FRMV BLRC

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Rechnungseingänge

@@@ Kurzer prägnanter Text für Maske: FRMV_BLRC

Hauptbereich

Der Rechnungseingang dient dazu, Rechnungen vom Lieferanten im System zu erfassen, so dass diese weiter verarbeitet werden können. Die Grundeingaben und Auswertungen erfolgen in dieser Maske, die Eingabe der einzelnen Positionen in den Rechnungseingangspositionen. Im Kopf der Maske werden die Grunddaten, wie die eigene Rechnungsnummer, die Rechnungsnummer des Lieferanten und Lieferantennummer eingegeben. Bei der Erfassung der Rechnungseingangspositionen werden ausschließlich Bestellungen bei bzw. Wareneingänge von dem hier eingegebenen Lieferanten angezeigt. Das Kennzeichen Fertig steuert die Eingabemöglichkeiten des Benutzers. Wird das Kennzeichen auf "J" gesetzt, so werden alle Daten der Rechnung entweder an das Zahlungsbuch oder eine Finanzbuchhaltung übergeben (siehe Registerkarte 3.Seite, Kennzeichen An Zahlungsverkehr). Weiterhin wird bei allen Artikeln, bei denen das Merkmal Preispflege über Rechnungseingang im Artikelstamm auf "J" gesetzt ist, die Rechnungspreise in die Durchschnittspreisberechnung übergeben. Danach kann die Rechnung einschließlich der Positionen nicht mehr bearbeitet werden. Im Feld Status kann manuell ein Status gewählt werden, der derzeit keine Auswirkungen hat und nur für Auswertungen dient. Das Rechnungseingangsdatum und das Rechnungsdatum Lieferant ist wichtig für die Ermittlung des Fälligkeitsdatums. In der Mandantenverwaltung kann entschieden werden, ob sich das Fälligkeitsdatum auf Grundlage des Rechnungseingangsdatums oder des Rechnungsdatum der Lieferantenrechnung berechnet. Wurde eine Rechnung über das Zahlungsbuch bezahlt, dann wird das Zahldatum im Rechnungseingang automatisch eingetragen.

Registerkarten

1. Saldo

Auf der ersten Registerkarte befinden sich sämtliche Informationen bezüglich der Kosten und den Berechnungen. Dabei sind in der rechten Spalte sämtliche Beträge in der Lieferantenwährung dargestellt. Weicht die Lieferantenwährung von der Hauswährung ab, muss dies im Feld Währung eingestellt und alle Rechnungsbeträge in der Lieferantenspalte eingegeben werden. Der Kurs der Währung wird aus dem „Währungsstamm“ übernommen, kann aber überschrieben werden, da sich die Lieferantenrechnung auf einen fest vereinbarten alten Kurs beziehen könnte. Die linke Spalte zeigt alle Beträge in der Hauswährung an. Ist die Lieferantenwährung identisch mit der Hauswährung, dann muss die Rechnung in dieser Spalte erfasst werden. Hier werden auch die Summen der Mehrwertsteuer aus den Positionen angezeigt. Der Wert Netto bezieht sich auf die Summe der Nettogesamtkosten aller Rechnungseingangspositionen. Dazu kann neben dem in den Positionen hinterlegten, ein rechnungsweiter Rabatt eingegeben werden, der sich auf den Wert im Feld Netto bezieht. Dieser kann entweder als Wert oder als Prozentzahl hinterlegt werden. Zur Differenz von Netto und Rabatt können durch Eingabe in die Felder Rabattbetrag, zusätzliche Nebenkosten, Mindermengenzuschlag, Spesen und Fracht weitere Kosten eingegeben werden. Spesen und Fracht werden automatisch auf die Positionen verteilt (nach Wert) und dort angezeigt. Zoll bezieht sich auf einzelne Positionen und ist dort hinterlegt. Im Kopf wird die Summe aller in den Positionen durch Zoll entstandenen Kosten angezeigt. Das Feld Summe Lieferant ist eine Zwischensumme und zeigt alle durch den Lieferanten verursachten Kosten. Im Feld Mehrwertsteuerbetrag wird die Mehrwertsteuer für die Spesen, Fracht und Zoll berechnet. Dazu muss das entsprechende Kostenfeld auf "J" gesetzt sein und ein Mehrwertsteuerbetrag ausgewählt sein (Dieser wird mit dem im Firmenstamm hinterlegten Wert vorbelegt). Sollen Zoll, Fracht und Spesen ohne Mehrwertsteuer berechnet werden, so muss ein Mehrwertsteuersatz von null Prozent eingegeben werden. Die Mehrwertsteuer der Positionen errechnet sich aus den Rechnungseingangspositionen. Diese können unterschiedliche Mehrwertsteuersätze haben und somit ist bei jeder Position ein eigener Mehrwertsteuersatz hinterlegt. Die Mehrwertsteuer d. Positionen im Rechnungskopf errechnet sich aus der Summe der Gesamtpreise aller Positionen mit derselben Mehrwertsteuer multipliziert mit dem entsprechenden Mehrwertsteuersatz. Das Feld Gesamt Netto gibt den zu zahlenden Betrag ohne Mehrwertsteuer an. Da es auf Grund von Rundungen zum Teil zu Abweichungen zwischen dem errechneten Rechnungsbetrag und dem vom Lieferanten in Rechnung gestellten Betrag kommt, kann im Feld Anpassung ein Wert bis zu zehn Euro eingegeben werden, der dazu dient diese Rundungsdifferenzen schnell auszugleichen. Im Feld MwSt. Summe werden die Mehrwertsteuerbeträge der Nebenkosten und der Positionen kumuliert. Der Zahlungsbetrag ist der endgültige zu zahlende Betrag und setzt sich aus dem Gesamt Netto, der Anpassung und der MwSt. Summe zusammen. Im Feld Gezahlt wird der bezahlte Betrag aus dem Zahlungsbuch übergeben. Die Felder Inklusive Spesen, Inklusive Fracht und Inklusive Zoll zeigen an, ob die Kosten mit in der Rechnungssumme berücksichtigt werden oder nur zur Anzeige dienen. Wird ein Wert im entsprechenden Kostenfeld eingetragen, so wird das dazugehörige Feld auf "J" gesetzt, kann aber manuell verändert werden. Die Mehrwertsteuer der Nebenkosten kann separat definiert werden.

2. Adresse & Gutschrift

Auf Registerkarte zwei befinden sich neben den Details zur Lieferantenadresse die Informationen bezüglich einer Gutschrift. Da Rechnungen und Gutschriften in derselben Maske erfasst werden, wird über das Kennzeichen Gutschrift bestimmt, ob die eingegebenen Informationen einer Rechnung oder einer Gutschrift angehören. Hierbei kann zwischen einer Differenzgutschrift einer Gutschrift mit Warenrückgabe gewählt werden.

3. Konditionen

Die Zahlungsbedingungen geben an, in welchem Zeitraum die Rechnung beglichen werden muss. Dabei können verschiedene vom Lieferanten angebotene Skonti berücksichtigt werden. Wird die Rechnung nach der Fertigmeldung an das Zahlungsbuch übergeben, so wird dort automatisch das Zahlungsdatum unter Berücksichtigung des Skontos errechnet. Die Zahlungsart gibt an, wie die Rechnung im Zahlungsbuch bezahlt werden sollt. Das Kennzeichen An Zahlungsverkehr steuert, wohin die Rechnung geleitet wird, nachdem sie fertig gemeldet wurde: Z = Zahlungsbuch, weitere Buchstaben stehen für durch Schnittstellen verbundene Finanzbuchhaltungsprogramme, wie z.B. "D" für DATEV. Das Feld Valuta wird aus dem Lieferantenstamm vorbelegt und kann manuell verändert werden. Die Tage, die für Valuta hinterlegt sind, dienen neben den Zahlungsbedingungen für die Berechnung des Zahlungsdatums im Zahlungsbuch.

4. Positionen

Auf der 4. Registerkarte hat man Einsicht auf alle Rechnungseingangspositionen der entsprechenden Rechnung, die in den Unterprogrammen – Rechnungseingangspositionen hinterlegt sind. Zudem werden die berücksichtigten Fertigungsmaterialien für Projektartikel ausgewiesen, die in den Bestellpositionen definiert wurden.

Utility

Projekt aus Vorlage

Mit Hilfe dieses Utilitys kann zu einem Rechnungseingang ein Projekt erzeugt werden. Dabei können die vordefinierten Informationen zum Projekt aus einer Projektvorlage übernommen werden. Vorlageprojekte werden in der Maske Projektverwaltung – Vorlage definiert.

Lexware - Rechnungseingänge

@@@ Text für Utility: Lexware - Rechnungseingänge

Export an Finanzbuchhaltung

Über dieses Utility besteht die Möglichkeit, die Rechnungseingänge, die fertig gemeldet sind, an die Finanzbuchhaltung zu übergeben. Hierfür bestehen bereits mehrere Schnittstellen, die über das Utility ausgewählt werden können. Daraufhin wird eine Datei erzeugt, die von der Finanzbuchhaltungssoftware eingelesen werden kann.

DocuWare-Eintrag erzeugen

Bei Docu Ware handelt es sich um ein Dokumentenmanagementsystem, dass per Schnittstelle aus AvERP bedient werden kann. Über das Utility wird eine Date erzeugt, die in Docu Ware eingelesen werden kann.

Sammelrechnung erzeugen

Alle erfassten und nicht fertig gemeldeten Rechnungseingänge eines Lieferanten können zur einer Sammelrechnung zusammenfasst werden. Hierbei erscheint eine Auswahl der nicht fertig gemeldeten Rechnungseingänge. Die selektierten Rechnungseingänge werden daraufhin in den Rechnungseingang übernommen, aus dem das Utility ausgeführt wurde.

Nebenkosten verteilen

Die im Rechnungseingang erfasst Nebenkosten können über das Utility auf die Rechnungseingangspositionen verteilt werden.

Status zurücksetzen

Nach dem ein Rechungseingang fertig gemeldet wurde, kann dieser nicht mehr verändert werden. Der Rechnungseingang wird u.a. an das Zahlungsbuch und die Artikelpreispflege übergeben. Mit Hilfe des Utilitys kann der Rechnungseingang auf Fertig = "N" zurück gesetzt werden. Die ausgeführten Aktionen, die durch das Fertigmelden automatisch durchgeführt wurden, werden dadurch zurück gesetzt. Dies ist nur möglich, wenn u.a. der Rechnungseingang noch nicht an die Finanzbuchhaltung übergeben wurde und die Zahlung im Zahlungsbuch noch nicht fertig gemeldet wurde.

Rechnungseingang fertig melden

@@@ Text für Utility: Rechnungseingang fertig melden

Buchungsmonat hinterlegen

@@@ Text für Utility: Buchungsmonat hinterlegen

Projektnummer anpassen

@@@ Text für Utility: Projektnummer anpassen

Drucken

offene Postenliste

Beim Drucken der Liste werden alle Rechnungseingänge gesucht, zu denen die Zahlung noch nicht bzw. nicht komplett durchgeführt wurde.

Primanota

Nach der Übergabe der Buchungstexte an die Finanzbuchhaltung können die betroffenen Rechnungseingänge, direkt nach der Übergabe, als Primanota gedruckt werden.

Inzahlungnahmerechnung

@@@ Text für Druck: Inzahlungnahmerechnung

Belastung

Dem Lieferanten kann über diesen Ausdruck eine Belastungsmeldung zugeschickt werden.

Siehe auch

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