FRMV BRRC

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Buchungstext Zahlungseingang
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Saldenliste
Guthabenverwalltung

Kundenrechnungen

Alle Daten und Optionen die mit der Erstellung und Verwaltung der Rechnungen gebraucht werden.

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Hauptbereich

Im Rechnungskopf werden die grundlegenden Daten für jede Rechnung erfasst.

Über Kunden.Nr. wird ein Kunde aus dem Kundenstamm übernommen.

Über Rech.Adr.Nr. wird aus dem Adressstamm eine Adresse des Kunden ausgewählt.

Die Rechnung kann mit Projekt.Nr. auch direkt einem Projekt bzw. einer Projektposition zugeordnet werden.

Das Rechnungsdatum wird mit dem aktuellen Datum vorbelegt und kann manuell verändert werden. Die im Kundenstamm hinterlegten Tage für Valuta werden auf das Rechnungsdatum addiert und ergeben das Zahlbar ab Datum. Auf Grundlage der hinterlegten Zahlungsbedingungen (3.Registerkarte) wird das Fälligkeitsdatum berechnet. Ist für eine Rechnung der komplette Zahlungseingang verbucht, wird im Feld Zahldatum ein Datum eingetragen. Über die Suche nach allen gedruckten Rechnungen, bei denen das Zahldatum leer (IS NULL) ist, können somit schnell offene Posten gefiltert werden.

Registerkarten

Kunde & Status

Auf der ersten Registerkarte werden generelle Informationen zum Kunden und der Kundenrechnung angezeigt sowie, von welcher Abteilung die Rechnung angelegt wurde. Einer Rechnung können drei verschiedene Ansprechpartner zugewiesen werden, die aus dem Auftrag vorbelegt und auf der Rechnung angedruckt werden. Die Vorbelegung kann bereits zur Rechnungsadresse im Kundenstamm erfolgen. Die Postadresse wird ebenfalls aus dem Auftrag vorbelegt und erzeugt ein zusätzliches Blatt beim Ausdruck der Kundenrechnung, mit der Postadresse für Briefumschläge mit Fenster. Der Sachbearbeiter wird auf der Kundenrechnung als interner Ansprechpartner gedruckt. Der Vertreter wird aus dem im Vertreterstamm hinterlegten Kriterien ermittelt. Die Rechnung wird abgeschlossen, sobald der Ausdruck bestätigt und das Kennzeichen „Gedruckt“ auf "J" gesetzt wird. Wird zu einer Rechnung eine Gutschrift erzeugt, dann wird die Rechnung als verrechnet gekennzeichnet. Das Kennzeichen Archiviert wird auf J gesetzt, wenn das Utility „DocuWare Eintrag erzeugen“ ausgeführt wird. In der Mandantenverwaltung kann hinterlegt werden, bis zu welchem Rechnungswert eine Rechnung automatisch erzeugt werden soll, wenn der zugehörige Kundenlieferschein gedruckt wurde. Automatisch erzeugte Kundenrechnungen werden daraufhin gekennzeichnet. Im Feld Rechnungsart kann festgelegt werden, um welche Art von Rechnung es sich handelt. Dabei stehen folgende Möglichkeiten zur Auswahl:

• R = Rechnung Standard
• P = Pauschalabschlagszahlung
• A = Abschlagsrechnung auftragsbezogen
• S = Schlussrechnung auftragsbezogen
• G = Gutschriften

Abschlagsrechnungen sind Rechnungen, die bereits ausgeführte Teilleistungen einer Gesamtleistung betreffen. Zahlungen von Abschlagsrechnungen (Abschlagszahlung)sollen den Auftragnehmer für den Aufwand der bis zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung ausgeführten Teil- und Vorleistungen entschädigen. Für eine Pauschalabschlagszahlung muss zu einem normalen Auftrag ein Abschlagsauftrag (siehe Auftragsart) existieren. Wird eine Rechnung als Abschlagsrechnung auftragsbezogen gekennzeichnet, müssen auf der 2.Registerkarte die Abschläge in % oder als festen Betrag hinterlegt werden. Daraufhin besteht die Möglichkeit, die Abschlagsrechnungsposition zu einem Auftrag zu erfassen. Der hinterlegte Abschlag wird automatisch abgezogen. Wird die Rechnung gedruckt, werden die Positionen negativ in den Rechnungsrückstand geschrieben. Dieser Vorgang kann mehrmals wiederholt werden. Wird eine Schlussrechnung erzeugt, werden die Auftragspositionen in der Rechnung erfasst und automatisch die negativen Abschläge, so dass der Endbetrag den Schlussbetrag ergibt. Im Feld Rechnungsart kann die Rechnung als Gutschrift ausgeführt werden. Man kann direkt in der Maske „Kundenrechnungen“ eine Gutschrift erstellen. Für die Erstellung einer Gutschrift muss eine neue Rechnungsnummer vergeben werden. Zusätzlich fügt man den entsprechenden Kunden hinzu. Über die Drei Punkte Taste gelangt man in die Gutschriftarten. Hier kann man unter sieben verschiedenen Arten wählen. Die Rechnungsart füllt sich automatisch aus, je nach Abhängigkeit der Gutschriftsart. Die entsprechenden Rechnungspositionen, für welche eine Gutschrift erstellt werden soll, müssen in den Rechnungspositionen, über die Erfassen – Schaltfläche, hinzugefügt werden. Dabei werden in der Übersicht alle bisher gestellten Rechnungspositionen für den hinterlegten Kunden aufgezeigt und können von hier übernommen werden. Im Feld Gutschriftsart stehen folgende Gutschriften zur Verfügung:

• W = Warenrückgabe mit Nachlieferung

Bei dieser Gutschriftsart werden die reklamierten Artikel zurück auf das Lager gebucht und der Rechnungsbetrag gutgeschrieben. Ebenfalls werden automatisch neue Liefer- und Rechnungspositionsrückstände erzeugt, um die Nachlieferung zu versenden und zu verrechnen.

• R = Warenrückgabe mit Storno

„Warenrückgabe mit Storno“ bedeutet, dass ein Artikel, welcher gutgeschrieben wird zwar zurück auf das Lager gebucht aber kein neuer Lieferscheinposition – Rückstand sowie Rechnungsrückstand erzeugt wird. Das heißt es wird der Artikel zurückgesendet und aufs Lager gebucht ohne, dass eine Nachlieferung erfolgt.

• B = Bruch mit Nachlieferung

Diese Gutschriftart wird verwendet, wenn die Ware beschädigt wurde. Die Beschädigung des Artikels kann durch Nachbesserung und Beseitigung der Qualitätsmängel behoben werden. Dabei wird die Ware zurück aufs Lager gebucht und es werden sofort neue Liefer- und Rechnungsrückstände erzeugt, um eine Nachlieferung zu gewährleisten.

• S = Bruch mit Storno

Diese Gutschriftart wird verwendet, wenn z.B. beim Transport die Ware komplett beschädigt wurde und es nicht möglich ist, dies zu beheben. Dabei wird die Ware nicht zurück aufs Lager gebucht und es werden auch keine Liefer- und Rechnungsrückstände generiert, da keine Nachlieferung gewünscht wird.

• N = Nachberechnung

Diese Gutschriftart dient lediglich der Nachberechnung/Nachbesserung. Für diese Gutschriftsart wird kein neuer Lieferschein erstellt sondern nur ein Datensatz im Rechnungspositionsrückstand angelegt, um die Rechnungsposition erneut zu erfassen und anzupassen. Eine Korrekturrechnung (Nachberechnung) ist daraufhin notwendig.

• D = Differenzbetrag

Diese Gutschriftart dient der Differenzberechnung von Artikeln. Hierbei ist darauf zu achten, dass nur ein Rechnungsbetrag gutgeschrieben werden kann. Es werden bei dieser Art von Gutschrift kein neuer Lieferschein und keine neue Rechnung angelegt, sondern nur der Rechnungsbetrag ausgeglichen.

• G = Garantiegutschrift

Diese Gutschrift dient als Garantiefall. Es wird hierbei kein automatischer oder neuer Lieferschein angelegt (vgl. Differenzbetrag).

Soll eine Gutschrift als Guthaben erzeugt werden, dann legt AvERP beim Druck der Gutschrift einen Datensatz in der Guthabenverwaltung des Kunden an. Vorhandene Guthaben eines Kunden können auf der Kundenrechnung mit angedruckt werden und können zudem für die Erfassung des Zahlungseingangs herangezogen werden.

Saldo

Auf der zweiten Registerkarte befinden sich alle Angaben zu den entstandenen Preisen, Nebenkosten, MwSt, Währung und Gesamtbetrag. Dabei werden die Preise und Nebenkosten sowohl in der Fremd- als auch in der Eigenwährung aufgeführt. In den Gezahlt- Feldern werden die bereits erfassten Zahlungseingänge zu einer Rechnung angezeigt. Mit Hilfe dieses Feldes hat man die Möglichkeit eine offene Postenliste, über den Druckgenerator, zu erzeugen. Der Deckungsbeitrag der gesamten Rechnung ergibt sich aus dem Gesamtpreis der Positionen abzüglich dem Einstandspreis * Menge. Die Währung des Kunden wird aus dem Kundenstamm vorbelegt und kann manuell für den Ausdruck der Rechnung überschrieben werden, wenn im Feld Währung Ausdruck eine abweichende Währung eingetragen wird. Der Kurs der Kundenwährung und der Druckwährung wird vorbelegt, kann aber manuell editiert werden. Weiterhin hat man die Möglichkeit bei einer Abschlagszahlung, den Abschlag in Prozent und Betrag zu hinterlegen. In dem Grid werden die entsprechend hinterlegten Nebenkosten aufgezeigt.

Konditionen

Die Zahlungsbedingungen werden aus dem Kundenauftrag übernommen, können aber manuell editiert werden. Über das Feld Zahlungsschlüssel kann eine Gruppe von Zahlungsbedingungen übernommen werden. Die zutreffende Steuernummer für die Rechnung wird aus der Mandantenverwaltung übernommen. Wird im Feld Zahlung auf Konto ein Bankkonto der eigenen Firma hinterlegt, wird dieses auf der Kundenrechnung mit angedruckt. Dieses Konto kann bereits im Kundenstamm vorbelegt werden, genau wie die Zahlungsart. Im Feld Erfülldatum kann das Erfüllungsdatum des zugrunde liegenden Lieferscheins hinterlegt werden. Für Einzugsermächtigungen kann aus einer oder mehreren Kundenrechnungen eine DTAUS Datei für die Onlinebanksoftware erzeugt werden. Die erzeugt DTAUS Nummer und das Erzeugungsdatum wird in der Kundenrechnung gespeichert, genau wie der Erzeuger der Kundenrechnung und das Erfassungsdatum.

Abhängigkeiten

Einer Kundenrechnung können die Verpackungen aus dem Lieferschein zugeordnet und ggf. abgerechnet werden. Für Verpackungen kann eine Verpackungsstruktur erstellt werden, die auf dieser Registerkarte, als Strukturbaum dargestellt werden.

Positionen

Die 5. Registerkarte bietet eine Übersicht aller Rechnungspositionen der entsprechenden Kundenrechnung.

Utility

Zoll - Datenprüfung

Text

Zolldaten erzeugen

Text

Als Verbucht kennzeichnen

Über das Utility „Als verbucht kennzeichnen“ kann eine Rechnung manuell als verbucht (z.B. für die Finanzbuchhaltung) gekennzeichnet werden.

Zahlungseingang erfassen

Text

Projekt aus Vorlage

Text

Gedruckt rückgängig

Text

Lexware - Kundenrechnungen

Text für das Utility

Gutschriften verrechnen

Text für das Utility

Export an Finanzbuchhaltung

Text für das Utility

Kupfer berechnen und eintragen

Wird per Utility die Kupferberechnung angestoßen, so wird der Kupferzuschlag berechnet und ggf. in einer weiteren Rechnung ausgewiesen (abhängig von der Berechnungsart im Kundenstamm). Die erzeugte Rechnung wird im Feld Kupferrechnungs.Nr. verlinkt.

Vertretergutschrift erstellen

Text für das Utility

Gutschrift erstellen

Text für das Utility 3

Zahlungseingang importieren

Text für das Utility

DocuWare-Eintrag erzeugen

Das Kennzeichen Archiviert wird auf J gesetzt, wenn das Utility „DocuWare Eintrag erzeugen“ ausgeführt wird.

Kundensaldo = RG-Betrag u. Skonto buchen

Text für das Utility

Kundensaldo komplett abgleichen

Text für das Utility

Buchungsgruppe ändern

Text für das Utility

Per EDIFact senden

Text für das Utility

Verpackungen zu Kundenrechnungen erzeugen

Text für das Utility

Beistellteile prüfen

Text für das Utility

Lieferschein erzeugen

Text für das Utility

Positionsnummern neu vergeben

Text für das Utility

Versandzahlen ausgeben

Text für das Utility

XML-Datei in openTRANS-Format ausgeben

Text für das Utility

XML-Datei in openTRANS-Format einlesen

Text für das Utility

Gedruckt "J" setzen

Text für das Utility

Atlasexport

Text für das Utility

Atlasstatus

Text für das Utility

Drucken

Rechnung

Text für Drucken

Rechnung mit Zwischensummen

Text für Drucken

offene Postenliste

Text für Drucken

Primanota

Text für Drucken

DTAUS f. Einzugsermächtigung erzeugen

Für Einzugsermächtigungen kann aus einer oder mehreren Kundenrechnungen eine DTAUS Datei für die Onlinebanksoftware erzeugt werden. Die erzeugt DTAUS Nummer und das Erzeugungsdatum wird in der Kundenrechnung gespeichert, genau wie der Erzeuger der Kundenrechnung und das Erfassungsdatum.

Kupferrechnung

Text für Drucken

Zollformulare

Text für Drucken

Prüfdatenauswertung - Menge

Text für Drucken

Prüfdatenauswertung - Zeit

Text für Drucken

Rechnungsausgangsbuch

Text für Drucken

Kundenrechnungsliste (GD)

Text für Drucken

Summe Gesamt (GD)

Text für Drucken

Siehe auch

Hauptmenü