und an die Schnittstelle übergeben werden.

XML-Datei in openTRANS-Format einlesen

Über die Open Trans - Schnittstelle kann eine Kundenrechnung als XML Datei eingelesen werden.

Gedruckt "J" setzen

Setzt das Kennzeichen für den Druckstatus auf "J".

Atlasexport

Dieses Utility findet noch keine Verwendung in einer AvERP-Logik.

Atlasstatus

Dieses Utility findet noch keine Verwendung in einer AvERP-Logik.

Drucken

Rechnung

Aus dem Druckmenü heraus hat man die Möglichkeit, die Rechnung zu drucken. Daraufhin bekommt man eine Abfrage, ob es sich um einen Testausdruck handelt und ob u.a. die Fremdwährung zusätzlich mit angedruckt werden soll. Ebenso hat man die Möglichkeit, eine Proformarechnung zu drucken. Testausdrucke können beliebig oft gedruckt werden. Handelt es sich nicht um einen Testausdruck, wird die Rechnung als Original gedruckt. Wird der Druck daraufhin als in Ordnung bestätigt, können nur noch Rechnungskopien gedruckt werden. Nach dem Druck der Rechnung wird diese als gedruckt gekennzeichnet, wodurch keine Änderungen mehr möglich sind. Ebenso wird ein Solldatensatz in der Saldenliste erzeugt.

Rechnung mit Zwischensummen

Auf Grundlage der in den Kundenauftragspositionen zugewiesenen Kategorien und Gruppen können Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen mit Zwischensummen gedruckt werden, wobei pro Kategorie und pro Gruppe Zwischensummen erzeugt werden.

offene Postenliste

Rechnungen, die gedruckt sind, aber zu denen der Zahlungseingang noch nicht komplett erfasst wurde, können in einer Offene-Posten-Liste Debitoren dargestellt werden.

Primanota

Nach der Übergabe der Kundenrechungen an die Finanzbuchhaltung (per Utility), können die übergebenen Rechnungen als Primanota (Kontrollausdruck) gedruckt werden.

DTAUS f. Einzugsermächtigung erzeugen

Für die Zahlungseingangserfassung, per Einzugsermächtigung, kann aus der Rechnung eine DTAUS Datei erstellt werden, die an die Bank oder eine Banksoftware übergeben wird. Nach der Erstellung der DTAUS Datei, wird die Rechnung als Verbucht gekennzeichnet und der komplette Zahlungseingang erfasst. Für die Erstellung der DTAUS Datei muss das Bankkonto des Kunden, sowie das eigene Bankkonto hinterlegt sein.

Kupferrechnung

Sind in den Rechnungspositionen Werkstoffe hinterlegt, können diese in einer separaten Werkstoffrechnung gedruckt werden.

Zollformulare ( Laserdrucker )

Anhand der in den Zoll – Hauptdaten hinterlegten Informationen, welche durch die entsprechenden Utility geprüft und erzeugt wurden, können die Zollformulare generiert werden.

Prüfdatenauswertung - Menge

Ausdruck für die Prüfdatenauswertung nach Menge

Prüfdatenauswertung - Zeit

Ausdruck für die Prüfdatenauswertung nach Zeit

Rechnung (alt)

Ausdruck eines abgelösten Rechnungsformulars.

Rechnungsausgangsbuch

Ausdruck der in einem angegebenen Intervall gestellten Rechnungen. Es wird nach Tagen gruppiert. Es erfolgt eine Zusammenfassung nach Bestimmungsland.

Gutschein

Druck eines Gutscheins bezugnehmend auf die AvERP-Gutscheinverwaltung.

Siehe auch

Hauptmenü