FRMV BRRC: Unterschied zwischen den Versionen
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= Kundenrechnungen = | = Kundenrechnungen = | ||
In dieser Maske werden alle Daten und Optionen hinterlegt, die bei der Erstellung und Verwaltung von '''Kundenrechnungen''' benötigt werden. | |||
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== Hauptbereich == | == Hauptbereich == | ||
Die '''Kundenrechnungen''' bilden die Basis für die [[FRMV_BRRCP|Kundenrechnung - Positionen]], in denen | Die '''Kundenrechnungen''' bilden die Basis für die [[FRMV_BRRCP|Kundenrechnung - Positionen]], in denen die Angabe der Preise für die gelieferten [[FRMV_BSA|Artikel]] eines [[FRMV_BKUNDE|Kunden]] erfolgt. | ||
Im Rechnungskopf werden die grundlegenden Daten für jede | Im Rechnungskopf werden die grundlegenden Daten für jede '''Kundenrechnung''' erfasst. | ||
Über '''Kunden.Nr.''' wird ein Kunde aus dem [[FRMV_BKUNDE|Kundenstamm]] übernommen. | Über die '''Kunden.Nr.''' wird ein Kunde aus dem [[FRMV_BKUNDE|Kundenstamm]] übernommen. | ||
Als '''Rechnungsadresse''' muss die [[FRMV_BADR|Adresse]] ausgewählt werden, die auch in dem zugehörigen [[FRMV_BAUF|Auftrag]] als Rechnungsadresse für den [[FRMV_BKUNDE|Kunden]] hinterlegt wurde. | |||
Die Rechnung kann mit '''Projekt.Nr.''' auch direkt einem [[FRMV_BPROJ|Projekt]] bzw. einer Projektposition zugeordnet werden. | Die Rechnung kann mit der '''Projekt.Nr.''' auch direkt einem [[FRMV_BPROJ|Projekt]] bzw. einer [[FRMV_BPROJPO|Projektposition]] zugeordnet werden. | ||
Das '''Rechnungsdatum''' wird mit dem aktuellen Datum vorbelegt und kann manuell verändert werden. Die im [[FRMV_BKUNDE|Kundenstamm]] hinterlegten Tage für Valuta werden | Das '''Rechnungsdatum''' wird mit dem aktuellen Datum vorbelegt und kann manuell verändert werden. Die im [[FRMV_BKUNDE|Kundenstamm]] hinterlegten Tage für Valuta werden zum Rechnungsdatum addiert und ergeben das '''Zahlbar ab'''-Datum. Auf Grundlage der hinterlegten Zahlungsbedingungen (3.Registerkarte) wird das '''Fälligkeitsdatum''' berechnet. Ist für eine Rechnung der komplette Zahlungseingang verbucht, wird im Feld '''Zahldatum''' ein Datum eingetragen. Über die Suche nach allen gedruckten Rechnungen, bei denen das Zahldatum leer (IS NULL) ist, können somit schnell offene Posten gefiltert werden. | ||
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=== 1. Kunde & Status === | === 1. Kunde & Status === | ||
Auf der ersten Registerkarte werden generelle Informationen zum | Auf der ersten Registerkarte werden generelle Informationen zum [[FRMV_BKUNDE|Kunden]] und der '''Kundenrechnung''', sowie von welcher Abteilung die Rechnung angelegt wurde, angezeigt. | ||
Einer '''Rechnung''' können drei verschiedene [[FRMV_BANSP|Ansprechpartner]] zugewiesen werden, die aus dem [[FRMV_BAUF|Auftrag]] vorbelegt und auf der '''Rechnung''' angedruckt werden. Die Vorbelegung kann bereits zur Rechnungsadresse im [[FRMV_BKUNDE|Kundenstamm]] erfolgen. | |||
Über die '''Rechnungsart''' kann die Rechnung als Gutschrift ausgeführt werden. Die Gutschrift kann hier direkt erstellt werden. Dazu muss eine eine neue Rechnungsnummer vergeben | Die '''Post.Rech.Adr.''' wird ebenfalls aus dem [[FRMV_BAUF|Auftrag]] vorbelegt und erzeugt ein zusätzliches Blatt beim Ausdruck der '''Kundenrechnung''' mit der Postadresse für Briefumschläge mit Fenster. Dies findet bei der Fakturierung an Konzerne Verwendung, bei denen der Rechnungseingang z.B. zentral in Irland stattfindet, die Rechnung selber aber auf den eigentlichen Auftraggeber in Hamburg lauten muss. | ||
* | |||
: | Der '''Sachbearbeiter''' wird auf der '''Kundenrechnung''' als interner [[FRMV_BANSP|Ansprechpartner]] gedruckt. Es handelt sich um den eigenen Sachbearbeiter, nicht um den des Kunden. Gleiches gilt für den verantwortlichen Mitarbeiter. | ||
* | |||
:Warenrückgabe mit | Der '''Vertreter''' wird aus den im [[FRMV_BVERT|Vertreterstamm]] hinterlegten Kriterien ermittelt. | ||
*'' | |||
Die '''Rechnung''' wird abgeschlossen, sobald der Ausdruck bestätigt und das Kennzeichen '''Gedruckt''' auf 'J' gesetzt wird. | |||
* | |||
Wird eine '''Gutschrift''' zu einer '''Rechnung''' erzeugt, dann wird diese als verrechnet gekennzeichnet. | |||
* | |||
:Diese Gutschriftart dient lediglich der Nachberechnung/Nachbesserung. | Das Kennzeichen '''Archiviert''' wird nach der Ausführung des Utilitys [[#Docu/Ware-Eintrag erzeugen|Docu/Ware-Eintrag erzeugen]] auf 'J' gesetzt. | ||
*''' | |||
In der [[FRMV_BMAND|Mandantenverwaltung]] kann hinterlegt werden, bis zu welchem Rechnungswert eine Rechnung automatisch erzeugt werden soll, wenn der zugehörige [[FRMV_BRLS|Kundenlieferschein]] gedruckt wurde. Automatisch erzeugte Kundenrechnungen werden daraufhin gekennzeichnet. | |||
* | |||
In der '''Rechnungsart''' kann die Art der Rechnung festgelegt werden. Dabei stehen folgende Möglichkeiten zur Auswahl: | |||
*R - Rechnung Standard | |||
*P - Pauschalabschlagszahlung | |||
:Die Kundenrechnung steht in keiner Verbindung zu einem vorhandenen [[FRMV_BAUF|Auftrag]]. | |||
*A - Abschlagsrechnung auftragsbezogen | |||
:Abschlagsrechnungen sind Rechnungen, die bereits ausgeführte Teilleistungen einer Gesamtleistung betreffen und in diesem Fall auftragsbezogen sind. | |||
*S - Schlussrechnung auftragsbezogen | |||
:Schlussrechnungen bilden die Abschlussrechnung bei bereits geleisteten Abschlagsrechnungen. | |||
*G - Gutschriften | |||
Zahlungen von Abschlagsrechnungen (Abschlagszahlung) sollen den Auftragnehmer für den Aufwand der bis zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung ausgeführten Teil- und Vorleistungen entschädigen. | |||
Für eine Pauschalabschlagszahlung muss zu einem normalen Auftrag ein Abschlagsauftrag (siehe Auftragsart) existieren. Wird eine Rechnung als '''Abschlagsrechnung auftragsbezogen''' gekennzeichnet, müssen auf der 2.Registerkarte die Abschläge in % oder als fester Betrag hinterlegt werden. Hier kann zudem entschieden werden, ob es sich um eine Abschlags- oder Anzahlungsrechnung handelt (Erläuterung siehe unten, Registerkarte 2). Daraufhin besteht die Möglichkeit, die Abschlagsrechnungsposition zu einem Auftrag zu erfassen. Der hinterlegte Abschlag wird automatisch abgezogen. Wird die Rechnung gedruckt, werden die Positionen negativ in den Rechnungsrückstand geschrieben. Dieser Vorgang kann mehrmals wiederholt werden. | |||
Wird eine Schlussrechnung erzeugt, so werden die [[FRMV_BAUFPO|Auftragspositionen]] sowie die negativen Abschläge in der Rechnung automatisch erfasst, sodass der Endbetrag den Schlussbetrag ergibt. | |||
Über die '''Rechnungsart''' kann die Rechnung als Gutschrift ausgeführt werden. Die Gutschrift kann hier direkt erstellt werden. Dazu muss eine eine neue Rechnungsnummer vergeben und zusätzlich der entsprechende [[FRMV_BKUNDE|Kunde]] hinzugefügt werden. Über die [[3PF|3-Punkte-Schaltfläche]] stehen folgende '''Gutschriftarten''' zur Verfügung, wobei bei den ersten vier Möglichkeiten (W, R, B, S) naturgemäß bereits ein Lieferschein vorhanden sein muss: | |||
*W - Warenrückgabe mit Nachlieferung | |||
:Diese Gutschriftsart wird verwendet, wenn Waren aus anderen als Beschädigungsgründen reklamiert werden und eine Nachlieferung verlangt wird. Dies betrifft zum Beispiel Falschlieferungen (andere Farbe, etc.). Die reklamierten [[FRMV_BSA|Artikel]] werden zurück auf das Lager gebucht und die Lieferscheinpositionsrückstände wieder angepasst, da die Ware für die Nachlieferung erneut verschickt werden muss. | |||
*R - Warenrückgabe mit Storno | |||
:Die Alternative '''Warenrückgabe mit Storno''' bedeutet, dass unbeschädigte Ware zurückgenommen wird, jedoch ohne eine entsprechende Nachlieferung zuzuführen. Die stornierten [[FRMV_BSA|Artikel]] werden somit auf das Lager zurückgebucht, die Rückstände bezüglich der Lieferscheinpositionen aber nicht wieder hergestellt, da keine Lieferung mehr aussteht. | |||
*B - Bruch mit Nachlieferung | |||
:Im Gegensatz zur 'Warenrückgabe' handelt es sich bei den beiden Gutschriftsarten '''Bruch mit Nachlieferung''' bzw. '''Stornierung''' um Rücksendungen wegen beschädigter Ware. Bei einer '''Nachlieferung''' werden - wie bei der Warenrückgabe - die Lieferscheinpositionsrückstände wieder hergestellt, da der Kunde nun wieder eine Lieferung erwartet. Der Unterschied besteht jedoch darin, dass der [[FRMV_BSA|Artikel]] nicht einfach wieder in das Lager eingebucht werden kann, da dieser ja eine Beschädigung aufweist. Diese kann durch Nachbesserung und Beseitigung der Qualitätsmängel behoben werden oder Ersatzware bereit gestellt werden. | |||
*S - Bruch mit Stornierung | |||
:Die Gutschriftsart '''Bruch mit Stornierung''' kommt zu Einsatz, wenn bei einer schadhaften Lieferung keine Nachbesserung, sondern eine Stornierung gewünscht ist. Beispielsweise könnte durch den Transport verursachter beschädigter Ware vom Kunden zurück gesendet werden, deren Behebung nicht mehr möglich ist. Die zurückgesendeten [[FRMV_BSA|Artikel]] werden nicht auf das Lager zurückgebucht und es werden auch keine Lieferrückstände generiert, da keine Nachlieferung erfolgt. | |||
*N - Nachberechnung | |||
:Diese Gutschriftart dient lediglich der Nachberechnung/Nachbesserung. Hierbei wird kein neuer Lieferschein erstellt, sondern nur ein Datensatz im Rechnungspositionsrückstand angelegt, um die Rechnungsposition erneut zu erfassen und anzupassen. Eine Korrekturrechnung (Nachberechnung) ist daraufhin notwendig. | |||
*D - Differenzbetrag | |||
:Der '''Differenzbetrag''' dient der Differenzberechnung von [[FRMV_BSA|Artikeln]]. Hierbei ist darauf zu achten, dass nur ein Rechnungsbetrag gutgeschrieben werden kann. Es werden bei dieser Art von Gutschrift kein neuer Lieferschein und keine neue Rechnung angelegt, sondern nur der Rechnungsbetrag ausgeglichen. | |||
*G - Garantiegutschrift | |||
:Diese Gutschrift dient als Garantiefall. Es wird hierbei kein automatischer oder neuer Lieferschein angelegt (vgl. Differenzbetrag). | :Diese Gutschrift dient als Garantiefall. Es wird hierbei kein automatischer oder neuer Lieferschein angelegt (vgl. Differenzbetrag). | ||
Die '''Rechnungsart''' füllt sich automatisch | Die '''Rechnungsart''' füllt sich automatisch, je nach Abhängigkeit der '''Gutschriftsart'''. Die '''Rechnungspositionen''', für die eine '''Gutschrift''' erstellt werden soll, müssen in den [[FRMV_BRRCP|Kundenrechnung - Positionen]] über die [[Datei:Btn_Erfassen.png]] - Schaltfläche hinzugefügt werden. | ||
Dabei werden in der Übersicht alle bisher gestellten [[FRMV_BRRCP|Kundenrechnung - Positionen]] für den hinterlegten [[FRMV_BKUNDE|Kunden]] angezeigt und können übernommen werden. | Dabei werden in der Übersicht alle bisher gestellten [[FRMV_BRRCP|Kundenrechnung - Positionen]] für den hinterlegten [[FRMV_BKUNDE|Kunden]] angezeigt und können übernommen werden. | ||
Soll eine Gutschrift als Guthaben erzeugt werden, dann legt AvERP beim Druck der Gutschrift einen Datensatz in der Guthabenverwaltung des Kunden an. Vorhandene Guthaben eines Kunden können auf der Kundenrechnung mit angedruckt werden und | |||
können zudem für die Erfassung des Zahlungseingangs herangezogen werden. | Soll eine Gutschrift als Guthaben erzeugt werden, dann legt AvERP beim Druck der Gutschrift einen Datensatz in der Guthabenverwaltung des [[FRMV_BKUNDE|Kunden]] an. Vorhandene Guthaben eines [[FRMV_BKUNDE|Kunden]] können auf der '''Kundenrechnung''' mit angedruckt werden und können zudem für die Erfassung des Zahlungseingangs herangezogen werden. | ||
=== 2. Saldo === | === 2. Saldo === | ||
Auf der zweiten Registerkarte befinden sich alle Angaben zu den entstandenen Preisen, Nebenkosten, MwSt, Währung und Gesamtbetrag. Dabei werden die Preise und Nebenkosten sowohl in der Fremd- als auch in der Eigenwährung aufgeführt. In den | Auf der zweiten Registerkarte befinden sich alle Angaben zu den entstandenen Preisen, Nebenkosten, MwSt., Währung und Gesamtbetrag. In den '''Saldo-Feldern''' werden die bereits erfassten Zahlungseingänge zu einer Rechnung angezeigt. Dabei werden die Preise und Nebenkosten sowohl in der Fremd- als auch in der Eigenwährung aufgeführt. In den '''Gezahlt'''-Feldern werden die bereits erfassten Zahlungseingänge zu einer '''Rechnung''' angezeigt. Mit Hilfe dieses Feldes hat man die Möglichkeit, eine '''offene Postenliste''' über den [[Druckgenerator]] zu erzeugen. Der Deckungsbeitrag der gesamten Rechnung ergibt sich aus dem '''Gesamtpreis''' der Positionen abzüglich dem Einstandspreis * Menge. Die '''Währung des Kunden''' wird aus dem [[FRMV_BKUNDE|Kundenstamm]] vorbelegt und kann manuell für den Ausdruck der Rechnung überschrieben werden, wenn im Feld '''Währung Ausdruck''' eine abweichende Währung eingetragen wird. Die Kurse der Kunden- und der Druckwährung werden vorbelegt, können aber manuell editiert werden. | ||
Gezahlt- Feldern werden die bereits erfassten Zahlungseingänge zu einer Rechnung angezeigt. Mit Hilfe dieses Feldes hat man die Möglichkeit eine offene Postenliste | |||
Des Weiteren kann bei einer Abschlagszahlung der '''Abschlag''' in Prozent und Betrag hinterlegt werden. In der Tabelle werden die entsprechend eingetragenen Nebenkosten aufgezeigt. Ebenso kann hier entschieden werden, ob es sich um eine Anzahlungs- oder um eine Abschlagsrechnung handelt. Anzahlungsrechnungen sind Rechnungen, bei denen noch keine Leistung erbracht wurde. Finanzbuchhalterisch wird daher keine Umsatzsteuer fällig und die Zahlung gilt nicht als Umsatz, bis eine Leistung erbracht wurde. Den Abschlagsrechnungen steht eine erbrachte Leistung gegenüber. Daher wird eine Umsatzsteuer fällig und der Rechnungswert zählt zum Umsatz. | |||
=== 3. Konditionen === | === 3. Konditionen === | ||
Auf der 3. Registerkarte sind zum einen die '''Zahlungsbedingungen''' aufgeführt, zum anderen die '''Zahlungsart''' und das '''Zahlungseingangskonto'''. | |||
Die '''Zahlungsbedingungen''' werden aus dem [[FRMV_BAUF|Kundenauftrag]] übernommen, können aber genauso manuell editiert werden. | |||
Einer Kundenrechnung können die Verpackungen aus dem Lieferschein zugeordnet und ggf. abgerechnet werden. Für Verpackungen kann eine Verpackungsstruktur erstellt werden | Über das Feld '''Zahlungsschlüssel''' kann eine Gruppe von Zahlungsbedingungen übernommen werden. | ||
Die zutreffende '''Steuernummer''' für die Rechnung wird aus der [[FRMV_BMAND|Mandantenverwaltung]] übernommen. | |||
Wird im Feld '''Zahlung auf Konto''' ein Bankkonto der eigenen Firma hinterlegt, wird dieses auf der Kundenrechnung mit angedruckt. Dieses Konto kann bereits im [[FRMV_BKUNDE|Kundenstamm]] vorbelegt werden. Gleiches gilt für die '''Zahlungsart'''. | |||
Im Feld '''Erfüll.Datum''' kann das Erfüllungsdatum des zugrundeliegenden Lieferscheins hinterlegt werden. Für Einzugsermächtigungen kann aus einer oder mehreren '''Kundenrechnungen''' eine DTAUS-Datei für die Online-Banking-Software erzeugt werden. Diese DTAUS-Nummer, das Erzeugungsdatum, der Ersteller der Kundenrechnung sowie das '''Erfassungsdatum''' werden in der Kundenrechnung gespeichert. | |||
=== 4. Übersicht === | |||
Einer Kundenrechnung können die Verpackungen aus dem Lieferschein zugeordnet und ggf. abgerechnet werden. Für Verpackungen kann eine Verpackungsstruktur erstellt werden. Diese wird dann auf dieser Registerkarte als Strukturbaum dargestellt. | |||
=== 5. Positionen === | === 5. Positionen === | ||
In der Registerkarte '''Positionen''' erscheint eine tabellarische Übersicht aller Rechnungspositionen der entsprechenden Kundenrechnung. | |||
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=== Zoll - Datenprüfung === | === Zoll - Datenprüfung === | ||
Zolldaten in der Kundenrechnung | Zolldaten können in der Kundenrechnung nicht manuell eingegeben werden, sondern müssen zuerst mit Hilfe dieses Utilitys auf Vollständigkeit aller benötigten Angaben überprüft werden. | ||
=== Zolldaten erzeugen === | === Zolldaten erzeugen === | ||
Nachdem die Zolldaten überprüft wurden | Nachdem die Zolldaten positiv auf ihre Vollständigkeit überprüft wurden, lassen sie sich über dieses Utility erzeugen. Dabei wird in der [[FRMV_BRRCZOLL|Kundenrechnung - Zoll-Hauptdaten]] ein neuer Datensatz eingefügt. | ||
=== Als | === Als verbucht kennzeichnen === | ||
Über das Utility '''Als verbucht kennzeichnen''' kann eine Rechnung manuell als | Über das Utility '''Als verbucht kennzeichnen''' kann eine Rechnung manuell als verbucht (z.B. für die Finanzbuchhaltung) gekennzeichnet werden. Nachdem der Zahlungseingang erfasst wurde, kann dieser ebenfalls als verbucht markiert werden. Daraufhin öffnet sich eine Datenübersicht mit allen Kundenrechnungen des [[FRMV_BKUNDE|Kunden]], welche noch nicht verbucht sind. Nach der Selektion einer Kundenrechnung wird diese im Feld '''verbucht''' als verbucht gekennzeichnet. | ||
Nachdem der Zahlungseingang erfasst wurde, kann dieser als verbucht | |||
=== Zahlungseingang erfassen === | === Zahlungseingang erfassen === | ||
Nachdem der Zahlungseingang für eine gestellte Kundenrechnung erfolgt ist, kann | Nachdem der Zahlungseingang für eine gestellte Kundenrechnung erfolgt ist, kann er über dieses Utility erfasst werden. Dabei erhält man eine Abfrage über die Zahlungsart und die Währung, in welcher der Zahlungseingang erfasst werden soll. Daraufhin erscheint eine Abfrage über den Zahlbetrag, das Zahldatum und die Nummer des Kontos, auf das der Zahlbetrag eingegangen ist. Die hier erfassten Zahlungseingänge werden in den Kundensaldo des [[FRMV_BKUNDE|Kunden]] und in der Saldenliste der bezahlten Rechnungen im Haben-Datensatz eingetragen. Dabei werden Vergünstigungen durch erreichte Skonti und Valuta mitberücksichtigt. | ||
=== Projekt aus Vorlage === | === Projekt aus Vorlage === | ||
Mit Hilfe dieses Utilitys kann zu einer Kundenrechnung ein Projekt erzeugt werden. Dabei können die vordefinierten Informationen zum Projekt aus einer Projektvorlage übernommen werden | Mit Hilfe dieses Utilitys kann zu einer Kundenrechnung ein [[FRMV_BPROJ|Projekt]] erzeugt werden. Dabei können die vordefinierten Informationen zum [[FRMV_BPROJ|Projekt]] aus einer [[FRMV_BPROJV|Projektvorlage]] übernommen werden. | ||
=== Gedruckt rückgängig === | === Gedruckt rückgängig === | ||
Dieses Utility ermöglicht das Zurücksetzen einer bereits gedruckten Kundenrechnung in den nicht gedruckten Zustand, um gegebenenfalls Änderungen durchzuführen. | Dieses Utility ermöglicht das Zurücksetzen einer bereits gedruckten Kundenrechnung in den nicht gedruckten Zustand, um gegebenenfalls Änderungen durchzuführen. Allerdings sollte es nur verwendet werden, wenn die Originalrechnung noch nicht rausgegangen ist. Generell sollten die Verwendung bzw. die Rechte für dieses Utility nur dem Administrator oder dem Abteilungsleiter gestattet sein. | ||
=== Lexware - Kundenrechnungen === | === Lexware - Kundenrechnungen === | ||
Dies ist eine Art Übergabe-Utility der Buchungsdaten an Lexware (Erzeugung einer von Lexware einlesbaren Datei). Es kann ein Datumsbereich für die Übergabedaten eingegeben, sowie festgelegt werden, ob es sich um einen Testexport handelt. | |||
=== | === Gutschrift verrechnen === | ||
Dieses Utility kann nur bei Gutschriften ausgeführt werden, | Dieses Utility kann nur bei Gutschriften ausgeführt werden, die dadurch als verrechnet gekennzeichnet werden. | ||
=== Export an Finanzbuchhaltung === | === Export an Finanzbuchhaltung === | ||
Hier besteht die Möglichkeit, die Kundenrechnungen, die noch nicht verbucht aber gedruckt sind, an die Finanzbuchhaltung zu übergeben. Hierfür bestehen bereits mehrere Schnittstellen, die über das Utility ausgewählt werden können. Daraufhin wird eine Datei erzeugt, die von der Finanzbuchhaltungssoftware eingelesen werden kann. Nach der Übergabe einer Rechnung an die Fibu wird diese als verbucht gekennzeichnet und kann somit nicht mehr verändert werden. | |||
=== Kupfer berechnen und eintragen === | === Kupfer berechnen und eintragen === | ||
Wird per Utility die Kupferberechnung angestoßen, so wird der Kupferzuschlag berechnet und | Wird per Utility die Kupferberechnung angestoßen, so wird der '''Kupferzuschlag''' berechnet und gegebenenfalls in einer weiteren Rechnung ausgewiesen (abhängig von der Berechnungsart im Kundenstamm). Die erzeugte Rechnung wird über das Feld '''Kupferrechnungs.Nr.''' verlinkt. | ||
Auf Grundlage der enthaltenen Kupferanteile (Werkstoffe) in den Rechnungspositionen | Auf Grundlage der enthaltenen Kupferanteile (Werkstoffe) in den [[FRMV_BRRCP|Rechnungspositionen]] der hinterlegten Börsenkurse und der gewählten Berechnungsart beim [[FRMV_BKUNDE|Kunden]] können die Kupferzuschläge berechnet werden. Hierbei werden abhängig von der Berechnungsart separate Kupferrechnungspositionen erstellt sowie eine eigenständige Kupferrechnung, die monatlich, vierteljährlich, halbjährlich oder monatlich verrechnet werden kann. Die erzeugte Kupferrechnungsnummer und der Kupferzuschlag werden daraufhin auf der ersten Registerkarte ausgewiesen. | ||
=== Vertretergutschrift erstellen === | === Vertretergutschrift erstellen === | ||
Die über die Provisionsabrechnung ermittelten Provisionsbeträge können einem Vertreter gutgeschrieben werden. Hierfür muss der Vertreter als Kunde angelegt | Die über die Provisionsabrechnung ermittelten Provisionsbeträge können einem [[FRMV_BVERT|Vertreter]] gutgeschrieben werden. Hierfür muss der [[FRMV_BVERT|Vertreter]] als [[FRMV_BKUNDE|Kunde]] angelegt und mit seiner eigenen Vertreternummer verknüpft werden. Daraufhin muss ein Rechnungskopf für den [[FRMV_BVERT|Vertreter]] als Kunden angelegt und das Utility '''Vertretergutschrift erstellen''' ausgeführt werden. Nach der Zeitraumabfrage wird für jeden auftragsbezogenen Provisionsbetrag eine Rechnungsposition angelegt. Als Artikel für die Gutschriftspositionen wird der in der Mandantenverwaltung hinterlegte Gutschriftsartikel verwendet. | ||
=== Gutschrift erstellen === | === Gutschrift erstellen === | ||
Es kann aus einer erstellten und gedruckten Rechnung für alle oder einzelne [[FRMV_BRRCP|Rechnungspositionen]] eine Gutschrift auf Grundlage der bestehenden Gutschriftarten angefertigt werden. Diese kann daraufhin geöffnet und weiter bearbeitet werden. | |||
=== Zahlungseingang importieren === | === Zahlungseingang importieren === | ||
Elektronische Kontoauszüge können über dieses Utility importiert | Elektronische Kontoauszüge können über dieses Utility importiert und dann als Haben-Datensatz in der Saldenliste eingetragen werden. Sie führen somit zur Zahlungseingangserfassung. | ||
=== DocuWare-Eintrag erzeugen === | === DocuWare-Eintrag erzeugen === | ||
Nach Ausführung des Utilitys '''DocuWare-Eintrag erzeugen''' wird das Kennzeichen '''Archiviert''' auf 'J' gesetzt und eine Datei erzeugt, die in DocuWare eingelesen werden kann. Bei 'DocuWare' handelt es sich um ein Dokumentenmanagementsystem, das per Schnittstelle aus AvERP bedient werden kann. | |||
Bei | |||
=== Kundensaldo = RG-Betrag u. Skonto buchen === | === Kundensaldo = RG-Betrag u. Skonto buchen === | ||
Dieses Utility gleicht den Kundensaldo mit dem Rechnungsbetrag und einem hinterlegten Skonto aus. Es wird ein Zahlungseingang gebucht. | Dieses Utility gleicht den Kundensaldo mit dem Rechnungsbetrag und einem hinterlegten Skonto aus. Es wird ein [[FRMV_BRRCZE|Zahlungseingang]] gebucht. Weiterhin besteht die Möglichkeit, den [[FRMV_BRRCZE|Zahlungseingang]] für einen [[FRMV_BKUNDE|Kunden]] komplett zu buchen. | ||
=== Kundensaldo komplett abgleichen === | === Kundensaldo komplett abgleichen === | ||
Dieses Utility gleicht den Kundensaldo mit dem Rechnungsbetrag ab | Dieses Utility gleicht den Kundensaldo mit dem Rechnungsbetrag ab. | ||
=== Buchungsgruppe ändern === | === Buchungsgruppe ändern === | ||
Hierbei wird eine Liste der vorhandenen Buchungsgruppen gezeigt, aus der eine Gruppe ausgewählt werden kann. | |||
=== Per EDIFact senden === | === Per EDIFact senden === | ||
Kundenrechnungen können als elektronische EDI Datei an den Kunden verschickt werden. Hierfür stellt AvERP einen eigenen EDI Server zum Einlesen und Versenden von | Kundenrechnungen können als elektronische EDI-Datei an den [[FRMV_BKUNDE|Kunden]] verschickt werden. Hierfür stellt AvERP einen eigenen EDI-Server zum Einlesen und Versenden von EDIFact-Dateien zur Verfügung. | ||
=== Verpackungen zu Kundenrechnung erzeugen === | === Verpackungen zu Kundenrechnung erzeugen === | ||
Durch | Durch die Ausführung dieses Utilitys werden Verpackungen in das Unterprogramm [[FRMV_BRRCVER|Kundenrechnung - Umverpackungen]] eingetragen. | ||
=== Beistellteile prüfen === | === Beistellteile prüfen === | ||
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=== Lieferschein erzeugen === | === Lieferschein erzeugen === | ||
Aus einer Kundenrechnung ( | Aus einer Kundenrechnung (z.B. geschriebene Vorkasserechnung) kann per Utility der zugehörige Lieferschein erstellt werden, wenn die Vorkasserechnung bereits beglichen wurde. | ||
=== | === Versandzahlen ausgeben === | ||
Abhängig von zugehörigen Lieferscheinen können die Versandzahlen als Statistik ausgegeben werden. Dazu erfolgen im Vorfeld einige Abfragen. | |||
* Abfrage nach: Datumsart (Versanddatum, Rechnungsdatum oder Zahlungsdatum); Zeitraum; Vertreter (wenn keine Eingabe, dann alle); Warengruppe (wenn keine Eingabe, dann alle); Artikelnummer (wenn keine Eingabe, dann alle) | |||
* Ausgabe: Vertreternummer, Vertretername, Rechnungsnummer, Kundennummer, Kundenname, Versand-/Rechnungs-/Zahldatum (abhängig von der gewählten Datumsart), Artikelnummer, Bezeichnung 1 und 2, Menge | |||
=== | === Positionsnummern neu vergeben === | ||
Die Positionsnummern einer Kundenrechnung können nach der Erstellungs- oder der Sortierreihenfolge neu vergeben werden. | |||
=== XML-Datei in openTRANS-Format erzeugen === | === XML-Datei in openTRANS-Format erzeugen === | ||
Über die | Über die openTRANS-Schnittstelle kann eine Kundenrechnung als XML-Datei ausgegeben und an die Schnittstelle übergeben werden. | ||
=== XML-Datei in openTRANS-Format einlesen === | === XML-Datei in openTRANS-Format einlesen === | ||
Über die | Über die openTRANS-Schnittstelle kann eine Kundenrechnung als XML-Datei eingelesen werden. | ||
=== Gedruckt "J" setzen === | === Gedruckt "J" setzen === | ||
Durch die Anwendung dieses Utilitys wird das Kennzeichen für den Druckstatus auf "J" gesetzt. | |||
=== Atlasexport === | === Atlasexport === | ||
| Zeile 225: | Zeile 255: | ||
Dieses Utility findet noch keine Verwendung in einer AvERP-Logik. | Dieses Utility findet noch keine Verwendung in einer AvERP-Logik. | ||
=== Import Zahlungseingang BMD === | |||
@@@ | |||
| Zeile 231: | Zeile 265: | ||
=== Rechnung === | === Rechnung === | ||
Aus dem Druckmenü heraus | Aus dem Druckmenü heraus besteht die Möglichkeit, die Rechnung zu drucken. Daraufhin erscheint eine Abfrage, ob es sich um einen Testausdruck handelt und ob u.a. die Fremdwährung zusätzlich mit angedruckt werden soll. | ||
Ebenso | Ebenso kann eine Proformarechnung gedruckt werden. Testausdrucke können beliebig oft gedruckt werden. Handelt es sich um keinen Testausdruck, dann wird die Rechnung als Original gedruckt. Wird der Druck daraufhin als 'in Ordnung' bestätigt, können nur noch Rechnungskopien gedruckt werden. Nach dem Druck der Rechnung wird diese als gedruckt gekennzeichnet, wodurch keine Änderungen mehr möglich sind. Ebenso wird ein Solldatensatz in der Saldenliste erzeugt. | ||
=== Rechnung mit Zwischensummen === | === Rechnung mit Zwischensummen === | ||
Auf Grundlage der in den Kundenauftragspositionen zugewiesenen Kategorien und Gruppen können Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen mit Zwischensummen gedruckt werden, wobei pro Kategorie und pro Gruppe Zwischensummen erzeugt werden. | Auf Grundlage der in den [[FRMV_BAUFPO|Kundenauftragspositionen]] zugewiesenen Kategorien und Gruppen können Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen mit Zwischensummen gedruckt werden, wobei pro Kategorie und pro Gruppe Zwischensummen erzeugt werden. | ||
=== offene Postenliste === | === offene Postenliste === | ||
'''Rechnungen''', | Gedruckte '''Rechnungen''', zu denen der [[FRMV_BRRCZE|Zahlungseingang]] noch nicht komplett erfasst wurde, können in einer '''Offene-Posten-Liste Debitoren''' dargestellt werden. | ||
=== Primanota === | === Primanota === | ||
Nach der Übergabe der Kundenrechungen an die Finanzbuchhaltung (per Utility) | Nach der Übergabe der Kundenrechungen an die Finanzbuchhaltung (per Utility) können die übergebenen Rechnungen als Primanota (Kontrollausdruck) gedruckt werden. | ||
=== DTAUS f. Einzugsermächtigung erzeugen === | === DTAUS f. Einzugsermächtigung erzeugen === | ||
Für die Zahlungseingangserfassung | Für die Zahlungseingangserfassung kann per Einzugsermächtigung aus der Rechnung eine DTAUS-Datei erstellt werden, die an die Bank oder an eine Banksoftware übergeben wird. Nach der Erstellung der DTAUS-Datei wird die Rechnung als 'verbucht' gekennzeichnet und der komplette Zahlungseingang erfasst. Für die Erstellung der DTAUS-Datei muss das Bankkonto des Kunden sowie das eigene Bankkonto hinterlegt sein. | ||
=== Kupferrechnung === | === Kupferrechnung === | ||
| Zeile 254: | Zeile 288: | ||
Sind in den Rechnungspositionen Werkstoffe hinterlegt, können diese in einer separaten Werkstoffrechnung gedruckt werden. | Sind in den Rechnungspositionen Werkstoffe hinterlegt, können diese in einer separaten Werkstoffrechnung gedruckt werden. | ||
=== Zollformulare ( Laserdrucker ) === | === Zollformulare (Laserdrucker) === | ||
Anhand der in den | Anhand der in den Zoll–Hauptdaten hinterlegten Informationen, die durch die entsprechenden Utilities geprüft und erzeugt wurden, können die Zollformulare generiert werden. | ||
=== Prüfdatenauswertung - Menge === | === Prüfdatenauswertung - Menge === | ||
Ausdruck für die Prüfdatenauswertung nach Menge | Hiermit wird ein Ausdruck für die Prüfdatenauswertung nach Menge erstellt. | ||
=== Prüfdatenauswertung - Zeit === | === Prüfdatenauswertung - Zeit === | ||
Ausdruck für die Prüfdatenauswertung nach Zeit | Ein Ausdruck für die Prüfdatenauswertung nach Zeit wird hierüber erzeugt. | ||
=== Rechnung | === Rechnung - alt === | ||
Ein abgelöstes Rechnungsformular kann über '''Rechnung - alt''' gedruckt werden. | |||
=== Rechnungsausgangsbuch === | === Rechnungsausgangsbuch === | ||
Ausdruck der in einem angegebenen Intervall gestellten Rechnungen. Es wird nach Tagen gruppiert | Per '''Rechnungsausgangsbuch''' geschieht ein Ausdruck der in einem angegebenen Intervall gestellten Rechnungen. Es wird nach Tagen gruppiert und eine Zusammenfassung erfolgt nach Bestimmungsland. | ||
=== Rechnung VDA === | |||
@@@ Text für Druck: Rechnung VDA | |||
=== Fibuexport BMD === | |||
@@@ Text für Druck: Fibuexport BMD | |||
=== Fibuimport Zahlungseingang BMD === | |||
@@@ Text für Druck: Fibuimport Zahlungseingang BMD | |||
=== | === Offene Posten (Liste) === | ||
Druck | @@@ Text für Druck: Offene Posten (Liste) | ||
Aktuelle Version vom 25. Januar 2016, 14:49 Uhr
| Unterprogramme |
|---|
| Positionen |
| Anfangstext |
| Endtext |
| Nebenkosten |
| Zahlungsvereinbarungen |
| Umverpackungen |
| Zoll-Hauptdaten |
| Buchungstext |
| Buchungstext Zahlungseingang |
| Bürgschaften |
| Saldenliste |
| Guthabenverwalltung |
Kundenrechnungen
In dieser Maske werden alle Daten und Optionen hinterlegt, die bei der Erstellung und Verwaltung von Kundenrechnungen benötigt werden.
Hauptbereich
Die Kundenrechnungen bilden die Basis für die Kundenrechnung - Positionen, in denen die Angabe der Preise für die gelieferten Artikel eines Kunden erfolgt.
Im Rechnungskopf werden die grundlegenden Daten für jede Kundenrechnung erfasst.
Über die Kunden.Nr. wird ein Kunde aus dem Kundenstamm übernommen.
Als Rechnungsadresse muss die Adresse ausgewählt werden, die auch in dem zugehörigen Auftrag als Rechnungsadresse für den Kunden hinterlegt wurde.
Die Rechnung kann mit der Projekt.Nr. auch direkt einem Projekt bzw. einer Projektposition zugeordnet werden.
Das Rechnungsdatum wird mit dem aktuellen Datum vorbelegt und kann manuell verändert werden. Die im Kundenstamm hinterlegten Tage für Valuta werden zum Rechnungsdatum addiert und ergeben das Zahlbar ab-Datum. Auf Grundlage der hinterlegten Zahlungsbedingungen (3.Registerkarte) wird das Fälligkeitsdatum berechnet. Ist für eine Rechnung der komplette Zahlungseingang verbucht, wird im Feld Zahldatum ein Datum eingetragen. Über die Suche nach allen gedruckten Rechnungen, bei denen das Zahldatum leer (IS NULL) ist, können somit schnell offene Posten gefiltert werden.
Registerkarten
1. Kunde & Status
Auf der ersten Registerkarte werden generelle Informationen zum Kunden und der Kundenrechnung, sowie von welcher Abteilung die Rechnung angelegt wurde, angezeigt.
Einer Rechnung können drei verschiedene Ansprechpartner zugewiesen werden, die aus dem Auftrag vorbelegt und auf der Rechnung angedruckt werden. Die Vorbelegung kann bereits zur Rechnungsadresse im Kundenstamm erfolgen.
Die Post.Rech.Adr. wird ebenfalls aus dem Auftrag vorbelegt und erzeugt ein zusätzliches Blatt beim Ausdruck der Kundenrechnung mit der Postadresse für Briefumschläge mit Fenster. Dies findet bei der Fakturierung an Konzerne Verwendung, bei denen der Rechnungseingang z.B. zentral in Irland stattfindet, die Rechnung selber aber auf den eigentlichen Auftraggeber in Hamburg lauten muss.
Der Sachbearbeiter wird auf der Kundenrechnung als interner Ansprechpartner gedruckt. Es handelt sich um den eigenen Sachbearbeiter, nicht um den des Kunden. Gleiches gilt für den verantwortlichen Mitarbeiter.
Der Vertreter wird aus den im Vertreterstamm hinterlegten Kriterien ermittelt.
Die Rechnung wird abgeschlossen, sobald der Ausdruck bestätigt und das Kennzeichen Gedruckt auf 'J' gesetzt wird.
Wird eine Gutschrift zu einer Rechnung erzeugt, dann wird diese als verrechnet gekennzeichnet.
Das Kennzeichen Archiviert wird nach der Ausführung des Utilitys Docu/Ware-Eintrag erzeugen auf 'J' gesetzt.
In der Mandantenverwaltung kann hinterlegt werden, bis zu welchem Rechnungswert eine Rechnung automatisch erzeugt werden soll, wenn der zugehörige Kundenlieferschein gedruckt wurde. Automatisch erzeugte Kundenrechnungen werden daraufhin gekennzeichnet.
In der Rechnungsart kann die Art der Rechnung festgelegt werden. Dabei stehen folgende Möglichkeiten zur Auswahl:
- R - Rechnung Standard
- P - Pauschalabschlagszahlung
- Die Kundenrechnung steht in keiner Verbindung zu einem vorhandenen Auftrag.
- A - Abschlagsrechnung auftragsbezogen
- Abschlagsrechnungen sind Rechnungen, die bereits ausgeführte Teilleistungen einer Gesamtleistung betreffen und in diesem Fall auftragsbezogen sind.
- S - Schlussrechnung auftragsbezogen
- Schlussrechnungen bilden die Abschlussrechnung bei bereits geleisteten Abschlagsrechnungen.
- G - Gutschriften
Zahlungen von Abschlagsrechnungen (Abschlagszahlung) sollen den Auftragnehmer für den Aufwand der bis zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung ausgeführten Teil- und Vorleistungen entschädigen.
Für eine Pauschalabschlagszahlung muss zu einem normalen Auftrag ein Abschlagsauftrag (siehe Auftragsart) existieren. Wird eine Rechnung als Abschlagsrechnung auftragsbezogen gekennzeichnet, müssen auf der 2.Registerkarte die Abschläge in % oder als fester Betrag hinterlegt werden. Hier kann zudem entschieden werden, ob es sich um eine Abschlags- oder Anzahlungsrechnung handelt (Erläuterung siehe unten, Registerkarte 2). Daraufhin besteht die Möglichkeit, die Abschlagsrechnungsposition zu einem Auftrag zu erfassen. Der hinterlegte Abschlag wird automatisch abgezogen. Wird die Rechnung gedruckt, werden die Positionen negativ in den Rechnungsrückstand geschrieben. Dieser Vorgang kann mehrmals wiederholt werden. Wird eine Schlussrechnung erzeugt, so werden die Auftragspositionen sowie die negativen Abschläge in der Rechnung automatisch erfasst, sodass der Endbetrag den Schlussbetrag ergibt.
Über die Rechnungsart kann die Rechnung als Gutschrift ausgeführt werden. Die Gutschrift kann hier direkt erstellt werden. Dazu muss eine eine neue Rechnungsnummer vergeben und zusätzlich der entsprechende Kunde hinzugefügt werden. Über die 3-Punkte-Schaltfläche stehen folgende Gutschriftarten zur Verfügung, wobei bei den ersten vier Möglichkeiten (W, R, B, S) naturgemäß bereits ein Lieferschein vorhanden sein muss:
- W - Warenrückgabe mit Nachlieferung
- Diese Gutschriftsart wird verwendet, wenn Waren aus anderen als Beschädigungsgründen reklamiert werden und eine Nachlieferung verlangt wird. Dies betrifft zum Beispiel Falschlieferungen (andere Farbe, etc.). Die reklamierten Artikel werden zurück auf das Lager gebucht und die Lieferscheinpositionsrückstände wieder angepasst, da die Ware für die Nachlieferung erneut verschickt werden muss.
- R - Warenrückgabe mit Storno
- Die Alternative Warenrückgabe mit Storno bedeutet, dass unbeschädigte Ware zurückgenommen wird, jedoch ohne eine entsprechende Nachlieferung zuzuführen. Die stornierten Artikel werden somit auf das Lager zurückgebucht, die Rückstände bezüglich der Lieferscheinpositionen aber nicht wieder hergestellt, da keine Lieferung mehr aussteht.
- B - Bruch mit Nachlieferung
- Im Gegensatz zur 'Warenrückgabe' handelt es sich bei den beiden Gutschriftsarten Bruch mit Nachlieferung bzw. Stornierung um Rücksendungen wegen beschädigter Ware. Bei einer Nachlieferung werden - wie bei der Warenrückgabe - die Lieferscheinpositionsrückstände wieder hergestellt, da der Kunde nun wieder eine Lieferung erwartet. Der Unterschied besteht jedoch darin, dass der Artikel nicht einfach wieder in das Lager eingebucht werden kann, da dieser ja eine Beschädigung aufweist. Diese kann durch Nachbesserung und Beseitigung der Qualitätsmängel behoben werden oder Ersatzware bereit gestellt werden.
- S - Bruch mit Stornierung
- Die Gutschriftsart Bruch mit Stornierung kommt zu Einsatz, wenn bei einer schadhaften Lieferung keine Nachbesserung, sondern eine Stornierung gewünscht ist. Beispielsweise könnte durch den Transport verursachter beschädigter Ware vom Kunden zurück gesendet werden, deren Behebung nicht mehr möglich ist. Die zurückgesendeten Artikel werden nicht auf das Lager zurückgebucht und es werden auch keine Lieferrückstände generiert, da keine Nachlieferung erfolgt.
- N - Nachberechnung
- Diese Gutschriftart dient lediglich der Nachberechnung/Nachbesserung. Hierbei wird kein neuer Lieferschein erstellt, sondern nur ein Datensatz im Rechnungspositionsrückstand angelegt, um die Rechnungsposition erneut zu erfassen und anzupassen. Eine Korrekturrechnung (Nachberechnung) ist daraufhin notwendig.
- D - Differenzbetrag
- Der Differenzbetrag dient der Differenzberechnung von Artikeln. Hierbei ist darauf zu achten, dass nur ein Rechnungsbetrag gutgeschrieben werden kann. Es werden bei dieser Art von Gutschrift kein neuer Lieferschein und keine neue Rechnung angelegt, sondern nur der Rechnungsbetrag ausgeglichen.
- G - Garantiegutschrift
- Diese Gutschrift dient als Garantiefall. Es wird hierbei kein automatischer oder neuer Lieferschein angelegt (vgl. Differenzbetrag).
Die Rechnungsart füllt sich automatisch, je nach Abhängigkeit der Gutschriftsart. Die Rechnungspositionen, für die eine Gutschrift erstellt werden soll, müssen in den Kundenrechnung - Positionen über die 
- Schaltfläche hinzugefügt werden.
Dabei werden in der Übersicht alle bisher gestellten Kundenrechnung - Positionen für den hinterlegten Kunden angezeigt und können übernommen werden.
Soll eine Gutschrift als Guthaben erzeugt werden, dann legt AvERP beim Druck der Gutschrift einen Datensatz in der Guthabenverwaltung des Kunden an. Vorhandene Guthaben eines Kunden können auf der Kundenrechnung mit angedruckt werden und können zudem für die Erfassung des Zahlungseingangs herangezogen werden.
2. Saldo
Auf der zweiten Registerkarte befinden sich alle Angaben zu den entstandenen Preisen, Nebenkosten, MwSt., Währung und Gesamtbetrag. In den Saldo-Feldern werden die bereits erfassten Zahlungseingänge zu einer Rechnung angezeigt. Dabei werden die Preise und Nebenkosten sowohl in der Fremd- als auch in der Eigenwährung aufgeführt. In den Gezahlt-Feldern werden die bereits erfassten Zahlungseingänge zu einer Rechnung angezeigt. Mit Hilfe dieses Feldes hat man die Möglichkeit, eine offene Postenliste über den Druckgenerator zu erzeugen. Der Deckungsbeitrag der gesamten Rechnung ergibt sich aus dem Gesamtpreis der Positionen abzüglich dem Einstandspreis * Menge. Die Währung des Kunden wird aus dem Kundenstamm vorbelegt und kann manuell für den Ausdruck der Rechnung überschrieben werden, wenn im Feld Währung Ausdruck eine abweichende Währung eingetragen wird. Die Kurse der Kunden- und der Druckwährung werden vorbelegt, können aber manuell editiert werden.
Des Weiteren kann bei einer Abschlagszahlung der Abschlag in Prozent und Betrag hinterlegt werden. In der Tabelle werden die entsprechend eingetragenen Nebenkosten aufgezeigt. Ebenso kann hier entschieden werden, ob es sich um eine Anzahlungs- oder um eine Abschlagsrechnung handelt. Anzahlungsrechnungen sind Rechnungen, bei denen noch keine Leistung erbracht wurde. Finanzbuchhalterisch wird daher keine Umsatzsteuer fällig und die Zahlung gilt nicht als Umsatz, bis eine Leistung erbracht wurde. Den Abschlagsrechnungen steht eine erbrachte Leistung gegenüber. Daher wird eine Umsatzsteuer fällig und der Rechnungswert zählt zum Umsatz.
3. Konditionen
Auf der 3. Registerkarte sind zum einen die Zahlungsbedingungen aufgeführt, zum anderen die Zahlungsart und das Zahlungseingangskonto.
Die Zahlungsbedingungen werden aus dem Kundenauftrag übernommen, können aber genauso manuell editiert werden.
Über das Feld Zahlungsschlüssel kann eine Gruppe von Zahlungsbedingungen übernommen werden.
Die zutreffende Steuernummer für die Rechnung wird aus der Mandantenverwaltung übernommen.
Wird im Feld Zahlung auf Konto ein Bankkonto der eigenen Firma hinterlegt, wird dieses auf der Kundenrechnung mit angedruckt. Dieses Konto kann bereits im Kundenstamm vorbelegt werden. Gleiches gilt für die Zahlungsart.
Im Feld Erfüll.Datum kann das Erfüllungsdatum des zugrundeliegenden Lieferscheins hinterlegt werden. Für Einzugsermächtigungen kann aus einer oder mehreren Kundenrechnungen eine DTAUS-Datei für die Online-Banking-Software erzeugt werden. Diese DTAUS-Nummer, das Erzeugungsdatum, der Ersteller der Kundenrechnung sowie das Erfassungsdatum werden in der Kundenrechnung gespeichert.
4. Übersicht
Einer Kundenrechnung können die Verpackungen aus dem Lieferschein zugeordnet und ggf. abgerechnet werden. Für Verpackungen kann eine Verpackungsstruktur erstellt werden. Diese wird dann auf dieser Registerkarte als Strukturbaum dargestellt.
5. Positionen
In der Registerkarte Positionen erscheint eine tabellarische Übersicht aller Rechnungspositionen der entsprechenden Kundenrechnung.
Utility
Zoll - Datenprüfung
Zolldaten können in der Kundenrechnung nicht manuell eingegeben werden, sondern müssen zuerst mit Hilfe dieses Utilitys auf Vollständigkeit aller benötigten Angaben überprüft werden.
Zolldaten erzeugen
Nachdem die Zolldaten positiv auf ihre Vollständigkeit überprüft wurden, lassen sie sich über dieses Utility erzeugen. Dabei wird in der Kundenrechnung - Zoll-Hauptdaten ein neuer Datensatz eingefügt.
Als verbucht kennzeichnen
Über das Utility Als verbucht kennzeichnen kann eine Rechnung manuell als verbucht (z.B. für die Finanzbuchhaltung) gekennzeichnet werden. Nachdem der Zahlungseingang erfasst wurde, kann dieser ebenfalls als verbucht markiert werden. Daraufhin öffnet sich eine Datenübersicht mit allen Kundenrechnungen des Kunden, welche noch nicht verbucht sind. Nach der Selektion einer Kundenrechnung wird diese im Feld verbucht als verbucht gekennzeichnet.
Zahlungseingang erfassen
Nachdem der Zahlungseingang für eine gestellte Kundenrechnung erfolgt ist, kann er über dieses Utility erfasst werden. Dabei erhält man eine Abfrage über die Zahlungsart und die Währung, in welcher der Zahlungseingang erfasst werden soll. Daraufhin erscheint eine Abfrage über den Zahlbetrag, das Zahldatum und die Nummer des Kontos, auf das der Zahlbetrag eingegangen ist. Die hier erfassten Zahlungseingänge werden in den Kundensaldo des Kunden und in der Saldenliste der bezahlten Rechnungen im Haben-Datensatz eingetragen. Dabei werden Vergünstigungen durch erreichte Skonti und Valuta mitberücksichtigt.
Projekt aus Vorlage
Mit Hilfe dieses Utilitys kann zu einer Kundenrechnung ein Projekt erzeugt werden. Dabei können die vordefinierten Informationen zum Projekt aus einer Projektvorlage übernommen werden.
Gedruckt rückgängig
Dieses Utility ermöglicht das Zurücksetzen einer bereits gedruckten Kundenrechnung in den nicht gedruckten Zustand, um gegebenenfalls Änderungen durchzuführen. Allerdings sollte es nur verwendet werden, wenn die Originalrechnung noch nicht rausgegangen ist. Generell sollten die Verwendung bzw. die Rechte für dieses Utility nur dem Administrator oder dem Abteilungsleiter gestattet sein.
Lexware - Kundenrechnungen
Dies ist eine Art Übergabe-Utility der Buchungsdaten an Lexware (Erzeugung einer von Lexware einlesbaren Datei). Es kann ein Datumsbereich für die Übergabedaten eingegeben, sowie festgelegt werden, ob es sich um einen Testexport handelt.
Gutschrift verrechnen
Dieses Utility kann nur bei Gutschriften ausgeführt werden, die dadurch als verrechnet gekennzeichnet werden.
Export an Finanzbuchhaltung
Hier besteht die Möglichkeit, die Kundenrechnungen, die noch nicht verbucht aber gedruckt sind, an die Finanzbuchhaltung zu übergeben. Hierfür bestehen bereits mehrere Schnittstellen, die über das Utility ausgewählt werden können. Daraufhin wird eine Datei erzeugt, die von der Finanzbuchhaltungssoftware eingelesen werden kann. Nach der Übergabe einer Rechnung an die Fibu wird diese als verbucht gekennzeichnet und kann somit nicht mehr verändert werden.
Kupfer berechnen und eintragen
Wird per Utility die Kupferberechnung angestoßen, so wird der Kupferzuschlag berechnet und gegebenenfalls in einer weiteren Rechnung ausgewiesen (abhängig von der Berechnungsart im Kundenstamm). Die erzeugte Rechnung wird über das Feld Kupferrechnungs.Nr. verlinkt. Auf Grundlage der enthaltenen Kupferanteile (Werkstoffe) in den Rechnungspositionen der hinterlegten Börsenkurse und der gewählten Berechnungsart beim Kunden können die Kupferzuschläge berechnet werden. Hierbei werden abhängig von der Berechnungsart separate Kupferrechnungspositionen erstellt sowie eine eigenständige Kupferrechnung, die monatlich, vierteljährlich, halbjährlich oder monatlich verrechnet werden kann. Die erzeugte Kupferrechnungsnummer und der Kupferzuschlag werden daraufhin auf der ersten Registerkarte ausgewiesen.
Vertretergutschrift erstellen
Die über die Provisionsabrechnung ermittelten Provisionsbeträge können einem Vertreter gutgeschrieben werden. Hierfür muss der Vertreter als Kunde angelegt und mit seiner eigenen Vertreternummer verknüpft werden. Daraufhin muss ein Rechnungskopf für den Vertreter als Kunden angelegt und das Utility Vertretergutschrift erstellen ausgeführt werden. Nach der Zeitraumabfrage wird für jeden auftragsbezogenen Provisionsbetrag eine Rechnungsposition angelegt. Als Artikel für die Gutschriftspositionen wird der in der Mandantenverwaltung hinterlegte Gutschriftsartikel verwendet.
Gutschrift erstellen
Es kann aus einer erstellten und gedruckten Rechnung für alle oder einzelne Rechnungspositionen eine Gutschrift auf Grundlage der bestehenden Gutschriftarten angefertigt werden. Diese kann daraufhin geöffnet und weiter bearbeitet werden.
Zahlungseingang importieren
Elektronische Kontoauszüge können über dieses Utility importiert und dann als Haben-Datensatz in der Saldenliste eingetragen werden. Sie führen somit zur Zahlungseingangserfassung.
DocuWare-Eintrag erzeugen
Nach Ausführung des Utilitys DocuWare-Eintrag erzeugen wird das Kennzeichen Archiviert auf 'J' gesetzt und eine Datei erzeugt, die in DocuWare eingelesen werden kann. Bei 'DocuWare' handelt es sich um ein Dokumentenmanagementsystem, das per Schnittstelle aus AvERP bedient werden kann.
Kundensaldo = RG-Betrag u. Skonto buchen
Dieses Utility gleicht den Kundensaldo mit dem Rechnungsbetrag und einem hinterlegten Skonto aus. Es wird ein Zahlungseingang gebucht. Weiterhin besteht die Möglichkeit, den Zahlungseingang für einen Kunden komplett zu buchen.
Kundensaldo komplett abgleichen
Dieses Utility gleicht den Kundensaldo mit dem Rechnungsbetrag ab.
Buchungsgruppe ändern
Hierbei wird eine Liste der vorhandenen Buchungsgruppen gezeigt, aus der eine Gruppe ausgewählt werden kann.
Per EDIFact senden
Kundenrechnungen können als elektronische EDI-Datei an den Kunden verschickt werden. Hierfür stellt AvERP einen eigenen EDI-Server zum Einlesen und Versenden von EDIFact-Dateien zur Verfügung.
Verpackungen zu Kundenrechnung erzeugen
Durch die Ausführung dieses Utilitys werden Verpackungen in das Unterprogramm Kundenrechnung - Umverpackungen eingetragen.
Beistellteile prüfen
Es erfolgt eine Prüfung, ob alle Beistellteile zu den Auftragspositionen der Kundenrechnung eingegangen sind.
Lieferschein erzeugen
Aus einer Kundenrechnung (z.B. geschriebene Vorkasserechnung) kann per Utility der zugehörige Lieferschein erstellt werden, wenn die Vorkasserechnung bereits beglichen wurde.
Versandzahlen ausgeben
Abhängig von zugehörigen Lieferscheinen können die Versandzahlen als Statistik ausgegeben werden. Dazu erfolgen im Vorfeld einige Abfragen.
- Abfrage nach: Datumsart (Versanddatum, Rechnungsdatum oder Zahlungsdatum); Zeitraum; Vertreter (wenn keine Eingabe, dann alle); Warengruppe (wenn keine Eingabe, dann alle); Artikelnummer (wenn keine Eingabe, dann alle)
- Ausgabe: Vertreternummer, Vertretername, Rechnungsnummer, Kundennummer, Kundenname, Versand-/Rechnungs-/Zahldatum (abhängig von der gewählten Datumsart), Artikelnummer, Bezeichnung 1 und 2, Menge
Positionsnummern neu vergeben
Die Positionsnummern einer Kundenrechnung können nach der Erstellungs- oder der Sortierreihenfolge neu vergeben werden.
XML-Datei in openTRANS-Format erzeugen
Über die openTRANS-Schnittstelle kann eine Kundenrechnung als XML-Datei ausgegeben und an die Schnittstelle übergeben werden.
XML-Datei in openTRANS-Format einlesen
Über die openTRANS-Schnittstelle kann eine Kundenrechnung als XML-Datei eingelesen werden.
Gedruckt "J" setzen
Durch die Anwendung dieses Utilitys wird das Kennzeichen für den Druckstatus auf "J" gesetzt.
Atlasexport
Dieses Utility findet noch keine Verwendung in einer AvERP-Logik.
Atlasstatus
Dieses Utility findet noch keine Verwendung in einer AvERP-Logik.
Import Zahlungseingang BMD
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Rechnung
Aus dem Druckmenü heraus besteht die Möglichkeit, die Rechnung zu drucken. Daraufhin erscheint eine Abfrage, ob es sich um einen Testausdruck handelt und ob u.a. die Fremdwährung zusätzlich mit angedruckt werden soll. Ebenso kann eine Proformarechnung gedruckt werden. Testausdrucke können beliebig oft gedruckt werden. Handelt es sich um keinen Testausdruck, dann wird die Rechnung als Original gedruckt. Wird der Druck daraufhin als 'in Ordnung' bestätigt, können nur noch Rechnungskopien gedruckt werden. Nach dem Druck der Rechnung wird diese als gedruckt gekennzeichnet, wodurch keine Änderungen mehr möglich sind. Ebenso wird ein Solldatensatz in der Saldenliste erzeugt.
Rechnung mit Zwischensummen
Auf Grundlage der in den Kundenauftragspositionen zugewiesenen Kategorien und Gruppen können Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen mit Zwischensummen gedruckt werden, wobei pro Kategorie und pro Gruppe Zwischensummen erzeugt werden.
offene Postenliste
Gedruckte Rechnungen, zu denen der Zahlungseingang noch nicht komplett erfasst wurde, können in einer Offene-Posten-Liste Debitoren dargestellt werden.
Primanota
Nach der Übergabe der Kundenrechungen an die Finanzbuchhaltung (per Utility) können die übergebenen Rechnungen als Primanota (Kontrollausdruck) gedruckt werden.
DTAUS f. Einzugsermächtigung erzeugen
Für die Zahlungseingangserfassung kann per Einzugsermächtigung aus der Rechnung eine DTAUS-Datei erstellt werden, die an die Bank oder an eine Banksoftware übergeben wird. Nach der Erstellung der DTAUS-Datei wird die Rechnung als 'verbucht' gekennzeichnet und der komplette Zahlungseingang erfasst. Für die Erstellung der DTAUS-Datei muss das Bankkonto des Kunden sowie das eigene Bankkonto hinterlegt sein.
Kupferrechnung
Sind in den Rechnungspositionen Werkstoffe hinterlegt, können diese in einer separaten Werkstoffrechnung gedruckt werden.
Zollformulare (Laserdrucker)
Anhand der in den Zoll–Hauptdaten hinterlegten Informationen, die durch die entsprechenden Utilities geprüft und erzeugt wurden, können die Zollformulare generiert werden.
Prüfdatenauswertung - Menge
Hiermit wird ein Ausdruck für die Prüfdatenauswertung nach Menge erstellt.
Prüfdatenauswertung - Zeit
Ein Ausdruck für die Prüfdatenauswertung nach Zeit wird hierüber erzeugt.
Rechnung - alt
Ein abgelöstes Rechnungsformular kann über Rechnung - alt gedruckt werden.
Rechnungsausgangsbuch
Per Rechnungsausgangsbuch geschieht ein Ausdruck der in einem angegebenen Intervall gestellten Rechnungen. Es wird nach Tagen gruppiert und eine Zusammenfassung erfolgt nach Bestimmungsland.
Rechnung VDA
@@@ Text für Druck: Rechnung VDA
Fibuexport BMD
@@@ Text für Druck: Fibuexport BMD
Fibuimport Zahlungseingang BMD
@@@ Text für Druck: Fibuimport Zahlungseingang BMD
Offene Posten (Liste)
@@@ Text für Druck: Offene Posten (Liste)
Siehe auch