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Projektverwaltung - Positionen

In den Projektpositionen können die einzelnen Schritte hinterlegt werden, die für die Realisierung des Projekts notwendig sind.

Hauptbereich

Die Positionsnummer wird automatisch in Zehnerschritten vergeben und ist für ein Projekt eindeutig.

Die Positionsbezeichnung kann manuell vergeben werden und dient der Kurzbeschreibung.

Das Fertigmelden einer Projektposition erfolgt über das Feld Fertig, wobei das Datum der Fertigmeldung im Feld Fertig am mitgespeichert wird.

Das Statuskennzeichen kann manuell gesetzt werden und steuert u. a. den Status der Unterprojekte und des Hauptprojekts. In der Mandantenverwaltung kann hinterlegt werden, dass der Status einer Projektposition automatisch auf 'TF' (Teilfertig) gesetzt wird, wenn alle Rückstandspositionen eines Auftrags in Lieferscheine und Rechnungen übergeben wurden. Das Datum eines Statuswechsels wird im Feld Status gesetzt am gespeichert.

Das Feld Berechnen dient als Informationsfeld, damit die Positionen im Nachhinein selektiert werden können, die an die Rechnungsstellung übergeben werden sollen.

Das Feld Ausführen kennzeichnet eine aktive Projektposition.

Das Feld Abschluss erf. dient als Informationsfeld für den projektverantwortlichen Mitarbeiter sowie zur Terminierung der Projektpositionen. Ist im Feld ein 'J' eingetragen, dann wird das Startdatum der Folgeposition nach dem Enddatum der Position gesetzt, bei der das Kennzeichen Abschluss erf. auf 'J' gesetzt ist. Dieses Kennzeichen kann bereits aus der Vorlageposition vorbelegt werden.

Sobald die Projektposition abgeschlossen ist, kann das Kennzeichen Abschluss auf 'J' gesetzt werden, um ggf. eine Neuterminierung der Folgepositionen zu steuern.

Im Feld Termin wird gekennzeichnet, ob es sich bei der Projektposition um einen Termin oder eine Aufgabe handelt. Dies spielt wiederum bei der Übergabe an die AvERP-Groupware eine Rolle. Eine Position kann als Meilenstein markiert werden bzw. können einem Meilenstein mehrere Positionen zugeordnet werden. In der graphischen Plantafel sollen Projekte, Meilensteine und Projektpositionen graphisch dargestellt werden.

Das Kennzeichen autom. Projektverz. wird bereits aus der Projektvorlage vorbelegt. Bei der automatischen Anlage eines Projekts aus der Projektvorlage wird für diese Positionen ein Projektordner auf dem Zielpfad erstellt und zu der Projektposition als Dateianhang gespeichert.

Einer Projektposition kann wiederum ein einzelnes Unterprojekt aus mehreren Projektpositionen zugeordnet werden (ähnlich einer Stückliste).

Beispiel

Ein Kundenprojekt besteht aus der Pflichtenhefterstellung und der Programmierung. Die Pflichtenhefterstellung ist wiederum ein eigenes Projekt mit diversen Projektpositionen. Mehrere Projekte können zu einem Sammelprojekt zusammengefasst werden, das der Projektposition als Link zugeordnet wird.

Registerkarten

1. Details

In den Projektpositionen muss für jede einzelne Position ein verantwortlicher Mitarbeiter angegeben werden. Der Mitarbeiter vertretend ist optional.

Einer Projektposition kann bereits ein Artikel (Dienstleistung) zugeordnet werden. Aus einem Projekt oder einer Projektposition heraus kann per Utility ein Angebot generiert werden. Die in den Projektpositionen hinterlegten Artikel, Zeiten (Plan) und Texte werden in die Angebotspositionen übernommen. Über die Schaltfläche Auftrag suchen kann das/der daraus generierte Angebot/Auftrag geöffnet werden.

Über eine Kategorie können Projektpositionen verdichtet werden, damit die Möglichkeit einer schnellen Suche und der Erstellung von Auswertungen gegeben ist. Weiterhin können über die Kategorie Vorbelegungen für die Projektposition übernommen werden.

Das Start- und das Bis Datum dient den Projektmitarbeitern als Planung. Eine Projektposition kann mit dem Nachrichtensystem verknüpft werden, sodass ein Mitarbeiter zum Startzeitpunkt eine Nachricht erhält. Dazu muss das Kennzeichen des Projekts auf Ausführend = 'J' gesetzt sein. Anhand des 'Bis Datums' (zum Beispiel gleich Lieferdatum) kann dieser seine Wochenplanung durchführen.

Das Feld Wert über Planzeit steuert prozentual, wie weit die rückerfasste Istzeit über der Planzeit liegen darf.

Im Feld Zeit Plan wird die geplante Bearbeitungszeit (in Minuten und Stunden) hinterlegt, die auch in das Angebot übergeben wird. Der zugehörige Dienstleistungsartikel kann somit die Mengeneinheit Stunden haben.

Zeit Ist berechnet sich aus den zurückgemeldeten Zeiten der Mitarbeiter zu dieser Projektposition. Die Zeiten können im Unterprogramm Projektposition – Rückerfassung erfasst werden.

Neben der Istzeit wird die Zeit gesamt ausgewiesen, die aus den Unterprojekten übergeben wird. Dabei werden die rückerfassten Zeiten der Projektposition und der zugewiesenen Unterprojektpositionen kumuliert.

Über die Felder Fertigstellung manuell und Fertigstellung Ist kann der Fertigstellungsgrad der Projektposition hinterlegt bzw. automatisch berechnet werden. Der Fertigstellungsgrad aller Projektpositionen wird in Prozent in die Projektverwaltung übergeben.

Über das Feld Anfahrt (Std/km) kann entweder die Fahrzeit oder die Anzahl der gefahrenen Kilometer hinterlegt werden.

2. Zus.Info.

Bereits in der Mandantenverwaltung kann ein Vorgabepfad für Dateianhänge im Projektwesen definiert werden. Beim Ausführen des Buttons Erstellen wird ein neuer Menü-Ordner auf dem hinterlegten Pfad erzeugt und mit der Projektposition verknüpft. Zusätzlich wird der erstellte Pfad in den Unterprogrammen zur Projektposition als neuer Dateipfad hinterlegt.

Die Kostenstelle dient der Vor- und Nachkalkulation der Projektposition. Weiterhin kann in der Kostenstelle ein Projektkostenfaktor hinterlegt werden, der mit in die Vor- und Nachkalkulation einfließt.

Über das Lohngruppenkennzeichen wird der LohnGrp.Faktor vorbelegt, der wiederum in die Vorkalkulation einfließt. In die Nachkalkulation fließt hingegen der Lohnfaktor aus dem Mitarbeiterstamm bzw. aus dem Gehaltsmodell ein.

Ob eine Projektposition an einen Kunden oder an einen Lieferanten zur Erledigung weitergegeben wurde, kann in den entsprechenden Feldern hinterlegt werden.

Pro Projektposition werden die Istwerte des Auftrags, der Bestellung und der Fertigung ausgewiesen.

Über die Planzeiten wird das Planbudget berechnet, während sich das Istbudget aus den Abhängigkeiten und den Rückerfassungen ermitteln lässt. Die Ermittlung des Istbudgets wird in dem zugehörigen Unterprogramm aufgesplittet.

Einer Projektposition kann ein Meilenstein zugeordnet werden. Dies dient der Terminierung und der Auswertung im AvERP-Planer.

Wird einer Projektposition ein Lager zugeordnet, wird dieses immer in einem abhängigen Prozess als Projektlager übernommen und ggf. dem Artikel zugeordnet. Die automatische Anlage des Projektlagers kann über die Projektvorlage und die Vorlagepositionen gesteuert werden.

Die Kategorie dient als Vorbereitung von Tabellenabhängigkeiten, sodass zukünftige Projektpositionen automatisch in einer hier definierten Systemtabelle vorbelegt werden, wenn das Projekt eingetragen wird.

Um besser nachvollziehen zu können, wann von einem Mitarbeiter Projekte bzw. Projektnummern angelegt werden, wird abgespeichert, welcher Mitarbeiter zu welchem Zeitpunkt den Datensatz angelegt hat. Dies wird in den Feldern Erfasser und Erfast am gespeichert.

3. Abhängigkeiten

Wird eine Projektposition einer AvERP-Maske zugeordnet, dann wird diese Zuordnung in der Registerkarte als Abhängigkeit angezeigt. Die Abhängigkeiten werden als AvERP-Strukturbaum dargestellt. Mit jeder Zuweisung wächst der Strukturbaum und baut sich neu auf. Per Doppelklick kann die abhängige AvERP-Maske geöffnet werden. Die Abhängigkeiten werden pro Projektposition ausgewiesen und in der Projektverwaltung über alle Projektpositionen des Projekts hinweg dargestellt. Eine Projektposition kann für bestimmte User und Gruppen zur Bearbeitung freigegeben werden. Die Vergabe der Rechte erfolgt in den Unterprogrammen. Wird einer Projektposition mindestens ein User oder eine Gruppe zugewiesen, verlieren alle nicht zugewiesenen User und Gruppen die Bearbeitungsrechte zu der Projektposition. Die zugewiesenen User und Gruppen sind in der Tabelle dargestellt.

4. Seriennummern

Alle Seriennummern, denen in der Seriennummernverwaltung eine Projektposition zugewiesen wurde, werden in dieser Übersicht dargestellt.

5. Verfolgung

@@@ Text für Registerkarte: 5. Verfolgung

Utility

Angebot erstellen

Eine Projektposition kann direkt in ein Angebot übergeben werden. Dabei wird ein neues Angebot angelegt und die Projektposition als Angebotsposition übergeben. Voraussetzung ist, dass dem Projekt ein Kunde und der Projektposition ein Artikel zugewiesen ist. Ebenso werden die Planzeiten (Minuten) in Stunden umgerechnet und übergeben, genauso wie der Positionstext der Projektposition. Das Enddatum wird in der Angebotsposition als Liefertermin eingetragen.

Unterprojekt aus Vorlage

Einer Projektposition kann ein Projekt als Unterprojekt zugewiesen werden. Über dieses Utility kann aus einer Auswahl an Vorlageprojekten automatisch ein Unterprojekt erstellt und der entsprechenden Projektposition zugewiesen werden.

beteiligte Personen anlegen

Über dieses Utility können mehrere interne Mitarbeiter selektiert und in das Unterprogramm Projektposition - Beteiligte Personen übernommen werden.

Status zurücksetzen

Der in der Projektposition zugewiesene Projektstatus kann über dieses Utility auf einen vorhergehenden Status zurückgesetzt werden.

Kalkulationsdaten eintragen

Über dieses Utility kann die Projektpositionskalkulation erzeugt werden.

Hierbei erfolgt die Abfrage nach dem Stichtag der Kalkulation. Dadurch können Kalkulationen auch für die Vergangenheit durchgeführt werden.

Die Abfrage nach der Warengruppe ist notwendig, um den Warengruppentyp festzulegen, nach dem die Materialkosten aufgegliedert werden sollen.

Über die Checkbox Unterprojekt auflösen wird gesteuert, ob die Kosten zugewiesener Unterprojekte in die Kalkulation mit einfließen sollen.

Fertigungsauftrag erstellen

Für den in der Projektposition zugewiesenen Artikel kann über dieses Utility ein Fertigungsauftrag erzeugt werden. Hierbei erfolgt die Abfrage nach dem Lager und der Fertigungsmenge.

Termine eintragen

@@@ Text für Utility: Termine eintragen

Projektposition Neuzuweisung

@@@ Text für Utility: Projektposition Neuzuweisung

Drucken

Projektbudgetplanung

Die im Unterprogramm Projektposition - Budget hinterlegten Plan- und Istbudgetanteile können über diesen Ausdruck gedruckt werden.

Bestellübersicht

In diesem Ausdruck werden alle Bestellpositionen gedruckt, die in Abhängigkeit zur Projektposition stehen. Zu den Bestellpositionen sind evtl. Wareneingänge und Rechnungseingänge vermerkt, die über die Druckabfrage pro Lieferant gefiltert werden können.

Roadshow Namensschilder

@@@ Text für Druck: Roadshow Namensschilder

Besprechungsprotokoll

@@@ Text für Druck: Besprechungsprotokoll

Siehe auch

Projektverwaltung