FRMV BRRC
| Unterprogramme |
|---|
| Positionen |
| Anfangstext |
| Endtext |
| Nebenkosten |
| Zahlungsvereinbarungen |
| Umverpackungen |
| Zoll-Hauptdaten |
| Buchungstext |
| Buchungstext Zahlungseingang |
| Bürgschaften |
| Saldenliste |
| Guthabenverwalltung |
Kundenrechnungen
Alle Daten und Optionen die mit der Erstellung und Verwaltung der Rechnungen gebraucht werden.
Hauptbereich
Im Rechnungskopf werden die grundlegenden Daten für jede Rechnung erfasst.
Über Kunden.Nr. wird ein Kunde aus dem Kundenstamm übernommen.
Über Rech.Adr.Nr. wird aus dem Adressstamm eine Adresse des Kunden ausgewählt.
Die Rechnung kann mit Projekt.Nr. auch direkt einem Projekt bzw. einer Projektposition zugeordnet werden.
Das Rechnungsdatum wird mit dem aktuellen Datum vorbelegt und kann manuell verändert werden. Die im Kundenstamm hinterlegten Tage für Valuta werden auf das Rechnungsdatum addiert und ergeben das Zahlbar ab Datum. Auf Grundlage der hinterlegten Zahlungsbedingungen (3.Registerkarte) wird das Fälligkeitsdatum berechnet. Ist für eine Rechnung der komplette Zahlungseingang verbucht, wird im Feld Zahldatum ein Datum eingetragen. Über die Suche nach allen gedruckten Rechnungen, bei denen das Zahldatum leer (IS NULL) ist, können somit schnell offene Posten gefiltert werden.
Registerkarten
Kunde & Status
Auf der ersten Registerkarte werden generelle Informationen zum Kunden und der Kundenrechnung angezeigt sowie, von welcher Abteilung die Rechnung angelegt wurde. Einer Rechnung können drei verschiedene Ansprechpartner zugewiesen werden, die aus dem Auftrag vorbelegt und auf der Rechnung angedruckt werden. Die Vorbelegung kann bereits zur Rechnungsadresse im Kundenstamm erfolgen. Die Postadresse wird ebenfalls aus dem Auftrag vorbelegt und erzeugt ein zusätzliches Blatt beim Ausdruck der Kundenrechnung, mit der Postadresse für Briefumschläge mit Fenster. Der Sachbearbeiter wird auf der Kundenrechnung als interner Ansprechpartner gedruckt. Der Vertreter wird aus dem im Vertreterstamm hinterlegten Kriterien ermittelt. Die Rechnung wird abgeschlossen, sobald der Ausdruck bestätigt und das Kennzeichen „Gedruckt“ auf "J" gesetzt wird. Wird zu einer Rechnung eine Gutschrift erzeugt, dann wird die Rechnung als verrechnet gekennzeichnet. Das Kennzeichen Archiviert wird auf J gesetzt, wenn das Utility „DocuWare Eintrag erzeugen“ ausgeführt wird. In der Mandantenverwaltung kann hinterlegt werden, bis zu welchem Rechnungswert eine Rechnung automatisch erzeugt werden soll, wenn der zugehörige Kundenlieferschein gedruckt wurde. Automatisch erzeugte Kundenrechnungen werden daraufhin gekennzeichnet. Im Feld Rechnungsart kann festgelegt werden, um welche Art von Rechnung es sich handelt. Dabei stehen folgende Möglichkeiten zur Auswahl:
- R = Rechnung Standard
- P = Pauschalabschlagszahlung
- A = Abschlagsrechnung auftragsbezogen
- S = Schlussrechnung auftragsbezogen
- G = Gutschriften
Abschlagsrechnungen sind Rechnungen, die bereits ausgeführte Teilleistungen einer Gesamtleistung betreffen. Zahlungen von Abschlagsrechnungen (Abschlagszahlung)sollen den Auftragnehmer für den Aufwand der bis zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung ausgeführten Teil- und Vorleistungen entschädigen. Für eine Pauschalabschlagszahlung muss zu einem normalen Auftrag ein Abschlagsauftrag (siehe Auftragsart) existieren. Wird eine Rechnung als Abschlagsrechnung auftragsbezogen gekennzeichnet, müssen auf der 2.Registerkarte die Abschläge in % oder als festen Betrag hinterlegt werden. Daraufhin besteht die Möglichkeit, die Abschlagsrechnungsposition zu einem Auftrag zu erfassen. Der hinterlegte Abschlag wird automatisch abgezogen. Wird die Rechnung gedruckt, werden die Positionen negativ in den Rechnungsrückstand geschrieben. Dieser Vorgang kann mehrmals wiederholt werden. Wird eine Schlussrechnung erzeugt, werden die Auftragspositionen in der Rechnung erfasst und automatisch die negativen Abschläge, so dass der Endbetrag den Schlussbetrag ergibt. Im Feld Rechnungsart kann die Rechnung als Gutschrift ausgeführt werden. Man kann direkt in der Maske „Kundenrechnungen“ eine Gutschrift erstellen. Für die Erstellung einer Gutschrift muss eine neue Rechnungsnummer vergeben werden. Zusätzlich fügt man den entsprechenden Kunden hinzu. Über die Drei Punkte Taste gelangt man in die Gutschriftarten. Hier kann man unter sieben verschiedenen Arten wählen. Die Rechnungsart füllt sich automatisch aus, je nach Abhängigkeit der Gutschriftsart. Die entsprechenden Rechnungspositionen, für welche eine Gutschrift erstellt werden soll, müssen in den Rechnungspositionen, über die Erfassen – Schaltfläche, hinzugefügt werden. Dabei werden in der Übersicht alle bisher gestellten Rechnungspositionen für den hinterlegten Kunden aufgezeigt und können von hier übernommen werden. Im Feld Gutschriftsart stehen folgende Gutschriften zur Verfügung:
- W = Warenrückgabe mit Nachlieferung
Bei dieser Gutschriftsart werden die reklamierten Artikel zurück auf das Lager gebucht und der Rechnungsbetrag gutgeschrieben. Ebenfalls werden automatisch neue Liefer- und Rechnungspositionsrückstände erzeugt, um die Nachlieferung zu versenden und zu verrechnen.
- R = Warenrückgabe mit Storno
„Warenrückgabe mit Storno“ bedeutet, dass ein Artikel, welcher gutgeschrieben wird zwar zurück auf das Lager gebucht aber kein neuer Lieferscheinposition – Rückstand sowie Rechnungsrückstand erzeugt wird. Das heißt es wird der Artikel zurückgesendet und aufs Lager gebucht ohne, dass eine Nachlieferung erfolgt.
- B = Bruch mit Nachlieferung
Diese Gutschriftart wird verwendet, wenn die Ware beschädigt wurde. Die Beschädigung des Artikels kann durch Nachbesserung und Beseitigung der Qualitätsmängel behoben werden. Dabei wird die Ware zurück aufs Lager gebucht und es werden sofort neue Liefer- und Rechnungsrückstände erzeugt, um eine Nachlieferung zu gewährleisten.
- S = Bruch mit Storno
Diese Gutschriftart wird verwendet, wenn z.B. beim Transport die Ware komplett beschädigt wurde und es nicht möglich ist, dies zu beheben. Dabei wird die Ware nicht zurück aufs Lager gebucht und es werden auch keine Liefer- und Rechnungsrückstände generiert, da keine Nachlieferung gewünscht wird.
- N = Nachberechnung
Diese Gutschriftart dient lediglich der Nachberechnung/Nachbesserung. Für diese Gutschriftsart wird kein neuer Lieferschein erstellt sondern nur ein Datensatz im Rechnungspositionsrückstand angelegt, um die Rechnungsposition erneut zu erfassen und anzupassen. Eine Korrekturrechnung (Nachberechnung) ist daraufhin notwendig.
- D = Differenzbetrag
Diese Gutschriftart dient der Differenzberechnung von Artikeln. Hierbei ist darauf zu achten, dass nur ein Rechnungsbetrag gutgeschrieben werden kann. Es werden bei dieser Art von Gutschrift kein neuer Lieferschein und keine neue Rechnung angelegt, sondern nur der Rechnungsbetrag ausgeglichen.
- G = Garantiegutschrift
Diese Gutschrift dient als Garantiefall. Es wird hierbei kein automatischer oder neuer Lieferschein angelegt (vgl. Differenzbetrag).
Soll eine Gutschrift als Guthaben erzeugt werden, dann legt AvERP beim Druck der Gutschrift einen Datensatz in der Guthabenverwaltung des Kunden an. Vorhandene Guthaben eines Kunden können auf der Kundenrechnung mit angedruckt werden und können zudem für die Erfassung des Zahlungseingangs herangezogen werden.
Saldo
Auf der zweiten Registerkarte befinden sich alle Angaben zu den entstandenen Preisen, Nebenkosten, MwSt, Währung und Gesamtbetrag. Dabei werden die Preise und Nebenkosten sowohl in der Fremd- als auch in der Eigenwährung aufgeführt. In den Gezahlt- Feldern werden die bereits erfassten Zahlungseingänge zu einer Rechnung angezeigt. Mit Hilfe dieses Feldes hat man die Möglichkeit eine offene Postenliste, über den Druckgenerator, zu erzeugen. Der Deckungsbeitrag der gesamten Rechnung ergibt sich aus dem Gesamtpreis der Positionen abzüglich dem Einstandspreis * Menge. Die Währung des Kunden wird aus dem Kundenstamm vorbelegt und kann manuell für den Ausdruck der Rechnung überschrieben werden, wenn im Feld Währung Ausdruck eine abweichende Währung eingetragen wird. Der Kurs der Kundenwährung und der Druckwährung wird vorbelegt, kann aber manuell editiert werden. Weiterhin hat man die Möglichkeit bei einer Abschlagszahlung, den Abschlag in Prozent und Betrag zu hinterlegen. In dem Grid werden die entsprechend hinterlegten Nebenkosten aufgezeigt.
Konditionen
Die Zahlungsbedingungen werden aus dem Kundenauftrag übernommen, können aber manuell editiert werden. Über das Feld Zahlungsschlüssel kann eine Gruppe von Zahlungsbedingungen übernommen werden. Die zutreffende Steuernummer für die Rechnung wird aus der Mandantenverwaltung übernommen. Wird im Feld Zahlung auf Konto ein Bankkonto der eigenen Firma hinterlegt, wird dieses auf der Kundenrechnung mit angedruckt. Dieses Konto kann bereits im Kundenstamm vorbelegt werden, genau wie die Zahlungsart. Im Feld Erfülldatum kann das Erfüllungsdatum des zugrunde liegenden Lieferscheins hinterlegt werden. Für Einzugsermächtigungen kann aus einer oder mehreren Kundenrechnungen eine DTAUS Datei für die Onlinebanksoftware erzeugt werden. Die erzeugt DTAUS Nummer und das Erzeugungsdatum wird in der Kundenrechnung gespeichert, genau wie der Erzeuger der Kundenrechnung und das Erfassungsdatum.
Abhängigkeiten
Einer Kundenrechnung können die Verpackungen aus dem Lieferschein zugeordnet und ggf. abgerechnet werden. Für Verpackungen kann eine Verpackungsstruktur erstellt werden, die auf dieser Registerkarte, als Strukturbaum dargestellt werden.
Positionen
Die 5. Registerkarte bietet eine Übersicht aller Rechnungspositionen der entsprechenden Kundenrechnung.
Utility
Zoll - Datenprüfung
Zolldaten in der Kundenrechnung können nicht manuell eingegeben werden, sondern müssen zuerst auf Vollständigkeit aller benötigten Angaben, mit Hilfe dieses Utility, überprüft werden.
Zolldaten erzeugen
Nachdem die Zolldaten überprüft wurden und Vollständig sind, kann man über dieses Utility die Zolldaten erzeugen lassen. Dabei wird in der Maske „Kundenrechnung – Zoll – Hauptdaten“ ein neuer Datensatz eingefügt.
Als Verbucht kennzeichnen
Über das Utility „Als verbucht kennzeichnen“ kann eine Rechnung manuell als verbucht (z.B. für die Finanzbuchhaltung) gekennzeichnet werden. Nachdem der Zahlungseingang erfasst wurde, kann dieser als verbucht gekennzeichnet werden. Daraufhin öffnet sich ein Grid, mit allen Kundenrechnungen des Kunden, welche noch nicht verbucht sind. Nachdem eine selektiert wurde, wird die jeweilige Kundenrechnung im Feld „verbucht“ als verbucht gekennzeichnet.
Zahlungseingang erfassen
Nachdem der Zahlungseingang für eine gestellte Kundenrechnung erfolgt ist, kann dieser über das Utility erfasst werden. Dabei erhält man eine Abfrage über die Zahlungsart und die Währung, in welcher der Zahlungseingang erfasst werden soll und daraufhin erfolgt eine Abfrage über den Zahlbetrag, das Zahldatum und die Kontonummer, auf welche der Zahlbetrag eingegangen ist. Die hier erfassten Zahlungseingänge werden in den Kundesaldo des Kunden im Kundenstamm eingetragen. Dabei werden Vergünstigungen durch erreichte Skonti und Valuta mit berücksichtigt.
Projekt aus Vorlage
Mit Hilfe dieses Utilitys kann zu einer Kundenrechnung ein Projekt erzeugt werden. Dabei können die vordefinierten Informationen zum Projekt aus einer Projektvorlage übernommen werden. Vorlageprojekte werden in der Maske Projektverwaltung – Vorlage definiert.
Gedruckt rückgängig
Dieses Utility ermöglicht das Zurücksetzen einer bereits gedruckten Kundenrechnung in den nicht gedruckten Zustand, um gegebenenfalls Änderungen durchzuführen. Dieses Utility sollte nur verwendet werden, wenn die Originalrechnung noch nicht nach außen gegangen ist. Generell sollten die Verwendung bzw. die Rechte für dieses Utility nur dem Administrator oder dem Abteilungsleiter gestattet sein.
Lexware - Kundenrechnungen
Text für das Utility
Gutschriften verrechnen
Dieses Utility kann nur bei Gutschriften ausgeführt werden, wodurch diese als verrechnet gekennzeichnet werden.
Export an Finanzbuchhaltung
Über dieses Utility besteht die Möglichkeit, die Kundenrechnungen, die noch nicht verbucht aber gedruckt sind, an die Finanzbuchhaltung zu übergeben. Hierfür bestehen bereits mehrere Schnittstellen, die über das Utility ausgewählt werden können. Daraufhin wird eine Datei erzeugt, die von der Finanzbuchhaltungssoftware eingelesen werden kann. Nachdem eine Rechnung an die Fibu übergeben wurde, wird diese als verbucht gekennzeichnet und kann nicht mehr verändert werden.
Kupfer berechnen und eintragen
Wird per Utility die Kupferberechnung angestoßen, so wird der Kupferzuschlag berechnet und ggf. in einer weiteren Rechnung ausgewiesen (abhängig von der Berechnungsart im Kundenstamm). Die erzeugte Rechnung wird im Feld Kupferrechnungs.Nr. verlinkt. Auf Grundlage der enthaltenen Kupferanteile (Werkstoffe) in den Rechnungspositionen, der hinterlegten Börsenkurse und der gewählten Berechnungsart beim Kunden, können die Kupferzuschläge berechnet werden. Hierbei werden abhängig von der Berechnungsart entweder separate Kupferrechnungspositionen erstellt und eine eigenständige Kupferrechnung, die monatlich, vierteljährlich, halbjährlich oder monatlich verrechnet werden kann. Die erzeugte Kupferrechnungsnummer und der Kupferzuschlag werden daraufhin in auf der ersten Registerkarte ausgewiesen.
Vertretergutschrift erstellen
Die über die Provisionsabrechnung ermittelten Provisionsbeträge können einem Vertreter gutgeschrieben werden. Hierfür muss der Vertreter als Kunde angelegt werden und mit seiner eigenen Vertreternummer verknüpft werden. Daraufhin legt man einen Rechnungskopf für den Vertreter als Kunden an und führt das Utility aus. Nach der Zeitraumabfrage, wird für jeden auftragsbezogenen Provisionsbetrag eine Rechnungsposition angelegt. Als Artikel für die Gutschriftspositionen wird der in der Mandantenverwaltung hinterlegte Gutschriftsartikel verwendet.
Gutschrift erstellen
Aus einer erstellten und gedruckten Rechnung besteht die Möglichkeit, eine Gutschrift, auf Grundlage der bestehenden Gutschriftarten, für alle oder einzelne Rechnungspositionen zu erstellen. Die daraufhin erstellte Gutschrift kann geöffnet und weiter bearbeitet werden.
Zahlungseingang importieren
Elektronische Kontoauszüge können über dieses Utility importiert werden und werden als Habendatensatz in der Saldenliste eingetragen und führen somit zur Zahlungseingangserfassung.
DocuWare-Eintrag erzeugen
Das Kennzeichen Archiviert wird auf J gesetzt, wenn das Utility „DocuWare Eintrag erzeugen“ ausgeführt wird. Bei Docu Ware handelt es sich um ein Dokumentenmanagementsystem, dass per Schnittstelle aus AvERP bedient werden kann. Über das Utility wird eine Datei erzeugt, die in Docu Ware eingelesen werden kann.
Kundensaldo = RG-Betrag u. Skonto buchen
Text für das Utility
Kundensaldo komplett abgleichen
Text für das Utility
Buchungsgruppe ändern
Es wird eine Liste der vorhandenen Buchungsgruppen gezeigt aus der eine Gruppe ausgewählt werden kann.
Per EDIFact senden
Kundenrechnungen können als elektronische EDI Datei an den Kunden verschickt werden. Hierfür stellt AvERP einen eigenen EDI Server zum Einlesen und Versenden von EDI Fact Dateien zur Verfügung.
Verpackungen zu Kundenrechnungen erzeugen
Text für das Utility
Beistellteile prüfen
Text für das Utility
Lieferschein erzeugen
Aus einer Kundenrechnung (zum Beispiel geschriebene Vorkasserechnung) kann per Utility der zugehörige Lieferschein erstellt werden, wenn die Vorkasserechnung beglichen wurde.
Positionsnummern neu vergeben
Die Positionsnummer einer Kundenrechnung können nach der Erstellungsreihenfolge oder der Sortierreihenfolge neu vergeben werden.
Versandzahlen ausgeben
Abhängig von zugehörigen Lieferscheinen können die Versandzahlen als Statistik ausgegeben werden. Dazu erfolgen im Vorfeld einige Abfragen.
- Abfrage nach: Datumsart (Versanddatum, Rechnungsdatum oder Zahlungsdatum); Zeitraum; Vertreter (wenn keine Eingabe dann alle); Warengruppe (wenn keine Eingabe dann alle); Artikelnummer (wenn keine Eingabe dann alle)
- Ausgabe: Vertreternummer, Vertretername, Rechnungsnummer, Kundennummer, Kundenname,Versanddatum/Rechnungsdatum/Zahldatum (abhängig von der gewählten Datumsart), Artikelnummer, Bezeichnung 1 und 2, Menge
XML-Datei in openTRANS-Format ausgeben
Über die Open Trans Schnittstelle kann eine Kundenrechnung als XML Datei ausgegeben und an die Schnittstelle übergeben werden.
XML-Datei in openTRANS-Format einlesen
Über die Open Trans Schnittstelle kann eine Kundenrechnung als XML Datei eingelesen werden.
Gedruckt "J" setzen
Setzt das Kennzeichen für den Druckstatus auf "J".
Atlasexport
@@@
Atlasstatus
Text für das Utility
Rechnung
Text für Drucken
Rechnung mit Zwischensummen
Text für Drucken
offene Postenliste
Text für Drucken
Primanota
Text für Drucken
DTAUS f. Einzugsermächtigung erzeugen
Für Einzugsermächtigungen kann aus einer oder mehreren Kundenrechnungen eine DTAUS Datei für die Onlinebanksoftware erzeugt werden. Die erzeugt DTAUS Nummer und das Erzeugungsdatum wird in der Kundenrechnung gespeichert, genau wie der Erzeuger der Kundenrechnung und das Erfassungsdatum.
Kupferrechnung
Text für Drucken
Zollformulare
Text für Drucken
Prüfdatenauswertung - Menge
Text für Drucken
Prüfdatenauswertung - Zeit
Text für Drucken
Rechnungsausgangsbuch
Text für Drucken
Kundenrechnungsliste (GD)
Text für Drucken
Summe Gesamt (GD)
Text für Drucken