FRMV BAUF B
Auftragsverwaltung
In der Auftragsverwaltung werden für Kunden Verkäufe erfasst. Die Maske bildet den Angebots/Auftragskopf, der die Grundinformationen zum Angebot/Auftrag beinhaltet. Mit Hilfe der F4 – Taste kann man sich alle Informationen zu einem Auftrag anzeigen lassen, indem man im Feld Auftragsnummer die F4-Taste betätigt. Daraufhin werden sämtliche Informationen über offene und erfasste Lieferschein- bzw. Rechnungspositionen angezeigt.
Hauptbereich
Die Mandantennummer wird automatisch mit dem Mandanten des Benutzers gefüllt, der einen neuen Datensatz angelegt hat. Die Auftragsnummer füllt sich automatisch auf Grundlage der definierten Nummernkreise. Hierbei kann im Nummernkreis zwischen Angebotsnummer (BAUF.A) und Auftragsnummer (BAUF.B) unterschieden werden. Im Feld Kundennummer kann die Nummer des Kunden manuell, über die Drei Punkte Taste oder über das Schnellerfassungsfeld ausgewählt und hinterlegt werden. Im Schnellsuchefeld kann ein Suchbegriff ohne Platzhalter hinterlegt werden. Beim Verlassen des Schnellsuchefelds mit der TAB Taste, erfolgt die Suche über mehrere Felder im Kundenstamm hinweg. Daraufhin öffnet sich eine Tabelle, mit den zutreffenden Kunden, aus denen man einen Kunden per Doppelklick übernehmen kann. Mit dem Kennzeichen Auftrag wird bestimmt, ob es sich um ein Angebot (='N') oder einen Auftrag (='J') handelt. Aus einem Angebot kann so jeder Zeit ein Auftrag generiert werden. Dabei werden sämtliche Auftragspositionen in den Liefer- und Rechnungsrückstand geschrieben und ein Lagerausgang zum Versanddatum geplant. Ein Auftrag lässt sich nur zurück in ein Angebot ändern, wenn sich noch sämtliche Positionen im Liefer- und Rechnungsrückstand befinden.
Die Kundenauftragsart dient neben der Kategorisierung von Aufträgen für statistische Zwecke auch der Festlegung von wichtigen, den Auftragsablauf steuernden, Merkmalen. Die einzelnen Merkmale sind in den Stammdaten zur Kundenauftragsart beschrieben. Das Abteilungskürzel kann manuell oder automatisch gepflegt werden, indem dieses im Mitarbeiterstamm als Vorbelegung hinterlegt und der Mitarbeiter einem Benutzer zugewiesen wurde. Über ein Utility kann ein bestehender Kundenauftrag storniert werden, wodurch ein Stornoauftrag mit negativen Mengen und Preisen erzeugt wird. Registerkarte
Registerkarten
1. Details
Die Projektnummer kann einem Datensatz manuell oder automatisch zugeordnet werden und verbindet ein Angebot/Auftrag mit einem bestehenden Projekt in der Projektverwaltung. Im Feld Auftragsablauf werden die Status eines Auftrages dargestellt. Einige dieser Status werden automatisch gepflegt. Der Status „Nach Angebotsabgabe“ wird nach dem Druck des Angebotes vergeben, sofern dieses bestätigt wurde. Status 2 und 3 können manuell vergeben werden. Status 4 wird nach der Versionierung eines Angebots automatisch gesetzt, wobei das versionierte Angebot für die weitere Bearbeitung gesperrt wird. Status 5 und 6 werden bei der Verwendung von Anzahlungen manuell gesetzt. Über den Zeichnungsstatus kann der Verlauf einer zugehörigen und notwendigen Auftragszeichnung manuell gekennzeichnet werden. Der Liefertermin/Wunschtermin und das Versanddatum gelten als Vorbelegung für die Kundenauftragspositionen. Um alle Positionen mit diesem Liefertermin abzugleichen, muss das Utility „Liefertermin in Pos. Übertragen“ ausgeführt werden. Auf Grundlage der hinterlegten Lieferkarenz in Tagen (Vorbelegung aus Kundenstamm), wird über den hinterlegten Liefertermin oder Wunschliefertermin des Kunden, das mögliche Versanddatum berechnet, wobei ein hinterlegter Kundenwunschtermin höhere Priorität hat. Beispiel: Liefertermin 20.10. und Wunschtermin 21.10. Daraus ergibt sich bei einer Lieferkarenz von 5 Tagen ein Versanddatum zum 16.10. Ohne Wunschtermin würde AvERP den 15.10. als Versanddatum vorschlagen. Wann der Datensatz erfasst wurde und wann das Angebot zum Auftrag wurde, wird in den Datumsfeldern (Erfasst am, Auftragsdatum und Auft. Bestätigt am) gespeichert. Wird das Angebot zum Auftrag, wird das Auftragsdatum gesetzt. Erst wenn die Auftragsbestätigung gedruckt wurde, wird das Auft. Bestätigt am Datum gesetzt. Das Feld komplett erfasst wird automatisch auf „J“a gesetzt, wenn zu einem Auftrag keine Liefer- und Rechnungsrückstände mehr vorhanden sind und der Auftrag somit abgeschlossen bzw. komplett erfasst wurde.
2. Bearbeitung
Der Sachbearbeiter und der Verantwortliche Mitarbeiter werden mit dem User vorbelegt, den Datensatz angelegt hat. Ist beim Kunden ein verantwortlicher Mitarbeiter hinterlegt, wird dieser aus dem Kundenstamm in das Feld Verantwortlicher übernommen. In den Ausdrucken wird immer der verantwortliche Mitarbeiter angedruckt. Die Lieferzeit in KW steuert die Anzahl der notwendigen Kalenderwochen bis zur Lieferung und nicht die Kalenderwoche, wann geliefert wird. Diese Information wird im Angebot mit angedruckt. Der Wunschtermin Kunde kann als Information hinterlegt werden. Der Lieferzeitpunkt kann bezogen auf eine Uhrzeit der Lieferung hinterlegt und fixiert werden. Wird, per Utility, eine Angebotsversion erstellt oder ein Angebot gesplittet, wird ein neues Angebot generiert. In dem neuen Angebot besteht einer Verlinkung zum alten Angebot über die Ang.-Nr. Wird aus einer Anfrage ein Angebot generiert, dann wird die Anfragenummer verlinkt. Über den Button Preisgrenzen, werden die zum Artikel hinterlegten Preisgrenzen für den gesamten Auftrag dargestellt.
3. Auftragsartikel
Der hier hinterlegte Artikel bezieht sich als Oberartikel auf den gesamten Auftrag. Im Arbeitsstammplan kann für diesen Artikel eine Angebotskalkulation aus Arbeitsgängen und Materialien mehrstufig hinterlegt werden. Über das Utility „Arbeitsplan Kalkulation übernehmen“ in der Angebots- und Auftragsverwaltung können diese Kalkulationsvorgaben mehrstufig aufgelöst und übernommen werden. Hierbei werden die gekennzeichneten Arbeitsgänge und Materialien in das Angebot als Kundenauftragspositionen übergeben und den hinterlegten Artikeln und Kategorien zugwiesen, so dass ein Angebot mit Zwischensummen erstellt werden kann.
Registerkarten
1. Kunde && Saldo
Die Liefer- bzw. Rechnungsadresse bestimmt, wohin der Lieferschein (und daher auch die Ware) sowie die Rechnung geschickt werden. Die Adresse im jeweiligen Ausdruck wird somit beeinflusst. Über die "Adr"-Schaltflächen kann die jeweils entsprechende Adresse angezeigt werden, ein Folgen der Relation zum Adressstamm ist daher nicht nötig. Zusätzlich kann eine separate Postadresse hinterlegt werden, an die das Rechnungsformular geschickt werden soll. Wird eine Postadresse hinterlegt, wird mit dem Rechnungsformular ein separater Ausdruck mit der Postadresse erstellt (Für Briefumschläge mit Fenstern). Alle Adressen können bereits im Kundenstamm definiert werden. Der Kundenstatus wird aus dem Kundenstamm vorbelegt. Die Adressfelder werden aus dem Adressstamm des Kunden übernommen. Einem Auftrag können drei Ansprechpartner zugeordnet werden, die auf allen Formularen des Verkaufsprozesses angedruckt werden. Einem Kundenauftrag kann zudem ein Vertreter zugewiesen werden, der im Vertreterstamm angelegt ist. Somit hat man die Möglichkeit interne Vertreter einem Auftrag zuzuordnen und entsprechend zu vergüten bzw. auszuwerten. Vertreter können bereits dem Kunden im Kundenstamm zugeordnet werden und werden dadurch automatisch vorbelegt. Die im Vertreterstamm hinterlegte Provision wird in die Angebots- und Auftragsverwaltung übernommen und dient dort als Vorbelegung für die Kundenauftragspositionen. Gehört eine Kundenauftragsposition einer Warengruppe an, für die der Vertreter abweichende Provisionen erhält, werde diese übernommen. Die Kundenanfrage- und Bestellnummer können hinterlegt werden und werden ebenfalls auf allen Formularen angedruckt. Zusätzlich können Informationen zum Bestelldatum, zur Kundenkommission und ein Bestelltext hinterlegt werden. Im Feld Angebot bis kann das Gültigkeitsdatum des Angebots hinterlegt werden. Das Gewicht ergibt sich aus den Positionsgewichten, wobei das Gewicht einer einzelnen Position im Artikelstamm auf der Registerkarte Verkauf hinterlegt werden kann. Die Preisdruckvariante dient als Vorbelegung für die Kundenauftragspositionen. Der Positionsrabatt wird aus dem Kundenstamm vorbelegt und weiter an die Positionen als Vorbelegung übergeben. Der Nettobetrag, die Nebenkosten und der Gesamtbetrag der Positionen werden in der Eigenwährung und der Fremdwährung ausgewiesen. Auf den Gesamtbetrag kann ein positiver und negativer Rabatt/Zuschlage hinterlegt werden, der automatisch als Nebenkosten angelegt wird. In der unteren Tabelle werden die hinterlegten Nebenkosten aus dem Unterprogramm angezeigt.
2. Konditionen
Die Liefer-, Versand- und Zahlungsbedingungen werden direkt aus dem Kundenstamm übernommen und können auftragsspezifisch angepasst werden. Die Kostenstelle und die Kundengruppen 1 und 4 (Buchhaltungsgruppe) werden ebenfalls aus dem Kundenstamm übernommen. Mit dem Feld Dynamische Nebenkosten berechnen kann entschieden werden, ob Berechnungen in der Kundenrechnung automatisch stattfinden sollen oder ob nur manuelle Nebenkosten eingetragen werden dürfen. Damit die Nebenkosten im Auftragsstatus aktualisiert werden können, muss das entsprechende Kennzeichen auf J gesetzt werden. Über das Kennzeichen Nur Gesamtabwicklung kann bestimmt werden, ob eine Teillieferung von manchen Positionen mit einer Nachlieferung von den restlichen möglich sein soll, oder ob der Auftrag nicht geteilt werden darf. Das Kennzeichen Auftrag einzeln, entscheidet darüber, ob ein Auftrag in Sammelrechnungen und – Lieferscheinen erfasst werden darf, oder ob der Auftrag immer einzeln geliefert und verrechnet wird (Teillieferungen und Rechnungen sind weiterhin möglich). Beide Kennzeichen werden wiederum aus dem Kundenstamm vorbelegt. Das Kennzeichen Nebenkosten im Auftragsstatus neuberechnen steuert die Neuberechnung der Nebenkosten, wenn das Angebot in den Auftragsstatus wechselt. Hierbei können beispielsweise Nebenkosten auf Grundlage von Frachtvorgaben neuberechnet werden. Im Feld Druck Währung wird hinterlegt, welche Währung auf den Ausdrucken stehen soll. Dabei wird immer die Hauswährung vorbelegt. Bei ausländischen Kunden kann hier die Fremdwährung hinterlegt werden. Weiterhin hat man die Möglichkeit den Währungskurs zu hinterlegen, welcher auf den Ausdrucken angedruckt werden soll. Bei Verkäufen in das Ausland kann automatisch die Währung des jeweiligen Landes als Verkaufswährung festgelegt werden. Um Veränderungen im Wechselkurs keinen Einfluss auf den Preis zu geben, wird der Kurs hinterlegt, zu dem das Angebot bzw. der Auftrag gültig sind. Die Währung wird automatisch mit der für den Kunden im Kundenstamm hinterlegten Währung vorbelegt. Das Mehrwertsteuerkennzeichen bestimmt die Mehrwertsteuer für die Nebenkosten. Im Feld Zahlungsart kann die Art des Zahlungseinganges hinterleget werden. Diese Daten werden auch in die Kundenrechnung mit übernommen. Ebenso kann das Firmenkonto hinterlegt werden, auf das die Überweisung stattfinden soll. Diese Daten diesen der Liquiditätsplanung und werden aus dem Kundenstamm vorbelegt. Im Feld Auto. Rechnung kann hinterlegt werden, ob automatisch eine Kundenrechnung nach Lieferscheindruck erzeugt werden soll. Zusätzlich kann beim Kunden hinterlegt werden, bis zu welchem Rechnungswert das Automatische Erstellen der Kundenrechnung möglich sein darf. Über das Feld Rohstoffzuschlag wird gesteuert, ob die zu den Positionen ggf. enthaltenen Werkstoffe als Materialzuschlag ausgewiesen werden sollen oder nicht.
3. Historie
Diese Registerkarte wird wiederum in drei Registerkarten unterteilt.
3.1. Angebot - Verfolgung
Auf der Registerkarte Angebotsverfolgung kann ein Verlauf angezeigt werden. Hierfür können im Unterprogramm „Kundenauftrag – Wiedervorlage“ die notwendigen Angaben gemacht werden. Der Prozentwert gibt an, mit welcher Chance das Angebot nach subjektiver Sicht zu einem Auftrag wird. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, eigene Angebotsstatus zu definierten und zu vergeben. Der erwartete Auftragseingang dient zur Vorausplanung.
3.2 Angebotsabgabe
In der Registerkarte Angebotsabgabe kann das Datum hinterlegt werden, bis wann das Angebot abgegeben werden soll. Über die Schaltfläche Angebotsverfolgung kann dafür ein Termin in der Wiedervorlage hinterlegt werden, wobei das Datum, der Text und der Sachbearbeiter übergeben werden.
3.3. Mehrfachanfragen
Die Registerkarte Mehrfachanfragen, steuert die Verwaltung von Mehrfachanfragen, über mehrere Angebote hinweg. Beispielsweise können für eine bestimmte Aktion eine Mehrfachanfrage definiert werden. Alle Kunden, die diesbezüglich anfragen, können zusammengefasst und verwaltet werden.
4. Informationen
Diese Registerkarte bietet eine Gesamtübersicht der wichtigsten Kundeninformationen und wird komplett aus dem Kundenstamm gefüllt.
5. Lieferabrufe
6. Übersicht
Mit Hilfe dieser Registerkarte können alle Informationen zum Auftragsverlauf eingesehen werden. Die erzeugten Liefer- und Rechnungsrückstände und die erzeugten Lieferscheine und Rechnungen zum Auftrag können über die einzelnen Schaltflächen in Tabellenform und Strukturbaum dargestellt werden.
7. Sachmerkmale
Kundenanauftragsspezifische Sachmerkmale zum Kundenauftrag können in dieser Registerkarte über die Vorlage für Sachmerkmale hinterlegt werden.
Die Sachmerkmale werden zusätzlich im Kundenauftrag - Sachmerkmale gespeichert.
8. Positionen
Auf der 6. Registerkarte werden die Kundenauftragspositionen des entsprechenden Auftrages gelistet, welche in den Unterprogrammen zum Kundenauftrag hinterlegt wurden. Per Doppelklick kann eine Position geöffnet werden. Die Button A und E zeigen den Anfangs- und Endtext einer markierten Position an.
Utility
Angebot / Auftrag kopieren
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Seriennummern eintragen / korrigieren
@@@ Text für Utility: Seriennummern eintragen / korrigieren
Liefertermin in Pos. übertragen
@@@ Text für Utility: Liefertermin in Pos. übertragen
Fertigungsaufträge erzeugen
@@@ Text für Utility: Fertigungsaufträge erzeugen
Projekt aus Vorlage
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Lieferschein und Rechnung erzeugen
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Auftrag zu Fertigungsauftrag
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Kundenabrufaufträge erstellen
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Angebot teilweise übernehmen
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AfterSales - Fertigungsauftrag erzeugen
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Angebot -> Separater Auftrag
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FA 1/3 und 2/3 erzeugen
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Versandkosten berechnen
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Bestellung erzeugen
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Auftrag leasen
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AB-Datum setzen
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Stückliste erstellen
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Fertigungsaufträge anhand Losgröße anlegen
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Bestehende SNr. verwenden
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Zusatzinformation eintragen
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Auftrag --> Kundenreferenzauftrag
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Wunschtermin in Positionen eintragen
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Kommission erstellen
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Alle Pos.-Preise neu berechnen
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Positionen anlegen
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Adressen ändern
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Arb.Plan Kalkulation übernehmen
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Projekt erzeugen
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Abschlags-/Schlussrechnung erzeugen
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kompletten Auftrag stornieren
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XML-Datei in openTRANS-Format erzeugen
@@@ Text für Utility: XML-Datei in openTRANS-Format erzeugen
XML-Datei im openTRANS-Format einlesen
@@@ Text für Utility: XML-Datei im openTRANS-Format einlesen
Auftragsbestätigung
@@@ Text für Druck: Auftragsbestätigung
Auftrag
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Ersatzteilliste
@@@ Text für Druck: Ersatzteilliste
Ersatzteiletiketten
@@@ Text für Druck: Ersatzteiletiketten
Lieferetiketten
@@@ Text für Druck: Lieferetiketten
Fertigungsinfo zum Kundenauftrag
@@@ Text für Druck: Fertigungsinfo zum Kundenauftrag
Servicebericht
@@@ Text für Druck: Servicebericht
Ersatzteiletiketten (Laser)
@@@ Text für Druck: Ersatzteiletiketten (Laser)
Auftragsbestätigung m. Zw.Summen
@@@ Text für Druck: Auftragsbestätigung m. Zw.Summen
Etiketten - Zweckform 3652
@@@ Text für Druck: Etiketten - Zweckform 3652
Etiketten - Zweckform 3652 - BM03
Siehe auch